Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Заполнение таблиц с помощью форм

Форма используется для ввода и редактирования данных, которые отображаются на экране в определенном пользователем виде. При использовании формы предоставляются более широкие возможности по вводу и редактированию данных, чем при работе с таблицей.

В основе формы лежат данные таблицы или нескольких таблиц. При изменении данных в форме автоматически изменяются данные в базовой таблице. Форма предоставляет возможность отобразить на экране только одну запись, что улучшает зрительное восприятие данных.

!! Создайте в режиме конструктора макеты двух таблиц в соответствии с табл.3 и табл.4 и сохраните их под названиями соответственно Личные данные и Успеваемость. При запросе на создание ключевых полей ответьте отрицательно.

Таблица 3

Личные данные

Имя поля	Тип данных
Код студента	Счетчик
Число	Числовой
Месяц	Числовой
Год рождения	Числовой
Адрес	Текстовый
Номер телефона	Текстовый
Портрет	Поле объекта OLE

Таблица 4

Успеваемость

Имя поля	Тип данных
Код студента	Счетчик
Физика	Числовой
Математика	Числовой
Информатика	Числовой

!! Закройте все открытые таблицы.

Для создания формы следует выполнять следующие действия:

1. Перейти в исходном окне базы данных на вкладку Формы.

2. Нажать на кнопку Создать.

3. В появившемся окне Новая форма выбрать один из предлагаемых режимов создания формы.

4. Из раскрывающегося списка выбрать источник данных (таблицу или запрос).

5. Нажать ОК.

Access предоставляет несколько режимов создания и оформления макета формы:

- Конструктор;

- Мастер форм;

- Автоформа: в столбец;

- Автоформа: ленточная;

- Автоформа: табличная;

- Диаграмма;

- Сводная таблица.

Режим автоформы предназначен для автоматического создания форм с полями, расположенными соответственно в один столбец, по строкам или в виде таблицы. Если исходная таблица содержит малое количество полей, то целесообразно использовать режим Автоформа: в столбец. В результате будет создана форма с параметрами, заданными по умолчанию.

!! Создайте автоформу в столбец на основе таблицы Успеваемость и сохраните ее под тем же именем.

Переход между полями формы осуществляется с помощью клавиш Tab, Enter или клавиш управления курсором (←, ↑, →, ↓). Переход к следующей (предыдущей) записи производится с помощью кнопок перехода, расположенных в нижней части формы или клавиш Page Up и Page Down.

!! Заполните десять записей таблицы Успеваемость по своему усмотрению (поле Код студента заполняется автоматически).

!! Закройте форму Успеваемость и убедитесь в том, что таблица Успеваемость заполнена, открыв ее в режиме таблицы.

Изменение внешнего вида автоматически созданной формы осуществляется в режиме конструктора. Для этого необходимо выделить требуемую форму на вкладке Формы в исходном окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (если форма была открыта, достаточно выбрать режим конструктора в меню Вид или на панели инструментов).

!! Откройте форму Успеваемость в режиме конструктора.

В этом режиме возможно как форматирование отдельных элементов формы, так и полное автоформатирование.

Команда Формат/Автоформат… приводит к открытию окна Автоформат, в котором можно выбрать и просмотреть вариант стиля оформления формы.

!! Выберите по своему усмотрению один из предлагаемых стилей и примените его к форме Успеваемость.

Форматирование отдельных элементов формы выполняется с помощью соответствующих пунктов контекстного меню элемента: Цвет заливки/фона, Цвет текста, Оформление. Выделение нескольких элементов формы осуществляется с нажатой клавишей Shift.

!! Измените в форме Успеваемость цвета символов полей по своему усмотрению и выберите оформление полей – с тенью.

!! Сохраните изменения в форме Успеваемость, перейдите в режим формы (команда Вид/Режим формы) и просмотрите полученный результат.

