Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений

Лекция 6. Система распорядительной документации

Назначение и состав распорядительной документации

Независимо от характера и содержания деятельности организа­ции, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется пра­вом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов — регули­рование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входя­щих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется де­ятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, на­правлены на совершенствование организационной структуры учреж­дения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспече­ние организации финансовыми, трудовыми, материальными, инфор­мационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие свер­ху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкрет­ные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызы­вающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные доку­менты делятся на:

правовые акты, действующие на республиканском уровне, - акты, из­даваемые Президентом Республики Беларусь, Правительством республики, органами республиканской исполнительной власти;

правовые акты, действующие на уровне субъектов республики, - областей, городов республиканского значения, а так­же их территориальных образований;

правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются от­раслевыми органами исполнительной власти);

правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами республиканской исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:

акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граж­дан Республики Беларусь;

акты межведомственного характера;

акты, регулирующие.отношения органов республиканской исполни­тельной власти с подведомственными учреждениями, организация­ми и предприятиями.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

необходимость осуществления собственной исполнительно-рас­порядительной деятельности, вытекающей из функций и задач орга­низации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно не­сколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопроса (принятия реше­ний) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия ре­шений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопро­сы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности дей­ствует правительство, представительные органы местного самоуправления, го­сударственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещатель­ные по своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управ­ления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют министерства, администрации территориальных образований, ор­ганы исполнительной власти организаций, учреждений, предприя­тий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный ди­ректор, председатель правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные реше­ния по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, мате­риального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решения издаются поста­новления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

 

Процедура издания распорядительных документов

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряже­ний включает следующие стадии:

1. Инициирование решения - обоснование необходимости издания распорядительного документа.

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или програм­мой), по поручению руководства организации, по инициативе руко­водителей структурных подразделений или подведомственных орга­низаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходи­мости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве иницииру­ющих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает инте­ресы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия качественного решения. Важнейшее ус­ловие эффективности управленческого решения - объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится проект документа. Для этого необходимо определить источники такой информации. Это может быть: оперативная до­кументация учреждения; документы, поступающие из вышестоя­щих и подведомственных учреждений; законодательные акты, нор­мативная документация, научные данные и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управ­ленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа ин­формации прорабатываются различные варианты решений и по­сле всесторонней их оценки выбирается одно наиболее при­емлемое.

Третья стадия заключается в оформлении выработанного реше­ния в виде проекта распорядительного документа. Оформление про­екта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлени­ем на верхнем поле справа слова «Проект». Текст проекта распоря­дительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.

Четвертая стадия - согласование проекта документа - состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутренне­го согласования) и внешнего согласования, если необходимо прове­сти экспертизу решения в других учреждениях. Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных доку­ментов высшими органами исполнительной влас­ти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе — «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководи­телями всех заинтересованных подразделений организации, главны­ми и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией» если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой - на предмет соответствия проек­та документа действующему законодательству, а также с заместите­лями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и. дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непо­средственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа проставляется отмет­ка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Осо­бое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта распорядительного документа. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителю на подписание. Пятая стадия - внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства - предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке opганизации и представление его руководителю на подписание. Эта
стадия имеет особое значение, если проект распорядительного документа готовится по поручению вышестоящей организаций. В
этом случае проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

На шестой стадии принимается решение, выражающееся в под­писании распорядительного документа руководителем. Это решаю­щая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись ру­ководителя превращает проект документа в полноценный, обладаю­щий юридической силой документ.

Седьмая стадия призвана обеспечить доведение распорядитель­ного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тира­жирование документа, его рассылка или передача всем исполните­лям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки.

12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: