Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Создание базы данных

Основные понятия и технологические операции в

MS Access

Система управления базами данных (СУБД) MS Access – это программное средство, предназначенное для создания, заполнения многотабличных баз данных и работы с ними. Access является одним из элементов интегрированного пакета программ офисной технологии Microsoft – Microsoft Office.

Запуск программы осуществляется тремя способами:

1. Через главное меню путем выбора пункта Microsoft Access или пункта Программы/Microsoft Access.

2. С рабочего стола двойным щелчком по ярлыку, созданному для Microsoft Access.

3. С панели Microsoft Office (если она отображена) выбором кнопки Microsoft.

!! Запустите СУБД Access и ознакомьтесь со структурой его окна.

Примечание. В дальнейшем указания на выполнение заданий будут помечаться знаком !! и выделяться курсивом.

Окно программы

Работа пользователя с базой данных осуществляется в окне программы. В общем случае оно включает в себя заголовок, меню окна, панель инструментов, рабочую область с окном базы данных и строку состояния. Состав элементов окна может меняться в зависимости от настроек пользователя.

Заголовок окна содержит все стандартные элементы заголовка окна Windows: системное меню, название окна и кнопки управления окном.

Меню окна включает следующие опции:

Файл содержит пункты, предназначенные для работы с файлами баз данных.

Правка включает команды редактирования таблиц баз данных.

Вид содержит команды, предназначенные для изменения внешнего вида как всего окна программы, так и окна базы данных.

Вставка содержит пункты для вставки объектов базы данных или элементов таблицы в зависимости от текущего режима работы.

Сервис содержит дополнительные средства работы с базой данных.

Окно содержит команды управления окнами открытых объектов текущей базы данных.

? (Справка) включает пункты вызова справочной системы программы.

Панель инструментов. По умолчанию в окне программы присутствует одна панель инструментов: База данных, на которой размещены кнопки, дублирующие или дополняющие наиболее часто употребляемые команды меню окна.

Рабочая область окна программы включает в себя исходное окно базы данных, которое используется для открытия объектов, содержащихся в базе данных.

Строка состояния содержит информацию о режимах работы с базой данных.

Создание базы данных

Сразу после запуска MS Access в рабочей области окна открывается диалоговое окно Microsoft Access, которое предоставляет возможность создания новой базы данных или открытия уже существующей. Создание новой базы данных возможно в двух режимах: проектировочном и пользовательском. Первый режим предназначен для разработки структуры таблиц базы данных в соответствии с требованиями заказчика. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для заполнения базы.

В данной работе рассматривается создание баз данных в проектировочном режиме. Для этого в диалоговом окне Microsoft Access необходимо установить переключатель Новая база данных и нажать ОК.

!! Начните создание новой базы данных.

В результате появляется диалоговое окно Файл новой базы данных, структура которого совпадает со структурой стандартного окна Сохранение документа в приложениях Microsoft Office. В этом окне следует:

1) используя иерархическую структуру папок, выбрать папку, в которой будет храниться созданная база данных;

Примечание. Если требуется создать новую папку предназначения, то это можно сделать, не выходя из окна Файл новой базы данных. Для этого необходимо выбрать родительскую папку и на панели инструментов окна Файл новой базы данных нажать кнопку Создание новой папки. В результате появится диалоговое окно, в котором необходимо набрать имя новой папки.

2) в поле Имя файла ввести имя создаваемой базы данных;

3) в раскрывающемся списке Тип файла выбрать тип (формат) базы данных (по умолчанию предлагается Базы данных Access с расширением.mdb);

4) нажать кнопку Создать.

!! Создайте в папке Мои документы папку под своей фамилией, укажите в качестве имени файла новой базы данных свое имя и нажмите кнопку Создать.

В результате откроется исходное окно базы данных < Имя файла > :база данных. Шесть вкладок этого окна представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа.

Таблицы – основные объекты базы данных, предназначенные для хранения данных.

Запросы – специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы (упорядочивания, фильтрации, отбора, изменения, объединения и т.п.).

Формы – объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты – объекты, предназначенные для вывода данных на печать. Создаются на основе таблиц и запросов.

Макросы – это несколько команд, сгруппированные в одну (макрокоманды).

Модули – программные процедуры, написанные на языке Visual Basic при отсутствии стандартных средств Access.

Примечание. Создаваемая в ходе лабораторной работы база данных будет содержать четыре связанные таблицы, в которых хранятся сведения о студентах университета.

Создание таблиц

База данных может состоять из одной или нескольких таблиц. Таблица состоит из строк (записей) и столбцов (полей). Поля таблицы не просто определяют структуру базы – они также определяют свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей (см. Приложение, табл.1). Все поля каждого столбца содержат данные одного типа. Типы данных, с которыми работают базы данных Access, перечислены в Приложении, табл. 2.

Создание таблицы в Access состоит в задании ее полей и назначении их свойств. Для начала создания необходимо в исходном окне базы данных выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.

!! Нажмите на кнопку Создать при открытой вкладке Таблицы.

В результате этого открывается диалоговое окно Новая таблица, в котором предлагается выбрать способ создания новой таблицы. В левой части этого окна отображается краткая информация по выделенному способу. В данной лабораторной работе рассматриваются два основные способа создания таблиц: в режиме таблицы и с помощью конструктора.

Создание таблиц в режиме конструктора. Режим конструктора позволяет создавать макет таблицы или изменять тип данных и свойства существующих полей. Заполнять или изменять содержимое таблицы в режиме конструктора невозможно.

Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо выполнить следующие действия:

1) в исходном окне базы данных нажать на кнопку Создать;

2) в появившемся окне Новая таблица выбрать режим Конструктор;

3) нажать ОК.

!! Начните создание новой таблицы в режиме конструктора.

В результате откроется окно таблицы, которое разделено на две части:

· Верхняя часть служит для определения имен полей, типа данных и, при необходимости, описания полей. В каждой строке можно определить только одно поле.

· Нижняя часть окна в режиме конструктора служит для определения свойств полей. Кроме того, справа от поля свойств отображается поле с подсказкой по вводу данных в текущее поле.

!! Задайте для таблицы следующие поля:

Группа (тип – Текстовый);

Куратор (тип – Текстовый);

Факультет (тип – Текстовый).

Режим конструктора позволяет задать ключевое поле. Ключевое поле необходимо для установления связей с другими таблицами базы данных и его содержимое для каждой записи должно быть уникально.

Для задания ключевого поля необходимо установить курсор в строку с соответствующим полем и подать команду Правка/Ключевое поле или нажать кнопку Ключевое поле (с изображением ключа) на панели инструментов. В результате в левой части строки появится знак (изображение ключа), свидетельствующий о том, что данное поле – ключевое.

!! Сделайте ключевым поле Группа.

Сохранение таблицы. После создания новой или изменения структуры существующей таблицы ее следует сохранить. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1) подать команду Файл/Сохранить или нажать на кнопку Сохранить на панели инструментов;

2) в открывшемся диалоговом окне Сохранение в поле Имя таблицы вести имя таблицы;

3) нажать кнопку ОК.

В результате структура таблицы будет сохранена в базе данных.

!! Сохраните структуру таблицы с именем Группы.

Режим таблицы. Ввод и изменение данных можно осуществлять в режиме таблицы. Выбор режима: таблица или конструктор осуществляется с помощью соответствующего пункта меню Вид (Конструктор или Режим таблицы) или кнопки Вид на панели инструментов.

!! Перейдите в режим таблицы и заполните таблицу Группы значениями из табл.1.

Таблица 1

Группа	Куратор	Факультет
М-192	Коваленко Е.А.	МФ
М-193	Шмелев А.Н.	МФ
Э-173	Будылина Ю.В.	ЭТФ
ЭА-110	Железнов Г.С.	ЭТФ

Следует заметить, что сохранение изменений в таблицах, не затрагивающих структуру базы, выполняется автоматически и без предупреждения. Поэтому при закрытии таблицы или базы данных невозможно отказаться от внесенных в данные изменения.

!! Закройте таблицу Группы. Отметьте, что при ее закрытии запрос на сохранение не выдавался.

Создание таблиц в режиме таблицы. Для создания таблицы в режиме таблицы необходимо выполнить следующие действия:

1) в исходном окне базы данных нажать на кнопку Создать;

2) в появившемся окне Новая таблица выбрать пункт Режим таблицы;

3) нажать ОК.

Это приводит к открытию заготовки, в которой записи располагаются дона под другой по строкам, а поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2 … и по умолчанию для них установлен текстовый тип.

!! Начните создание новой таблицы в режиме таблицы.

Номер текущей записи отображен в нижнем левом углу окна таблицы. Здесь же указано общее число записей в таблице, а также отображены кнопки для перехода между отдельными записями.

Приемы работы с таблицами Access

Над таблицами баз данных можно производить различные действия, такие как переименование полей, изменение свойств полей, добавление, удаление и копирование строк и столбцов, форматирование таблиц, сортировка, поиск, фильтрация данных и т.д.

Переименование полей таблицы осуществляется следующим образом:

1. Выделить нужный столбец и подать команду Формат/Переименовать столбец или вызвать контекстное меню и выбрать пункт Переименовать столбец или дважды щелкнуть в поле имени столбца.

2. В выделенном поле ввести новое имя и нажать Enter.

!! Переименуйте, используя разные способы, столбцы новой таблицы, назвав их соответственно: Фамилия, Имя, Отчество.

!! Сохраните структуру таблицы под названием Список.

Если ключевое поле в таблице не было задано, то при сохранении структуры таблицы Access выдаст запрос на создание ключевого поля. При положительном ответе на предложение создания ключевого поля СУБД автоматически добавит первым столбцом ключевое поле Код с типом данных Счетчик.

!! На запрос о создании ключевого поля выберите ответ «Да» и убедитесь в добавлении ключевого поля Код.

Таблицу, созданную в режиме таблицы можно сразу наполнять информацией. При этом значение поля Код будет меняться автоматически.

!! Заполните базу данных значениями из табл.2.

Таблица 2

Код	Фамилия	Имя	Отчество
	Павлова	Екатерина	Сергеевна
	Мельников	Александр	Алексеевич
	Каштанов	Петр	Николаевич
	Зайцева	Елена	Олеговна
	Захаров	Александр	Петрович
	Ионов	Сергей	Сергеевич
	Новикова	Мария	Игоревна
	Шеянова	Олеся	Андреевна
	Сидоров	Сергей	Владимирович
	Захаров	Константин	Александрович

Добавление новых полей осуществляется как в режиме таблицы, так и в режиме конструктора.

В первом случае для этого необходимо выделить столбец, перед которым будет вставляться новый, и подать команду Вставка/Столбец или выбрать пункт контекстного меню Добавить столбец.

!! Добавьте новый столбец перед столбцом Фамилия.

В случае, когда требуется добавить новое поле в конец таблицы, целесообразно использовать режим конструктора.

!! Перейдите в режим конструктора и добавьте в конец таблицы новое поле Группа.

Копирование строк и столбцов баз данных производится через буфер обмена с использованием меню Правка или контекстного меню.

!! Скопируйте строку с полем Фамилия в конец таблицы и переименуйте поле на Копия.

Перемещение столбцов в режиме таблицы и строк в режиме конструктора осуществляется методом перетаскивания мыши.

!! Перейдите в режим таблицы и поместите столбец Поле1 между полями Группа и Копия.

Удаление строк и столбцов выполняется с помощью команд меню Правка или контекстного меню. Следует заметить, что применительно к выделенным строкам подача команды Правка/Вырезать приводит к удалению записей без помещения фрагмента в буфер. Кроме того, отменить удаление записей и полей таблиц баз данных невозможно.

!! Удалите столбцы Поле1 и Копия различными способами. Сохраните структуру таблицы Список.

Изменение свойств полей возможно лишь в режиме конструктора. Тип данных выбирается из раскрывающегося списка столбца Тип данных, свойства текущего поля задаются в нижней части окна таблицы на вкладках Общие и Подстановка. Вкладка Подстановка служит для определения свойства поля со списком подстановок из других таблиц базы данных.

!! Перейдите в режим конструктора и задайте для поля Группа следующие свойства:

1) на вкладке Подстановка в раскрывающемся списке Тип элемента управления выберите пункт Поле со списком;

2) тип источника строк – Таблица/запрос;

3) источник строк – Группы.

!! Сохраните изменения в структуре таблицы, перейдите в режим таблицы и заполните поле Группа, выбирая из раскрывающегося списка любую из предлагаемых групп.

Сортировка данных в таблицах Access осуществляется с помощью команды Записи/Сортировка и выбора соответствующего пункта: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. В результате все записи в выделенном столбце отсортируются надлежащим образом. Каждая последующая операция сортировки заменяет результаты предыдущей операции.

Отмена результатов сортировки производится подачей команды Записи/Удалить фильтр.

!! Отсортируйте записи в таблице Список по полю Фамилия по возрастанию, затем отмените результаты сортировки.

Поиск записей в активном столбце выполняется с помощью команды Правка/Найти…. В результате открывается диалоговое окно Поиск в поле: <имя поля>, в котором необходимо задать следующие параметры:

· указать искомые данные в поле Образец;

· выбрать желаемые условия поиска в раскрывающихся списках Просмотр и Совпадение;

· установить необходимые флажки;

· нажать кнопку Найти.

В результате найденные данные будут выделены. Для дальнейшего поиска заданных данных необходимо нажимать кнопку Найти далее.

!! Осуществите поиск фамилии Захаров в поле Фамилия.

Форматирование таблицы производится с помощью пунктов меню Формат.

Пункт Шрифт… предназначен для изменения параметров шрифта символов таблицы. Выбранные параметры применяются ко всей таблице и отмена внесенных изменений невозможна. Вернуть параметры шрифта можно лишь при повторной подаче команды Формат/Шрифт….

!! Задайте для таблицы Список следующие параметры шрифта:.шрифт – Courier New, начертание – полужирный курсив, размер – 14, цвет – темно-синий.

Пункт Ячейки… открывает диалоговое окно Вид сетки, в котором задаются параметры внешнего оформления таблицы.

!! Задайте в диалоговом окне Вид сетки для таблицы Список следующие параметры: оформление – утопленное, цвет линий сетки - синий, цвет фона – светло-серый.

Пункт Высота строки… предназначен для задания точного значения (в пунктах) высоты строк в таблице. Флажок Стандартная служит для указания стандартной высоты строк (12,75 пт).

Пункт Ширина столбца… предназначен для открытия одноименного диалогового окна, которое позволяет изменить ширину текущего столбца таблицы. Для этого необходимо указать число символов, которое должно уместиться в столбце по ширине, либо установить стандартную ширину столбца (примерно 1 дюйм), либо нажать кнопку По ширине данных, которая установит ширину, достаточную для полного отображения заголовка столбца и всех значений в нем.

Изменение высоты строк и ширины столбцов производится также с помощью мыши. При изменении высоты строк необходимо перемещать нижнюю границу заголовка любой из строк, а при изменении ширины – правую границу заголовка изменяемого столбца. Кроме того, двойной щелчок по правой границе столбца приведет к установке "по ширине данных".

!! Измените высоту строк и ширину столбцов таблицы Список для придания ей эстетичного вида.

СУБД Access позволяет работать с несколькими одновременно открытыми объектами. Управление окнами открытых объектов осуществляется аналогично управлению окнами открытых документов в приложениях Microsoft Office. Список открытых окон выводится в нижней части меню Окно и для активизации любого из них можно выбрать из списка соответствующее имя.

Исходное окно базы данных можно быстро вызвать с помощью кнопки на панели инструментов Окно базы данных (F11).

!! Активизируйте исходное окно базы данных.

!! Закройте таблицу Список.

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