Режим конструктора предназначен для создания форм "вручную". Создание формы в режиме конструктора начинается на вкладке Формы в главном окне базы данных. Для этого необходимо нажать на кнопку Создать, в появившемся окне выбрать режим Конструктор, в раскрывающемся списке выбрать таблицу, на основе которой будет создана форма, и нажать ОК. В результате откроется окно формы в режиме конструктора, панель элементов и список полей таблицы, на основе которой создается форма. Если список полей на экран не выведен, то следует выбрать пункт меню Вид/Список полей.

!! Начните создание формы в режиме конструктора на основе таблицы Личные данные.

Для размещения имен полей и их значений в на форме следует поочередно перетащить мышью названия полей из окна со списком полей в область данных окна формы.

!! Перетащите все поля списка Личные данные в область данных новой формы.

Изменение размеров области данных выполняется с помощью мыши. Для изменения горизонтального или вертикального размера следует подвести указатель мыши соответственно к правому или нижнему краю области данных так, чтобы указатель превратился в двунаправленную стрелку, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перемещать до достижения желаемого размера. Одновременное изменение вертикального и горизонтального размеров области данных производится с помощью мыши, указатель которой установлен в нижний правый угол и имеет вид четырехнаправленной стрелки.

!! Придайте области данных желаемые размеры.

Изменение размеров элементов формы (надписей и полей) выполняется мышью с помощью прямоугольных маркеров, расположенных по периметру активного элемента.

Перемещение выделенных надписей и полей осуществляется также с помощью мыши с нажатой левой клавишей:

- для одновременного перемещения надписи и соответствующего ей поля необходимо поместить указатель мыши в область переносимых элементов так, чтобы он принял вид раскрытой ладони ();

- для перемещения одного из выделенных элементов указатель мыши необходимо поместить на квадратный маркер в левом верхнем углу элемента так, чтобы он принял вид ладони с вытянутым указательным пальцем ().

!! Разместите элементы в области данных наиболее рационально, затем отформатируйте форму по своему усмотрению.

!! Перейдите в режим формы и просмотрите полученный результат.

Добавление объекта OLE в таблицу или форму может выполняться двумя способами: внедрением или связыванием.

Объект, внедренный в форму или таблицу, сохраняется в файле базы данных и всегда доступен для просмотра или изменений.

Когда объект связан с формой или таблицей, пользователь имеет возможность просматривать его и вносить изменения, но в этом случае изменения сохраняются в исходном файле объекта, а не в файле базы данных. Файл объекта можно обновлять независимо от базы данных. Последние изменения будут выведены на экран при следующем открытии формы. Связывание объекта удобно при работе с очень большими файлами, которые нежелательно включать в файл базы данных, а также с файлами, используемыми в нескольких формах. При перемещении или удалении файла связанного объекта связь нарушается и ее следует восстановить.

Добавление объекта OLE выполняется с помощью команды меню Вставка/Объект.... В результате открывается диалоговое окно Вставка объекта, в котором требуется выбрать вариант создания объекта: переключатель Создать новый или Создать из файла.

В первом случае пользователь самостоятельно создает объект, принадлежащий одному из типов, предлагаемых в окне Тип объекта.

Чаще всего средством внедрения или связывания объектов в таблицах является их импорт из готового файла. Для этого в окне Вставка объекта следует выбрать переключатель Создать из файла. В результате в диалоговом окне возникнет поле Файл:, в которое требуется ввести путь к файлу объекта OLE (при необходимости используя кнопку Обзор). Флажок Связь обеспечивает вставку объекта методом связывания; флажок В виде значка предназначен для вставки объекта, который будет отображаться в форме в виде значка (пиктограммы), и просмотр такого объекта будет возможен после двойного щелчка мыши на значке.

!! Заполните таблицу Личные данные с помощью одноименной формы в соответствии с табл. 5.

Таблица 5

Код студента	Число	Месяц	Год рождения	Адрес	Номер телефона	Портрет
				ул. Космонавтов, 14 – 66	5-23-62
				ул. Победы, 21 – 89	3-15-48
				пер. Достоевского, 4 - 12	2-12-57
				ул. Комарова, 75 – 23	5-36-14
				ул. Бабушкина, 9 – 45	2-48-71
				ул. Космонавтов, 69 – 69	5-02-46
				пер. Берлинского, 3 – 4	2-28-47
				пр. Гагарина, 16 – 54	5-72-59
				ул. Космонавтов, 43 – 14	5-54-65
				ул. Ульяновская, 100	3-80-80

Поле Портрет следует заполнять методом связывания с файлами, находящимися в папке С:\Мои документы\Портреты.

Печать таблиц

Процесс подготовки объекта Access к печати включает три этапа:

1) задание параметров страницы;

2) предварительный просмотр документа;

3) задание параметров печати.

Задание параметров страницы выполняется в диалоговом окне Параметры страницы, которое вызывается командой Файл/Параметры страницы…. Оно содержит вкладки, основные из которых: Поля и Страницы. Количество вкладок может изменяться в зависимости от печатаемого объекта.

Вкладка Поля предназначена для задания полей страницы и режима печати заголовков столбцов.

!! Откройте таблицу Личные данные в режиме таблицы.

!! Откройте диалоговое окно Параметры страницы и установите следующие параметры: все поля по 20 мм, флажок Печатать заголовки.

!! Перейдите на вкладку Страница.

Вкладка Страница содержит следующие элементы управления:

· поле Ориентация – служит для выбора ориентации печатаемой страницы (книжная или альбомная);

· поле Бумага – служит для выбора размера бумаги из раскрывающегося списка размер и источника подачи бумаги из списка подача.

· поле Принтер для объекта <имя объекта> содержит два переключателя:

- переключатель текущий принтер определяет печать документа на принтере, используемом по умолчанию;

- переключатель другой принтер предназначен для печати на другом принтере, который можно выбрать с помощью кнопки Принтер….

!! Установите следующие параметры: Ориентация – альбомная, размер бумаги – А4 (210´297мм), остальные параметры оставьте без изменения.

Примечание. Параметры страницы необходимо устанавливать каждый раз при печати объекта.

Режим предварительного просмотра инициализируется командой Файл/Предварительный просмотр и предоставляет следующие возможности:

· просмотр страниц с помощью кнопок перехода, расположенных в нижней части окна предварительного просмотра;

· увеличение/уменьшение отображения страницы с помощью кнопок Масштаб, Одна страница, Две страницы, Несколько страниц или раскрывающегося списка Масштаб, расположенных на панели инструментов;

· выход из режима предварительного просмотра с помощью кнопки Закрыть. В результате отобразится рабочий лист с границами страниц в виде пунктирных линий.

!! Просмотрите размещение таблицы на странице.

Задание параметров печати производится в диалоговом окне Печать, которое вызывается командой Файл/Печать… и предоставляет следующие возможности: выбор принтера и задание его свойств, объекта печати (выделенных записей, диапазона страниц или всей таблицы), числа копий и др.

!! Выведите таблицу Личные данные на печать.

Фильтрация

Фильтрация данных применяется, когда из общей таблицы необходимо выбрать и отобразить только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям отбора.

Access предлагает три способа фильтрации:

· с помощью обычного фильтра;

· с помощью фильтра по выделенному;

· с помощью расширенного фильтра.

Если удается легко найти и выделить значение, которое должны содержать отбираемые записи, следует использовать фильтр по выделенному. Для применения фильтра следует выделить поле или часть поля в таблице, после чего подать команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному или нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов.

!! Откройте таблицу Список в режиме таблицы и установите курсор в поле Фамилия на фамилии Захаров. Произведите фильтрацию по выделенному и просмотрите ее результаты.

Отмена режима фильтра осуществляется подачей команды Записи/Удалить фильтр.

!! Отмените режим фильтра для таблицы Список.

Команда Записи/Фильтр/Исключить выделенное производит отбор записей, исключая выделенные.

!! Произведите фильтрацию таблицы Список, исключив записи с фамилией Захаров и просмотрите результаты. Затем отмените режим фильтра.

Фильтр по форме (обычный фильтр) используется для выбора искомых значений из списка без просмотра всех записей или при указании нескольких условий отбора одновременно. Для этого используется команда Записи/Фильтр/Изменить фильтр. В результате открывается окно фильтра, в котором выводится пустая таблица, используемая для определения фильтра. Задание условий отбора выполняется следующим образом.

