 |
Организация документооборота
|
|
|
|
92. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или передачи в архив образует документооборот Мингорисполкома.
Порядок движения документов в Мингорисполкоме регулируется законодательством Республики Беларусь в области делопроизводства, методическими рекомендациями, настоящей Инструкцией и нормативными правовыми актами по вопросам делопроизводства.
93. Под объемом документооборота в Мингорисполкоме понимается количество документов, полученных и созданных Мингорисполкомом за определенный промежуток времени (год, полугодие, квартал, месяц).
В отделе документооборота и контроля и структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома проводится как полный, так и выборочный учет объема оборота документов Мингорисполкома – по отдельным подразделениям или группам документов.
Обобщенные данные о документообороте структурных подразделений передаются в отдел документооборота и контроля. Результаты учета объема документооборота обобщаются отделом документооборота и контроля и представляются руководству по его требованию.
94. За единицу учета документооборота принимается подлинник документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
95. Учет объема документооборота проводится по регистрационным формам документов в местах их регистрации.
96. Документы в Мингорисполком поступают по каналам связи (по почте, телефаксу, электронной почте), доставляются курьерами (фельдсвязью), работниками Мингорисполкома и посетителями.
Вся поступающая в Мингорисполком несекретная корреспонденция, за исключением предложений, заявлений и жалоб граждан, принимается отделом документооборота и контроля, а в нерабочее время – ответственными дежурными по Мингорисполкому, которые обязаны по окончании дежурства сдать ее в вышеуказанный отдел. Документы, требующие срочного рассмотрения, должны быть доложены дежурному заместителю председателя Мингорисполкома либо управляющему делами Мингорисполкома.
|
|
|
Адресованные Мингорисполкому документы, которые поступили в какое-либо его структурное подразделение, должны быть переданы в тот же день для регистрации в отдел документооборота и контроля.
Документы, поступившие в Мингорисполком, регистрируются в день их получения, а поступившие после 18.00 часов или в выходной день – на следующий рабочий день.
Документы, поступающие в Мингорисполком, проходят прием (первичную обработку), сортировку, первоначальную регистрацию, предварительное рассмотрение, если это необходимо, рассмотрение руководством, завершение регистрации после рассмотрения и затем доставляются исполнителям.
97. Прием документов включает проверку правильности доставки (по адресу на конверте), целостность конвертов, пакетов. При вскрытии конвертов проверяется наличие документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах или пакетах.
При недостаче или повреждении полученного документа начальником отдела документооборота и контроля составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в отделе документооборота и контроля, второй (с поврежденной корреспонденцией) – отсылается отправителю.
Ошибочно адресованные в Мингорисполком документы пересылаются по принадлежности в новом конверте с вложением в него конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.
Пакеты с отметкой «лично» и адресованные общественным организациям передаются адресатам без вскрытия упаковки.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
|
|
|
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
если на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу, и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.
При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются по назначению без вскрытия упаковки.
98. Сортировка документов заключается в распределении их на две группы: на подлежащие и не подлежащие регистрации.
Для упорядочения работы по регистрации документов решением Мингорисполкома утверждается перечень документов, не подлежащих регистрации, и порядок работы с ними.
На полученном документе в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп.
На подлежащих регистрации документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный индекс поступившего в Мингорисполком документа и дата поступления документа. Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года.
Все предложения, заявления и жалобы граждан передаются на регистрацию в отдел писем и приема граждан Мингорисполкома.
99. После обработки документы поступают на первоначальную регистрацию в отдел документооборота и контроля или в соответствующие структурные подразделения Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г. Минска.
На данном этапе регистрации на документ заводится машиноориентированная регистрационная (регистрационно-контрольная) карточка, куда вносятся общие сведения о документе, известные до его рассмотрения и определения порядка исполнения.
Самостоятельной регистрации подлежат инициативные исходящие документы.
100. Предварительному рассмотрению подлежат все документы. Предварительное рассмотрение проводится с целью распределения поступивших документов на необходимые для рассмотрения председателем, заместителями председателя и управляющим делами Мингорисполкома, направляемые непосредственно в структурные подразделения Мингорисполкома, организации коммунальной собственности г. Минска и ответственным исполнителям.
|
|
|
Документы, поступившие в Мингорисполком, предварительно рассматриваются отделом документооборота и контроля.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей между председателем, заместителями председателя и управляющим делами Мингорисполкома. В ходе предварительного рассмотрения проверяется повторность обращения корреспондентов. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и приобщаются к поступившему.
101. Отделом документооборота и контроля поступившая корреспонденция направляется помощникам председателя и заместителей председателя для подготовки ее на доклад руководству Мингорисполкома и непосредственно исполнителям.
Телеграммы и иные срочные документы вышестоящих государственных органов подлежат обработке в первую очередь и передаются на рассмотрение по мере их поступления.
На рассмотрение председателя, заместителей председателя и управляющего делами Мингорисполкома передаются документы вышестоящих государственных органов, исполнительных и распорядительных органов и иных организаций, содержащие информацию по основным вопросам деятельности Мингорисполкома.
На рассмотрение председателя Мингорисполкома представляются документы, поступившие в Мингорисполком и адресованные председателю из:
Администрации Президента Республики Беларусь;
Совета Министров Республики Беларусь;
Совета Республики и Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь;
Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь;
Комитета государственного контроля Республики Беларусь;
Национального банка Республики Беларусь;
Конституционного Суда Республики Беларусь;
Верховного Суда Республики Беларусь;
Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь;
|
|
|
Прокуратуры Республики Беларусь;
министерств, иных республиканских организаций государственного управления и иных государственных органов, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь, из других государств и международных организаций, подписанные их высшими и первыми лицами,
иных организаций по вопросам формирования и исполнения бюджета, соблюдения законности и охраны общественного порядка, реализации государственной кадровой политики, работы администраций города Минска, мобилизационных планов и гражданской обороны.
Остальная поступившая корреспонденция готовится на рассмотрение заместителей председателя и управляющего делами Мингорисполкома. Если в процессе подготовки документа на доклад будет установлено, что с содержанием документа должно быть ознакомлено руководство Мингорисполкома, то такой документ передается на рассмотрение председателю Мингорисполкома.
Документ, направленный на рассмотрение кому-либо из заместителей председателя Мингорисполкома или управляющему делами, а также в структурные подразделения Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г. Минска, по согласованию с начальником управления по контролю и делопроизводству может быть возвращен без рассмотрения в день его поступления (но не позднее следующего дня). Такой документ передается на рассмотрение другого заместителя председателя Мингорисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
Возврат документов в подобных случаях производится в отдел документооборота и контроля.
Передача документов, подлежащих регистрации, на доклад, ознакомление и исполнение, а также отправление адресатам без регистрации запрещается.
Рассмотрение документов руководством Мингорисполкома отражается в резолюциях.
102. Документы рассматриваются в день их поступления, а срочные – немедленно.
Помощники председателя Мингорисполкома и его заместителей обязаны своевременно докладывать председателю и заместителям председателя Мингорисполкома документы, поступившие из вышестоящих государственных органов со сроком исполнения менее 10 дней и принимать меры по немедленному доведению их до исполнителей.
После рассмотрения председателем Мингорисполкома, его заместителями и управляющим делами Мингорисполкома документы передаются в отдел документооборота и контроля для завершения регистрации. Завершение регистрации документов после их рассмотрения заключается во внесении в регистрационно-контрольную карточку сведений о порядке исполнения документов (резолюций): фамилий ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, сроков исполнения.
|
|
|
103. Направление документов на исполнение производится в день их окончательной регистрации, требующих срочного исполнения – немедленно.
Документы, которые исполняются несколькими исполнителями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.
Подлинник документа, не подлежащего постановке на контроль, передается ответственному исполнителю.
К таким документам при направлении их ответственным исполнителям прилагается карточка контроля за ходом выполнения поручения руководства Мингорисполкома.
В данную карточку специалистом, ответственным за ведение делопроизводства и осуществляющим оперативный контроль, в обязательном порядке заносится информация о том, что сделано по выполнению данного поручения и от кого эта информация получена. Затем данная информация рассматривается руководителем структурного подразделения Мингорисполкома или организации коммунальной собственности г. Минска и после отметки о фактическом выполнении поручения, карточка направляется в отдел документооборота и контроля и подшивается в дело.
Документы, состоящие на контроле, передаются всем исполнителям в копиях. Первые экземпляры таких документов остаются в отделе документооборота и контроля.
Если документ адресован нескольким исполнителям и сроки исполнения не позволяют ознакомить исполнителей с документом поочередно, то каждому исполнителю представляется копия документа с резолюцией.
Документы, передаваемые в структурные подразделения Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г. Минска, принимаются под роспись в соответствующем журнале.
104. В аппарате Мингорисполкома печатаются, копируются и тиражируются
документы только служебного характера.
Копирование и тиражирование решений (распоряжений) Мингорисполкома, кроме указанных в указателе рассылки, допускается с разрешения управляющего делами Мингорисполкома или его заместителя только для внутренних нужд аппарата Мингорисполкома. Копирование проектов решений (распоряжений) Мингорисполкома с визами не допускается.
105. Документы, как правило, печатаются в бюро машинописной и копировально-множительной техники, при этом запрещается выводить на печать более 1 экземпляра документа, созданного с использованием текстового редактора.
Передаваемые в бюро машинописной и копировально-множительной техники рукописи должны быть написаны четко и разборчиво на стандартных листах бумаги формата А4. Материалы, написанные неразборчиво либо красными, зелеными чернилами или карандашом, с многочисленными вставками, ссылками, исправлениями, для печатания не принимаются.
Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.
При передаче рукописи в бюро машинописной и копировально-множительной техники исполнитель указывает фамилию и номер телефона, требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и ставит подпись. Могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа.
Руководители структурных подразделений аппарата Мингорисполкома или их заместители при необходимости срочного печатания, копирования материалов в нерабочее время должны не позднее чем за час до конца рабочего дня сообщить об этом управляющему делами Мингорисполкома или его заместителю.
106. Работник бюро машинописной и копировально-множительной техники при печатании материала обязан соблюдать правила орфографии и пунктуации и располагать
реквизиты документа согласно установленным правилам.
