 |
Автоматизированная система управления документами
|
|
|
|
ПО ДОКУМЕНТАМ МИНГОРИСПОЛКОМА
122. Работа с полученной и созданной документацией сопровождается в Мингорисполкоме решением задач по ее учету, регистрации, контролю исполнения, в процессе выполнения которых проводится поиск и систематизация документов и содержащейся в них информации. Реализация указанных задач по обработке документации осуществляется с помощью автоматизированной системы управления документами (далее -АСУД).
АСУД создается с помощью автоматизированных средств обработки информации.
АСУД включает правила регистрации документов, информационно-поисковые массивы, комплекс классификаторов.
123. Автоматизированные картотеки обеспечивают пользователей информацией о всех зарегистрированных и контролируемых документах.
Картотеки размещаются на автоматизированных рабочих местах, объединенных в локальную сеть.
Поиск информации о документах может производится в местах их регистрации, контроля исполнения и с автоматизированных рабочих мест непосредственно пользователей.
124. Работа по регистрации и контролю исполнения документов в автоматизированном режиме включает следующие основные операции:
ввод в карточку общих сведений о документе;
ввод задания (резолюции) по исполнению документа;
распечатку карточки;
ввод в карточку сведений о ходе исполнения документа;
корректировку хода и сроков исполнения документа (задания);
предупредительный контроль;
заполнение карточки по результатам исполнения документа;
поиск карточек по запросам;
обработку картотеки для получения статистических и аналитических отчетов о зарегистрированных и контролируемых документах.
125. Ввод информации в автоматизированные картотеки осуществляется непосредственно с документов в соответствии с принятыми формами карточек. Получение результатов обработки информации на экране дисплея и в печатном виде осуществляется в соответствии с принятыми формами представления сообщений и обобщающих сводок.
|
|
|
126. Отдел документооборота и контроля осуществляет справочную работу по всем поступающим документам. Структурные подразделения Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г. Минска ведут справочную работу по документам, поступившим в их адрес и отправленным за подписью их руководителей, а также по документам, находившимся на исполнении.
127. Выходная информация при работе с картотеками представляется в форме, адекватной запросу пользователя. Пользователю могут выдаваться карточки, содержащиеся в картотеках, сообщения – ответы на запросы, обобщенные ведомости – отчеты, содержащие информацию, сгруппированную по определенным признакам.
128. Выходная информация рассчитана на передачу:
работникам отдела документооборота и контроля (сводки о зарегистрированных и поставленных на контроль документах, ходе и результатах их исполнения);
исполнителям (ответы на запросы, напоминания о приближении срока исполнения документа, сообщения об истечении срока исполнения и т.д.);
руководству Мингорисполкома и структурных подразделений (сводки об объеме документооборота, тематике документов, справки о выполнении заданий, о состоянии исполнительской дисциплины и т.п.).
129. Выходные сообщения выдаются с заданной периодичностью (ежедневно, ежеквартально, ежемесячно и т.п.) по запросам пользователей.
При ведении автоматизированных картотек выходные ведомости могут выдаваться на экран дисплея и на печать (в форме машинограмм).
Выходная информация может доводиться до пользователей путем передачи информации по локальной вычислительной сети, передачи на дискетах, рассылки машинограмм или по телефону.
|
|
|
130. Обобщающие сведения группируются в выходных ведомостях по различным признакам и их сочетаниям:
по исполнителям;
по корреспондентам;
по видам документов;
по стадиям исполнения документов (выполненные, невыполненные, просроченные);
по вопросам и т.д.
131. Выходные формы в зависимости от назначения могут иметь различные названия (например, напоминания о приближении сроков исполнения документов, уведомления об истечении сроков исполнения документов, справки о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях и т.д.).
ГЛАВА 7
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
132. Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления в Мингорисполком документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в регистрационно-контрольных карточках.
Регистрация документов служит для:
включения сведений о документах в АСУД;
формирования статистической отчетности.
133. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, договорные, переписка и др.), как создаваемые в Мингорисполкоме, так и поступающие из других организаций и от физических лиц независимо от носителей и способов записи информации (машинописные, машиночитаемые и т.д.).
134. Отдельной регистрации и учёту подлежат следующие группы документов:
распорядительные документы по основной деятельности;
распорядительные документы по личному составу;
входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы;
обращения граждан.
135. Регистрация документов в Мингорисполкоме осуществляется с использованием различных регистрационных форм и средств организационной и вычислительной техники на основе единых регистрационных данных: наименования документа, автора (корреспондента), даты, индекса документа, заголовка, исполнителя, срока исполнения, отметки об исполнении, места хранения. В случае необходимости этот перечень может дополняться (куратор, ход исполнения, индекс и рубрикатор по классификатору и др.). Регистрационные данные переносятся из документа в регистрационные формы без изменений (возможно использование общепринятых сокращений).
|
|
|
136. Документы регистрируются и индексируются в местах их создания или поступления (в отделе документооборота и контроля, в структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома и организациях коммунальной собственности г. Минска, работающих с соответствующими видами документации).
137. Индекс (регистрационный номер) служит главным учетным и поисковым признаком документа. Он указывает на принадлежность документа к конкретной классификационной группе и на порядковый номер в этой группе. Индексация документов в пределах классификационных групп ведется раздельно в течение одного календарного года и в соответствии с положениями глав 2 и 4 раздела II и главы 5 раздела III настоящей Инструкции.
Основой для индексации документов служит номенклатура дел Мингорисполкома.
Индекс должен иметь стабильное расположение составных частей.
138. Документы, зарегистрированные в Мингорисполкоме и переданные в структурные подразделенияаппарата Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г. Минска, вторичной регистрации не подлежат.
ГЛАВА 8
|
|
|