1. Выбирается поле для задания условия отбора, которому должны удовлетворять записи, включаемые в результирующий набор.

2. Выбирается искомое значение в раскрывающемся списке значений поля (в правой части ячейки будет отображена кнопка со стрелкой, нажатие на которую приводит к раскрытию списка с данными) или вводится значение с клавиатуры.

При этом полей, по которым будет проводиться фильтрация, может быть несколько.

!! Откройте таблицу Личные данные, вызовите окно фильтра и задайте условия отбора: Месяц – 4, Год рождения – 1985.

Для применения фильтра необходимо подать команду Фильтр/Применить фильтр (кнопка Применение фильтра).

!! Примените фильтр и просмотрите результаты фильтрации.

!! Отмените режим фильтра.

Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра, в котором пользователь имеет возможность создать фильтр самостоятельно. Это окно вызывается командой Записи/Фильтр/Расширенный фильтр....

!! Вызовите окно расширенного фильтра.

Окно расширенного фильтра состоит из двух частей. В верхней его части содержится список полей текущей таблицы, а в нижней – бланк фильтра, в котором задаются условия отбора записей. Задание условий отбора выполняется следующим образом.

1. В строке Поле: выбираются поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей.

2. В строке Сортировка: указывается (при необходимости) порядок сортировки полей. В Microsoft Access записи сортируются сначала по самому левому полю, затем по полю, расположенному в следующем столбце справа и т.д.

3. В строке Условие отбора: указывается для каждого выбранного поля искомое значение или выражение. Выражение – это сочетание математических и логических операторов, констант, функций, имен полей, в результате вычисления которого может получаться только одно значение.

Примечание. Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например, "Александров". Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/03#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:

арифметическими: *, +, -, /, ^;

сравнения: <, >, <=, >=, =, <>;

логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);

Like – для использования логики замены в выражениях;

In – для определения принадлежности элемента к списку значений;

Between … And – для выбора значений из определенного интервала.

!! Проведите отбор студентов, родившихся осенью, но не старше 1984 года рождения, отсортировав их по старшинству. Для этого следует задать следующие условия отбора: поле Год рождения – сортировка по возрастанию, условие отбора >=1984; поле Месяц – сортировка по возрастанию, условие отбора Between 9 And 11.

!! Примените фильтр, убедитесь в его действии.

!! Выведите на печать отфильтрованную таблицу, а затем отмените действие фильтра.

Связи между таблицами

Данные в различных таблицах должны быть взаимосвязаны. Логическая взаимосвязь может быть установлена путем определения связей между соответствующими таблицами. Структура связей сохраняется в специальном объекте – схеме базы данных.

Связь между таблицами устанавливается путем определения соответствия между полем в подчиненной таблице и ключевым полем в главной таблице. При этом поля должны иметь одинаковый тип данных. Программа свяжет записи, содержащие в заданном поле одинаковые значения.

При установке связи между таблицами могут возникнуть отношения двух типов:

- тип отношения один-ко-многим, при котором одному значению ключа в каждой записи главной таблицы могут соответствовать несколько значений в связанном поле подчиненной таблицы;

- тип отношения один-к-одному, при котором одному значению ключа в каждой записи главной таблицы может соответствовать только одно значение в связанном поле подчиненной таблицы. Такая связь может быть установлена только через ключевые поля обеих таблиц.

Целостность данных

При создании связи между таблицами можно задать учет правил, обеспечивающих целостность данных, т.е. чтобы при вводе или удалении данных не нарушались связи между таблицами:

1) в подчиненной таблице нельзя вводить записи, которые не связаны с записью главной таблицы;

2) в главной таблице нельзя изменить данные, если это приведет к появлению в подчиненной таблице записей, не связанных с главной таблицей;

3) в главной таблице нельзя удалить записи, если это приведет к появлению в подчиненной таблице записей, не связанных с главной таблицей.

При нарушении одного из правил программа выведет на экран сообщение об ошибке и изменить данные будет невозможно.

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