107. Документы изготавливаются с помощью средств вычислительной и организационной техники и оформляются в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004 и настоящей Инструкции.
108. Все материалы, поступающие в бюро машинописной и копировально-множительной техники для тиражирования, фиксируются в журнале учета.
109. В целях рационального использования памяти средств вычислительной техники в бюро машинописной и копировально-множительной техники специалисты структурных подразделений аппарата Мингорисполкома обязаны периодически сообщать в бюро машинописной и копировально-множительной техники сведения о подлежащих удалению из памяти компьютера документах по минованию надобности в них.
110. Исполнение исходящих документов в Мингорисполкоме включает составление проекта документа, печатание машинописного подлинника (набор и изготовление подлинника на бумажном носителе), согласование, подписание (утверждение), регистрацию и отправку.
Документ, правильно оформленный и согласованный в установленном порядке, передается помощнику председателя Мингорисполкома или его заместителей, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенного в письме вопроса в соответствии с распределением обязанностей, на подпись, вместе с документами, на основании которых он готовился.
Помощники председателя Мингорисполкома и его заместителей несут персональную ответственность за качество представляемых на подпись руководству исходящих документов и своевременность их представления после рассмотрения в отдел документооборота и контроля.
Документ, оформленный с нарушением требований СТБ 6.38-2004 возвращается помощником председателя и заместителей председателя Мингорисполкома ответственному исполнителю для доработки.
111. Правильно оформленные и подписанные документы, предназначенные для отправки, передаются в отдел документооборота и контроля для их регистрации и отправки.
Перед регистрацией исходящего документа специалист отдела документооборота и контроля проверяет:
правильность оформления документа с использованием компьютерных технологий и размещения на нем всех необходимых реквизитов;
правильность адресования документа и наличие адреса;
наличие соответствующих подписей;
наличие виз на копиях документов, остающихся в деле;
наличие заверенных приложений к документу и соответствие количества их экземпляров количеству указанных в документе адресатов.
Документы, не соответствующие вышеизложенным требованиям, регистрации и отправке не подлежат и возвращаются ответственному исполнителю для доработки.
112. Документы, готовые к отправке, передаются в отдел документооборота и контроля в открытом виде с указанием почтового адреса или списком рассылки, если отправляются более чем в четыре адреса. Обработка и отправка документов производится, как правило, в день их подписания и не позже, чем за два часа до окончания рабочего дня. Если подлежащий к отправке документ не подготовлен к указанному времени, исполнитель обязан предупредить об этом отдел документооборота и контроля.
Документы, имеющие срочный характер, обрабатываются немедленно.
113. Документы, отправляемые одному адресату, должны быть вложены в один конверт, на котором указываются почтовый адрес и наименование корреспондента.
114. Законвертированная корреспонденция в зависимости от срочности доставки адресату отправляется фельдсвязью или почтой.
Телеграммы передаются в отдел документооборота и контроля с приложением необходимого количества заверенных копий (по числу городов, других населенных пунктов, администраций районов г. Минска, указанных в адресе).
На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором работник отдела документооборота и контроля проставляет свою фамилию и дату отправки.
Реестры подшиваются в дела и хранятся в течение года.
115. Срочные документы регистрируются в установленном порядке и передаются адресату по факсимильной связи. Подлинник документа возвращается в отдел документооборота и контроля для отправки по почте или для приобщения к делу.
116. Отправка дополнительных экземпляров документа или замена разосланного ранее документа осуществляется только по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела документооборота и контроля.
117. Отправка документов на машинных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей информации. Отправка этих документов производится при наличии сопроводительного письма.
118. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах Мингорисполкома.
Прохождение внутренних документов в Мингорисполкоме на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих.
Документы, подготовленные непосредственно в структурном подразделении аппарата Мингорисполкома (инициативные письма, докладные записки, заключения, справки и т.п.) и адресованные руководству Мингорисполкома, регистрируются в данном структурном подразделении.
Этим документам присваивается регистрационный индекс, состоящий индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года. Например:
01/2-04/1, где 01/2 – индекс структурного подразделения, 04 – номер дела по номенклатуре, 1 – порядковый номер документа
На документах, составленных совместно несколькими структурными подразделениями Мингорисполкома, проставляется регистрационный индекс, присвоенный документу основным структурным подразделением-исполнителем.
119. Протоколы совещаний у председателя Мингорисполкома, его заместителей оформляются структурным подразделением Мингорисполкома или организацией коммунальной собственности г. Минска, подготовившим совещание. Учитываются и контролируются данные протоколы в этих же структурных подразделениях Мингорисполкома и организациях коммунальной собственности г. Минска. Для отправки такой протокол передается в отдел документооборота и контроля с указателем рассылки и необходимым количеством копий протокола.
120. Докладные записки на имя руководства Мингорисполкома, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностными лицами, которым они направлены, после чего передаются в установленном порядке для исполнения в соответствующие структурные подразделения Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г. Минска или подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел.
121. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляется с обязательной отметкой в машиноориентированной картотеке.
ГЛАВА 6
|
|
|
