Вопрос. Делопроизводство по личному составу

Жизнь любого человека и общности связана, а зачастую определяется документами. Документ позволяет закрепить передаваемые вам или получаемые от вас имущественные, финансовые права, закрепить за вами или лишить вас гражданских прав, фиксировать обязательства, удостоверять, подтверждать полномочия, права на получение услуг. В современном бизнесе не следует верить на слово. Любая сделка долж­на быть зафиксирована в грамотно составленном, имеющим юриди­ческую силу документе, чтобы вы могли защитить ваши попранные права в арбитражных и судебных инстанциях.

Документы по личному составу организации позволяют опреде­лить ваш трудовой путь, трудовой стаж, необходимый при начисле­нии пенсии, определить условия, на которых вы «продаете» свой труд. За неправильное ведение деловой документации, особенно по персоналу предприятия, руководители предприятия могут быть при­влечены к административной ответственности.

На каждого работника предприятия ведется личное дело. Состав личного дела обычно таков:

• внутренняя опись документов дела;

• личное заявление о приеме на работу (и об увольнении);

• трудовой договор;

• личный листок по учету кадров (анкета);

• аттестационные листы;

• заявления сотрудника о перемещениях;

• представления руководства при перемещениях, выдвижениях, зачислениях в резерв;

• дополнения к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);

• автобиография;

• копии документов об образовании;

• характеристики или рекомендательные письма;

• выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученых степеней, награждении государственными наградами;

• копии наградных листов;

• карточки учета поощрений и взысканий;

• фотографии;

• результаты медицинского обследования;

• карточка формы № Т-2;

• копии приказов о назначении на должность, о перемещениях и увольнении.

В необходимых случаях, например предусмотренных законодатель­ством, в личное дело включаются: список научных трудов и изобрете­ний, выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых кол­лективов (для руководителей, которые избирались на должность) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтвержда­ющие изменение анкетно-биографических данных работника (напри­мер копия свидетельства о браке) и характеризующие его професси­ональные, деловые и личные качества, например отзывы, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содер­жащие анкетные данные работника и краткое описание его трудо­вой деятельности на предприятии).

Правомерно включение в состав личного дела результатов тестиро­вания профессиональных и личностных качеств работника. В личном деле работников зарубежных фирм накапливается от 400 до 4000 еди­ниц информации, позволяющей достаточно точно определить пер­спективы, потенциал работника и его пригодность к работе на том или ином рабочем месте. Согласно «Перечню типовых управленче­ских документов, образующихся в деятельности организаций, с указа­нием сроков хранения», личные дела рядовых работников предприя­тия должны находиться на временном хранении в этом предприятии в течение 75 лет, а руководителей — постоянно.

Личные дела работников хранятся как документы, доступ к кото­рым ограничен, в металлическом шкафу или сейфе с кодовым замком. Шкаф (сейф) должен опечатываться.

Личное заявление — документ, подлежащий всем процедурам дело­производства, вплоть до хранения в личном деле работника в течение установленного времени. При его составлении следует не забывать о требованиях стандарта по минимальному числу реквизитов, по со­блюдению формата листа, по размеру полей. Обязательными элемен­тами этого документа (реквизитами) являются:

• адресат — кому адресован документ, от кого требуется какое-то действие, решение;

• адресант — автор документа, от кого документ, кто высказывает пожелание, требование, просьбу, кто хочет, чтобы адресат произ­вел какие-то действия. В организациях, где люди занимают опре­деленные рабочие места, исполняют должностные обязанности, обязательно указывается должность адресанта и адресата;

• название документа, заголовок, чтобы было ясно, к какой группе относится документ и какая группа правил определяет работу с документом;

• текст — изложение сути, причины обращения к кому-то и ожида­емого результата;

• подпись — этот реквизит удостоверяет подлинность документа, показывает, кто именно его отправил, кто «руку приложил»;

• дата создания документа, подтверждающая его актуальность, уста­навливающая исходную временную точку, начало взаимодействия. Пример личного заявления о приеме на работу «человека со сторо­ны» показан на рис. 5.1.

Директору ЗАО «Луна»

г. И. И. Иванову

от С. С. Семенова,

прож. по адресу (полный почтовый адрес)

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность экономиста финансового отдела.

Дата Личная подпись

Рис. 5.1. Личное заявление о приеме на работу

Это заявление должно «обрасти» визами руководителей некоторых функциональных отделов (труда и зарплаты, кадров, юридического) и непосредственного руководителя, т. е. руководителя подразделения, в котором будет работать принимаемый работник. В верхней части за­явления ставится резолюция руководителя предприятия в адрес на­чальника ОК о подготовке приказа и трудового договора, содержащая все необходимые условия для фиксации трудовых отношений: долж­ность нового работника, срок действия и ключевые моменты трудо­вого договора, срок начала работы, испытательный срок, условия оп­латы и др.:

«Начальнику ОКП. П Петрову. Подготовить к 29.04.2002 приказ о приеме на работу и трудовой договор с С. С. Семеновым. Должность — экономист фи­нансового отдела, по трудовому договору сроком на 5 лет с 01.05.2002 с испы­тательным сроком 2 месяца и окладом согласно штатному расписанию. Дата, подпись руководителя».

Ключевые сведения для оформления трудовых отношений и опре­деления условий труда должны содержаться в визах должностных лиц на заявлении, а руководитель в своей резолюции сводит их воедино и дает распоряжение зафиксировать в приказе и трудовом договоре.

Личное заявление работника, уже работающего на предприятии, не содержит в адресной части указания на адрес местожительства, но дол­жно включать указание на его должность и место работы на предприя­тии, как это показано на рис. 5.2, или так, как это показано на рис. 5.3.

