 |
Документирование управленческой деятельности
|
|
|
|
УТВЕРЖДЕНО
Решение Минского
городского исполнительного
комитета
21.04.2005 № 677___
Инструкция
по документационному обеспечению управления
в Минском городском исполнительном комитете
РАЗДЕЛ I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете (далее – Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности Минского городского исполнительного комитета (далее – Мингорисполком), унификации состава и форм документов, а также технологии работы с ними.
2. Настоящая Инструкция устанавливает общие правила организации делопроизводства в аппарате Мингорисполкома на основе законодательства, нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела, решений Мингорисполкома, распоряжений председателя Мингорисполкома и иных актов законодательства.
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
4. Правила работы с документами, содержащими государственную, служебную, коммерческую либо иную охраняемую законом тайну, определяются специальной инструкцией.
5. Настоящая Инструкция не затрагивает вопросов порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года «Об обращениях граждан» в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., № 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089) и иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
|
|
|
6. Общее руководство документационным обеспечением управления (далее – ДОУ) и контроль за выполнением требований настоящей Инструкции возлагается на управляющего делами Мингорисполкома, а в структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома – на руководителей этих подразделений.
7. Контроль за организацией ДОУ в Мингорисполкоме в соответствии с настоящей Инструкцией возлагается на управление по контролю и делопроизводству Мингорисполкома.
8. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Мингорисполкома, организациях коммунальной собственности г. Минска возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений Мингорисполкома, организаций коммунальной собственности г. Минска определяют лицо, ответственное за ДОУ, которое обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными правовыми актами и методическими документами в области документационного обеспечения.
9. Работники аппарата Мингорисполкома несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается непосредственному руководителю и сообщается в отдел документооборота и контроля управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома (далее – отдел документооборота и контроля).
10. Работникам аппарата Мингорисполкома запрещается:
делать какие-либо пометки, надписи, исправления в тексте поступивших документов;
|
|
|
брать домой служебные документы или их проекты, и выполнять дома какую-либо работу служебного характера;
копировать и размножать служебные документы без разрешения руководителей структурных подразделений или управляющего делами Мингорисполкома и его заместителей, а материалы Минского городского Совета депутатов без разрешения председателя Совета или его заместителей;
Разглашать или использовать в личных интересах служебную или государственную тайну, содержащуюся в служебных документах, в том числе полученную на стадии их подготовки, а также на заседаниях и совещаниях.
11. При уходе в отпуск или отъезде в командировку работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все имеющиеся документы по нерешенным вопросам.
12. При увольнении, переводе или перемещении работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения аппарата Мингорисполкома передаются другому работнику.
13. Лица, вновь принятые на работу в аппарат Мингорисполкома, допускаются к работе с документами после ознакомления с настоящей Инструкцией.
РАЗДЕЛ II
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 1
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
14. Документирование деятельности в Мингорисполкоме охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой информации на различных носителях для осуществления задач и полномочий, возложенных на Мингорисполком.
15. Мингорисполком в пределах своих полномочий принимает решения. Возможно принятие совместных решений в порядке, установленном законодательством. Председатель Мингорисполкома в пределах своей компетенции издает распоряжения по конкретным вопросам, не требующим коллегиального рассмотрения.
16. Ход обсуждения вопросов и решений, принимаемых на заседаниях Мингорисполкома и совещаниях, фиксируются в соответствующих протоколах.
17. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе.
18. Для осуществления оперативных связей с другими организациями и отдельными гражданами направляются письма, факсограммы, телеграммы, телефонограммы, используется электронная почта.
|
|
|
19. В деятельности Мингорисполкома создаются различные справочно-информационные документы (акты, справки, докладные записки, обзоры и т.д.).
20. Мингорисполком обеспечивается документами, информационными справочными материалами, официально распространяемыми Палатой представителей Национального собрания Республики Беларусь, Советом Республики Национального собрания Республики Беларусь, Конституционным Судом Республики Беларусь, Верховным Судом Республики Беларусь, Высшим Хозяйственным Судом Республики Беларусь, иными государственными органами и общественными объединениями.
21. В Мингорисполкоме образуется комплекс документов по личному составу (контракты, распоряжения по личному составу и кадровым вопросам, заявления, трудовые книжки и т.д.).
22. Автоматизированная подготовка документов представляет собой процесс документирования с применением средств вычислительной и организационной техники.
Электронный документ – документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена электронной цифровой подписью или удостоверяющим документом.
В результате автоматизированной обработки документной информации пользователь получает документ в виде видеограммы или машинограммы.
Видеограмма – информация, представленная на экране монитора.
Машинограмма – документ, полученный с печатающих устройств вычислительной и организационной техники и оформленный на бланках или стандартных листах бумаги.
Автоматизированная подготовка документов и хранение ее результатов предполагают создание информационной базы, включающей альбом унифицированных форм документов (шаблонов), комплект справочной информации, необходимой для заполнения переменной части унифицированных форм документов.
Задача подготовки текста документа решается в диалоговом режиме. Пользователь вводит переменную информацию в имеющиеся в базе данных унифицированные формы документов, редактирует и распечатывает проект документа.
|
|
|
Автоматизированные альбомы унифицированных форм документов (шаблонов) содержат информацию (шаблоны) для подготовки и оформления в автоматизированном режиме наиболее часто создаваемых документов.
При оформлении организационно-распорядительных документов используется состав реквизитов, предусмотренный СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004).
23. В целях упорядочения работы с документами в Мингорисполкоме разрабатывается табель форм документов.
Табель форм документов (далее – табель) – перечень форм документов Мингорисполкома, необходимых и достаточных для реализации его функций и задач, содержащий характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.
Для разработки табеля документов, применяемых в Мингорисполкоме создается рабочая группа, включающая специалистов по основным направлениям деятельности Мингорисполкома.
24. Разработка и заполнение табеля проводятся в два этапа. На первом этапе выявляются условия, определяющие процессы документирования и полный перечень применяемых документов, что достигается путем изучения юридических оснований документирования (законодательных актов Республики Беларусь, правовых актов Мингорисполкома, нормативных правовых актов государственных органов, методических документов, регламентирующих вопросы работы с документами).
По результатам первого этапа работы в каждом структурном подразделении Мингорисполкома составляется список создаваемых документов.
25. Второй этап заключается в анализе технологии подготовки и прохождения выявленного комплекса документации.
Табель оформляется в форме таблицы. Таблица состоит из следующих граф:
наименование раздела (название документа);
ответственный за составление проекта документа;
срок подготовки;
периодичность подготовки (ежегодно, ежеквартально, по мере необходимости и т.д.);
согласование проекта документа (внутренне и внешнее);
удостоверение (подпись, утверждение, печать);
наименование организации или структурного подразделения Мингорисполкома, куда редставляется документ;
срок представления;
срок исполнения;
структурное подразделение Мингорисполкома и должность лица, ответственного за регистрацию;
структурное подразделение Мингорисполкома и должность ответственного за контроль;
местонахождение первого экземпляра (второго экземпляра);
|
|
|
примечания;
26. После заполнения табель согласовывается с руководителями структурных подразделений аппарата Мингорисполкома, подписывается начальником управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома и утверждается распоряжением председателя Мингорисполкома. Копия табеля документов, применяемых в структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома, хранится у руководителей этих подразделений.
Должностным лицам и структурным подразделениям аппарата Мингорисполкома запрещается создавать документы, не указанные в табеле.
Внесение в табель изменений в Мингорисполкоме осуществляется управлением по контролю и делопроизводству Мингорисполкома в установленном порядке.
27. Альбом унифицированных форм документов создается на основе табеля.
В альбом включаются формы документов, прошедшие унификацию, т.е. формы, в которых отражена постоянная информация и определено место для переменной информации, унифицирован текст путем приведения его к трафарету, анкете или таблице, установлено стабильное расположение реквизитов.
Для удобства использования формы документов группируются в альбоме по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности Мингорисполкома, или его функциональным задачам.
ГЛАВА 2
|
|
|
