 |
Оформление отдельных видов документов
|
|
|
|
54. Акт – документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом), подтверждающим установленные факты, события, действия.
Акт, как правило, содержит выводы, рекомендации и предложения составителей (акт проверки, обследования, ревизии и т.п.).
Акт может составляться как группой лиц (например, акт приема–передачи дел), так и одним специально уполномоченным лицом с указанием документов, определяющих его полномочия
Основанием для составления акта могут являться распорядительные документы вышестоящего органа, руководителя организации или структурного подразделения, плановое задание и др.
При составлении акта ревизии или обследования его содержание согласовывается с должностным лицом, деятельность которого отражается в акте.
Акт оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги.
Датой акта является дата актируемого события.
Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление таких актов.
Сведения о количестве экземпляров акта и их направлении помещают в конце текста документа перед отметкой о наличии приложений к акту.
Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или в установлении фактов, событий. Если один из членов комиссии не согласен с содержанием акта, он оформляет особое мнение на отдельном листе и затем подписывает акт. Особое мнение члена комиссии прилагается к акту.
Некоторые акты (акты проверки и ревизий приема законченных строительных объектов, оборудования, передачи дел, ликвидации организаций и др.) требуют утверждения и должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению. Датой таких актов является дата утверждения.
|
|
|
55. Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.
Доклад готовится для того, чтобы сообщить совещанию (собранию) или коллегиальному органу о проделанной работе или о состоянии и путях решения какого-либо вопроса и представить выводы и предложения. Доклад может быть отчетным, если связан с выполнением каких-либо задач, заданий, поручений, или инициативным, когда совещанию (собранию), коллегиальному органу предлагается решить какие-либо назревшие сложные вопросы и важные, требующие глубокого изучения фактического материала, научной или технической аргументации, экономического анализа и всестороннего рассмотрения и обсуждения (выработка коллегиального решения).
Текст должен состоять из следующих частей: введения, анализа состояния вопроса, выводов и конкретных предложений.
56. Докладная записка - документ информационного характера, адресованный руководству Мингорисполкома или вышестоящему органу (организации), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Внешняя докладная записка составляется на общем бланке. Внутренняя докладная записка составляется на стандартном листе бумаги с использованием компьютерных технологий с воспроизводством реквизитов бланка: наименования структурного подразделения, вида документа, даты и номера (индекса).
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. На докладной записке, связанной с выполнением поручения, ниже заголовка в скобках указываются дата и номер поручения.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, внешняя – председателем Мингорисполкома, управляющим делами и их заместителями.
|
|
|
Датой докладной записки является дата ее подписания.
57. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса.
Текст заключения, как правило, состоит из двух частей.
В первой части кратко излагается существо вопроса, даются анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.
Во второй части приводятся конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.
Заключение подписывается его составителем.
Заключение должно иметь индекс (номер) и дату подписания.
58. Инструкция – правовой документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности Мингорисполкома, его подразделений и служб, должностных лиц.
В заголовке к тексту раскрывается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования инструкции. Например: «Инструкция о хранении документов».
Текст инструкции может состоять из разделов. Внутри разделов текст делится на главы, пункты и подпункты.
В тексте инструкции указываются цели и причины ее создания, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции должны применяться слова «обязан», «следует, «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.
Текст инструкции может быть типовым, если в ней изложены правила для группы однородных структур и должностных лиц в определенной сфере деятельности.
Инструкция, как правило, подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшего ее, и подлежит утверждению.
Датой инструкции является дата ее утверждения.
59. Должностная инструкция – документ, разрабатываемый для определения организационно-правового положения работника и обеспечения условий для его эффективной работы.
Должностная инструкция разрабатывается по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
|
|
|
Текст должностной инструкции визируется составителем и должностными лицами, от координации действий которых зависит ее выполнение, а также юристом.
Должностная инструкция утверждается руководителем или заместителем руководителя, курирующего данное структурное подразделение.
Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
60. Перечень – систематизированный список документов или иных предметов, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
Форма текста перечня может быть как в табличной, так и не в табличной форме (в этом случае он имеет разделы).
Перечни подписываются составившими их должностными лицами.
Отдельные разновидности перечней вступают в силу с момента утверждения.
Датой перечня является дата утверждения.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими методическими указаниями (рекомендациями), инструкциями, указаниями руководителей.
61. Положение – документ, устанавливающий статус, задачи, функции и порядок деятельности органа управления, структурного подразделения, комиссии, рабочей группы и др.
Положения могут быть типовыми, разработанными для группы однородных организационных структур, и индивидуальными.
Положение оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
В заголовке к тексту положения указываются орган управления, структурное подразделение, комиссия, на которую оно распространяется.
Текст положения визируется составителем и другими лицами, от которых зависит действие положения. Положение о структурном подразделении, как правило, подписывается его руководителем и согласовывается с управлением организационно-кадровой работы Мингорисполкома.
Датой положения является дата его утверждения.
62. Правила внутреннего трудового распорядка – документ, устанавливающий перечень требований, норм, условий, обязательных для выполнения работниками Мингорисполкома.
|
|
|
Правила оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
Проект правил визируется должностными лицами, от действий которых зависит выполнение установленных требований и условий.
Правила согласовываются протоколом общего собрания трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.
Правила вступают в силу с момента их утверждения.
63. Сводка – документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу, полученные из разных источников (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.)
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание, указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения.
Текст сводки также как и других документы допускается оформлять в виде таблицы.
Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес – руководителем отправляемой организации.
Сводка должна иметь индекс, дату (дату подписания).
64. Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.
Список является сопутствующим пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.).
Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных список рассылки и т.д.).
Список оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
В заголовке к тексту указывается разновидность списка.
Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.
Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем.
Датой списка является дата его подписание или дата утверждения.
65. Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Внутренняя справка оформляется на стандартном листе бумаги, подписывается составителем. Внешние справки оформляются на общем бланке, подписываются, как правило, руководителем, кроме случаев, когда они содержат сведения финансового характера (подписываются руководителем, главным бухгалтером и заверяются гербовой печатью).
Датой справки является дата ее подписания.
ГЛАВА 4
|
|
|
