 |
Контроль исполнения документов
|
|
|
|
139. Контроль исполнения документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа) и имеют предписание о контроле председателя Мингорисполкома или его заместителей. На контроль могут быть поставлены также устные поручения председателя Мингорисполкома и его заместителей.
Предметом контроля являются содержащиеся в документах задания, поручения, решения, просьбы, предложения. Контролируемые задания и поручения отражаются также в резолюции документа.
140. Общее руководство организацией контроля фактического исполнения документов осуществляют председатель Мингорисполкома, его заместители, управляющий делами Мингорисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
141. Ежедневный оперативный контроль за соблюдением сроков исполнения поступивших в Мингорисполком и изданных Мингорисполкомом документов, поручений по ним, а также поручений руководства Мингорисполкома осуществляют помощники председателя Мингорисполкома и его заместителей.
В этих целях помощники председателя Мингорисполкома и его заместителей:
ежедневно готовят (просматривают, систематизируют) и докладывают руководству переданную из управления по контролю и делопроизводству корреспонденцию;
своевременно докладывают документы, поступившие из вышестоящих государственных органов со сроками исполнения менее 10 дней и принимают меры по их немедленному доведению до исполнителей;
осуществляют контроль за соблюдением сроков подготовки ответов или информации по документам, поступившим из вышестоящих государственных органов структурными подразделениями аппарата Мингорисполкома и организациями коммунальной собственности г. Минска, курируемыми председателем Мингорисполкома или его заместителями, докладывают об их исполнении и контролируют своевременность их отправки;
|
|
|
ежемесячно докладывают руководству Мингорисполкома сведения об исполнительской дисциплине курируемых структурных подразделений аппарата Мингорисполкома и организаций коммунальной собственности г. Минска, готовят материалы для привлечения исполнителей к дисциплинарной ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение.
142. Организацию оперативного контроля, систематическую проверку исполнения поступивших в Мингорисполком документов (за исключением обращений граждан) осуществляет управление по контролю и делопроизводству.
143. Отдел документооборота и контроля:
организует и осуществляет постоянный контроль за ходом выполнения указов, декретов, распоряжений Президента Республики, распоряжений Администрации Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, протоколов заседаний Президиума Совета Министров Республики Беларусь, распоряжений Премьер-министра Республики Беларусь, решений Мингорисполкома, распоряжений председателя Мингорисполкома (далее – правовые акты), протоколов и поручений Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь и заместителей Премьер-министра Республики Беларусь, министерств и других государственных органов, поручений председателя Мингорисполкома и его заместителей (далее – служебные документы);
предусматривает в соответствующих планах работы проверку деятельности структурных подразделений Мигорисполкома, администраций районов и организаций коммунальной собственности г. Минска по выполнению ими вышеперечисленных документов;
|
|
|
систематически проводит анализ состояния исполнительской дисциплины;
по мере необходимости вносит предложения о рассмотрении на заседаниях Мингорисполкома состояния исполнительской дисциплины в Мингорисполкоме, его структурных подразделениях, администрациях районов и организациях коммунальной собственности г. Минска.
144. Руководители структурных подразделений Мингорисполкома организуют исполнение документов, взятых на контроль отделом документооборота и контроля и направленных им на исполнение; документов, поступивших непосредственно в адрес структурных подразделений; внутренних документов, подготовленных этими же структурными подразделениями.
Контроль за исполнением таких документов возлагается на руководителя структурного подразделения.
145. Система контроля исполнения правовых актов и служебных документов включает:
учет и постановку на контроль;
своевременное доведение до сведения исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку хода выполнения;
отчетность о результатах исполнения;
снятие с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
146. Учет и рассылку исполнителям иных правовых актов и служебных документов осуществляет отдел документооборота и контроля.
147. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (решения, распоряжения, протокола).
Основным источником сведений, необходимых для ведения контроля, является резолюция на документе.
При отсутствии резолюции необходимые сведения выделяются из текста самого документа (исполнители, содержание задания, срок).
148. Сроки промежуточного контроля (контрольные даты для напоминания или доклада о ходе исполнения) определяются на основе резолюции руководителя (например, «докладывать еженедельно») или по усмотрению отдела документооборота и контроля с учетом общей продолжительности установленного срока исполнения.
149. Сроки исполнения фиксируются в тексте документа или в резолюции к нему.
|
|
|
Сроки исполнения внутренних и исходящих документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания (принятия, утверждения), а для поступивших – с даты поступления.
Срок исполнения документов может быть связан с определенными событиями, действиями, например: «Подготовить к заседанию Мингорисполкома».
Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.
150. Сроки исполнения документов могут быть индивидуальными или типовыми.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководством Мингорисполкома исходя из срока, определенного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Если на контроль ставятся отдельные пункты документов, а общий срок контроля не указан, то сроком исполнения всего документа считается дата исполнения последнего по срокам пункта или дата представления последней информации по исполнению документа.
При отсутствии срока исполнения в документе или в резолюции исполнение осуществляется в соответствии с типовыми сроками.
В случае, когда срок исполнения нигде не указан, документ должен быть исполнен в течение 15 дней.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются правовыми актами государственных органов.
151. Решения и поручения Президента Республики Беларусь исполняются в порядке и сроки, предусмотренные распоряжением Президента Республики Беларусь от 13 апреля 2001 г. № 112рп «О совершенствовании порядка прохождения документов, вносимых на рассмотрение Президента Республики Беларусь, и об усилении контроля за выполнением решений и поручений Президента республики Беларусь» и распоряжением Президента Республики Беларусь от 19 августа 2004 г. № 224рп «О совершенствовании контроля за выполнением протоколов поручений Президента Республики Беларусь».
Решения и поручения Совета Министров Республики Беларусь исполняются в соответствии с Инструкцией по организации контроля за выполнением решений и поручений аппарата Совета Министров Республики Беларусь, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 13 марта 2000 г. № 324 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 28, 5/2768).
|
|
|
Если в тексте вышеуказанных документов или в резолюциях к ним срок исполнения не указан, то он не должен превышать одного месяца.
152. Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения председателя Мингорисполкома или его заместителя, установившего указанный срок. Приостановить исполнение документа или отменить его исполнение имеет право только должностное лицо, подписавшее документ. Сроки исполнения правовых актов и служебных документов вышестоящих государственных органов могут изменяться только этими органами.
Продление срока оформляется не менее чем за 5-7 календарных дней до даты окончания исполнения.
При необходимости изменения срока выполнения задания исполнитель представляет на имя председателя Мингорисполкома или его заместителя, установившего этот срок, мотивированную просьбу о продлении исполнения задания с указанием нового срока. Если новый срок превышает один месяц, отдел документооборота и контроля имеет право запросить у исполнителя промежуточную информацию о ходе выполнения поручения.
153. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, зафиксированных в нем, сообщения результатов заинтересованным организациям или другого документированного подтверждения исполнения. В регистрационно-контрольной карточке документа делается отметка об исполнении.
Снятие с контроля правовых актов оформляется карточкой снятия с контроля, которая подписывается заместителем председателя Мингорисполкома, ответственным за контроль, после чего утверждается председателем Мингорисполкома.
154. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома и организациях коммунальной собственности г. Минска представляются управлением по контролю и делопроизводству на рассмотрение управляющему делами Мингорисполкома еженедельно.
ГЛАВА 9
|
|
|
