 |
Нормативно-методическая база делопроизводства.
|
|
|
|
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ
Учебное пособие
Тамбов 2007
Рекомендовано к публикации
Научно-методическим Светом ГОУ СПО
Тамбовского бизнес-колледжа
Автор-составитель: Абрамова В.Н.
Рецензент: Шуняева В.А.
Кандидат юридических наук,
Преподаватель Тамбовского
Бизнес-колледжа
Учебное пособие «Документационное обеспечение управления» предназначено для организации аудиторной и самостоятельной работы студентов Тамбовского бизнес-колледжа по специальностям «Экономика и бухгалтерский учет», «Банковское дело», «Налоги и налогообложение», «Менеджмент», «Экспертиза качества потребительских товаров», «Правоведение» и др.
Пояснительная записка
В современном динамичном мире каждая организация, предприятие, фирма нуждается в эффективном управлении. Оперативность и четкость управления, культура труда персонала и, в целом, результативность деятельности организации, предприятия, фирмы прямо связаны с документной информацией.
Документная информация, документ - это исходный момент и результат работы служащих аппарата управления. Он является основанием, для принятия управленческих решений и фиксирует их. Документ служит доказательством, свидетельствует об исполнении, обеспечивает закрепление информации для передачи ее во времени и в пространстве, служит источником для обобщений, материалом для справочной работы; свидетельством исторического прошлого.
Термин "Документационное обеспечение управления" характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами с момента их создания до сдачи в архив.
|
|
|
Основное внимание в учебном пособии уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Освоение унифицированных приемов и методов написания распорядительных документов, деловых писем в сочетании с другими навыками документирования и документационного обеспечения управления окажет прямую помощь бухгалтерам, менеджерам, специалистам экономического профиля, правоведам в этом трудоемком деле.
В конце каждой темы для закрепления изучаемого теоретического материала предлагаются вопросы для самоконтроля.
Целью изучения учебной дисциплины "Документационное обеспечение управления" является формирование у студентов теоретических знаний и практических навыков в области документоведения и использование их в дальнейшей трудовой деятельности.
В результате изучения курса студенты должны
Знать:
Ø законодательно-нормативное регулирование делопроизводства;
Ø основные требования к оформлению управленческих документов;
Ø состав, порядок расположения и правила оформления основных реквизитов документов;
Ø системы документации, отражающие определенные направления деятельности;
Ø виды документов, порядок их оформления;
Ø организацию служб делопроизводства и работу с документами;
Ø организацию документационного обеспечения управления;
Ø организацию и формы контроля за исполнением документа;
Ø порядок формирования и хранения документов.
Уметь:
Ø составлять и оформлять документы на бумажном носителе;
Ø работать с готовыми документами, созданными на данном предприятии, либо поступившими извне;
Данное учебное пособие представляет собой полный курс лекций по темам, в соответствии с утверждёнными программами по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления» и предназначено для теоретического освоения соответствующих тем и получения практических навыков студентами Тамбовского бизнес – колледжа по специальностям: 080110 «Экономика и бухгалтерский учет»; 080107 «Налоги и налогообложение»; 080501 «Менеджмент»; 080108 «Банковское дело»; 261301 «Экспертиза качества потребительских товаров»; 030503 «Правоведение».
|
|
|
Учебное пособие может быть использовано для организации как аудиторных занятий, так и самостоятельного изучения материала студентами дневного и заочного отделения.
Содержание
Содержание. 4
Раздел №1.Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях. 5
Тема 1.1. Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях. 5
Тема 1.2. Правила составления и оформления документов. 8
Раздел 2 Государственные унифицированные системы документации. 18
Тема 2.1 Система организационно-правовой документации. 18
Тема 2.2. Система распорядительной документации. 23
Тема 2.3 Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации. 27
Иностранные языковые формулы, используемые в деловой переписке. 40
Тема 2.4 Документирование трудовых правоотношений. 42
Тема 2.5 Документация по денежным и финансово-расчетным операциям. 48
Тема 2.6. Система документации по коммерческой деятельности предприятия и товароведению.. 52
Раздел 3 Технология работы с документами на предприятии. 62
(в фирме). 62
Тема 3.1 Организация делопроизводства и работы с документами. 62
Тема 3.2 Организация рационального движения документов внутри предприятия. Номенклатура дел. 67
Используемая литература. 72
Раздел №1.Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях.
Тема 1.1. Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях.
План темы:
1. Нормативно-методическая база делопроизводства.
2. Использование различных носителей информации в документировании.
Нормативно-методическая база делопроизводства.
Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению и оформлению официальной документации.
|
|
|
Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов, организацией их движения, учета и хранения называется делопроизводством. Равнозначен ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом Российской Федерации по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, учреждения, предприятия, фирмы, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – её структуру, штаты, функции, техническое обеспечение и другие аспекты.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
· законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
· указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
· правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
· правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
· правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
|
|
|
· государственные стандарты на документацию;
· унифицированные системы документации;
· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
· Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
· нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
· нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая, по сути, является общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе ДОУ и повышения его эффективности путём унификации состава и форм документов, повышения качества работы службы ДОУ на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.
Составную часть ГСДОУ представляет собой альбом образцов форм и примеров организационно-распорядительных документов. Альбом схем-плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности.
Вопросы организации работы с документами, т.е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и др. описаны в Основных положениях ГСДОУ, а также технологические решения по основным задачам делопроизводства с использованием традиционных (ручных) и автоматизированных (с использованием ПЭВМ) систем обработки информации.
Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят своё отражение в документоведении. Производственные ситуации, с одной стороны, разнообразны, с другой стороны – повторяются и требуют конкретных решений, оформленных документально. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.
Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил.
Стандартизация – это возведение в норму, обязательную к применению, прогрессивных правил, требований, выработанных в результате унификации документов для всеобщего и многократного их применения.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:
· межгосударственные (региональные) стандарты (ГОСТ), применяемые в установленном порядке;
|
|
|
· государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
· стандарты отраслей (ОСТ);
· стандарты предприятий (СТП);
· правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
Унификация – это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению.
Унификация – это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксация реквизитов на бумаге.
Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определённых видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:
· Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
· Унифицированная система банковской документации;
· Унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
· Унифицированная система отчетно-статистической документации;
· Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
· Унифицированная система документации по труду;
· Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;
· Унифицированная система внешнеторговой документации.
При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.
Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием. Организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации.
Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.
Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.
Трафаретизация – это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную.
Особенно актуальна трафаретизация в работе с деловой корреспонденцией. Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.
Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.» Требования к оформлению документов.
Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введён в действие с 01.07.2003. Постановлением Госстандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 года.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе ОРД (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включённые в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, требования к изготовлению, учёту, хранению и использованию бланков с воспроизведением на них Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации.
|
|
|