Директору ЗАО «Луна»

И. И. Иванову

от экономиста финансового

отдела С. С. Семенова

Заявление

Прошу предоставить мне очередной отпуск с 01.06.2002.

Дата Личная подпись

Рис. 5.2. Личное заявление работника предприятия

Характеристика — документ, который содержит описание харак­терных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

 

Закрытое акционерное общество «Луна» Директору И. И. Иванову

Финансовый отдел

15.05 2002

Заявление

Прошу предоставить мне очередной отпуск с 01.06.2002.

Экономист финансового отдела личная подпись С. С. Семенов

Рис. 5.3. Личное заявление работника на бланке подразделения

Характеристику составляет администрация и общественные орга­низации предприятия (если они есть) по просьбе работника, по запро­су других организаций. Форма характеристики может быть примене­на и при разработке рекомендательного письма работнику.

Характеристика обычно включает следующие данные:

• наименование вида документа («Характеристика»);

• вводную часть, включающую основные анкетные данные работ­ника (фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, долж­ность, структурное подразделение, в котором работает сотруд­ник, стаж его работы на предприятии);

•основной текст, где указываются деловые качества работника, морально-психологические качества, личностные особенности, проявляющиеся по отношению к трудовым обязанностям, общее отношение к труду, этапы профессионального роста, наличие по­ощрений, наград, коммуникативные навыки, т. е. умение взаимо­действовать, сотрудничать, руководить;

• завершающую фразу «Характеристика дана для предъявления в»;

• ссылку на дату и номер протокола заседания общественной орга­низации, если характеристика утверждается этой общественной организацией;

• подпись руководителя предприятия и, если в составлении харак­теристики участвует общественная организация, подпись руко­водителя общественной организации;

• печать, заверяющую подпись руководителя.

Характеристика составляется в двух экземплярах; при ее оформ­лении на втором экземпляре ставятся визы непосредственного руко­водителя работника, т. е. руководителя подразделения, в котором работает характеризуемый, и руководителя ячейки общественной организации данном подразделении, если она есть.

Составить оригинальную характеристику (или рекомендательное письмо) в части описания деловых и личностных качеств работника поможет тест «Характеристика», приводимый в следующем разделе (в связи с рассмотрением проблемы составления профессионального резюме).

Автобиография — документ, который автор составляет самостоя­тельно, и хотя не существует типовой формы автобиографии и состав­ляется она от руки, в ней должны быть отражены в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности.

Основные реквизиты автобиографии: название документа («Авто­биография»); имя, отчество и фамилия автора, число, месяц и год рож­дения; сведения о родителях с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения и места их работы; образование (место и время обуче­ния) и полученная специальность; перемещения по работе, последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в обще­ственной работе; семейное положение с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения супруга (супруги), детей и места их работы (учебы); домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии и личная подпись.

Пример автобиографии приведен на рис. 5.4.

Трудовая книжка является в России основным документом о тру­довой деятельности человека.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших в организации свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных ра­ботников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на ра­боту по совместительству, по трудовому соглашению, по договору

Автобиография

19.09.2000.

Я, Разина Нина Сергеевна, родилась 4 мая 1978 г. в г. Москве в семье научных работников.

Отец, Разин Сергей Васильевич, 1944 г. рождения, — преподаватель МШУ, зав. кафедрой программирования. Мать, Разина Евгения Борисовна, 1948 г. ро­ждения — ведущий инженер НИИАП.

В 1985 г. поступила в среднюю школу № 326 Кировского района г. Москвы и окончила ее в 1995 г. с серебряной медалью. Получила музыкальное образование по классу фортепиано, занималась тен­нисом.

Закончила двухгодичные курсы английского языка «Интенсио. Во время учебы в школе принимала участие в организации межрайонного молодежного семинара по проблемам средней школы.

В 1995 г. поступила на факультет «Управление и делопроизводство* Рос­сийского государственного гуманитарного университета.Не замужем.

Проживаю с родителями по адресу: ул. Волхонка, 12, кв. 3, г. Москва. Теле­фон 254-54-54.

Подпись Рис. 5.4. Пример автобиографии

подряда трудовая книжка не предъявляется. Запись о такого рода ра­ботах может быть сделана в трудовую книжку работника администра­цией организации по основному месту его работы, если при этом ра­ботник предъявит соответствующую справку с места дополнительной занятости.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны предъявить адми­нистрации справку о последнем занятии, выданную по месту их жи­тельства, а уволенные из рядов Вооруженных сил — военный билет.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администра­цией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами, изложенными в Инструкции о по­рядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (последняя редакция инструкции была утверждена Госкомтрудом СССР в 1985 г., частично менялась в 1990 г.).

В соответствии с этой инструкцией, в трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

• сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоян­ную работу, увольнение;

• сведения о награждениях и поощрениях;

• сведения об открытиях, сделанных работником, на которые вы­даны дипломы, об использованных изобретениях и рационализа­торских предложениях и о выплаченных в этой связи вознаграж­дениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются. Трудовые книжки являются документами строгой регистрации. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки приводит­ся на рис. 5.5.

Образец заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книж­ки приводится на рис. 5.6.

Образцы оформления приказов и соответствующих записей в гра­фах 3 и 4 раздела «Сведения о работе» трудовых книжек работников приводятся в справочных материалах в конце данной книги. Форма личной карточки Т-2 приведена на рис. 5.7. на стр. 79-82.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с обще­российскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

⇐ Предыдущая3456789101112Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: