 |
Личная карточка формы Т-2.
|
|
|
|
Личная карточка формы Т-2 является основным учетным и аналитическим документом. Заполняется на весь персонал предприятия (постоянных работников, временных, совместителей и т. п.), после издания приказа о приёме на работу или назначении на должность.
Совокупность личных карточек формы Т-2 составляет картотеку личного состава предприятия. Данная форма заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании или квалификации, решений аттестационной комиссии и т. п.) в одном экземпляре и хранится на предприятии в специальной картотеке отдельно от других документов по личному составу.
Личная карточка формы Т-2 является документом, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятия. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесения их в карточку Т-2 (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных видов отпусков, изменения оплаты труда, данных воинского учета и т. д.).
В случае увольнения работника, в карточку записывается информация об увольнении. Работника обязаны ознакомить с записями в карточке. Далее карточка перекладывается из картотеки работающих в картотеку уволенных (в алфавитном порядке) сотрудников, затем ещё год хранится в отделе кадров, формируется в дело и сдаётся в архив.
Срок хранения карточки Т-2 – 75 лет.
Характеристика работника — это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, аттестация на должность и т. п.).
|
|
|
В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деятельности и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; оттиск печати.
В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:
1. Анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование.
2. Данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.).
3. Собственно характеристика, т. е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений.
4. Заключительная часть. Она содержит выводы, в которых указываются назначение характеристики.
Текст характеристики излагается в форме третьего лица.
Автобиография работника — документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.
Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу. Форма изложения — повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.
|
|
|
В автобиографии обычно указывают:
• наименование вида документа;
• имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения;
• сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);
• образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы;
• должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.
Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место.
В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.
Анкета работника заполняется работником собственноручно при оформлении на предприятие. Данные вносятся на основании документов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью.
Личное дело работника – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Личные дела заводятся на руководящих работников, специалистов и материально ответственных лиц. Порядок оформления личных дел не регламентирован общегосударственными законодательными и нормативными актами, поэтому предприятия по-своему решают порядок их формирования и ведения.
Как правило, в него помещают документы, заполненные сотрудником при приеме на работу: заявление, личный листок или анкету, автобиографию или резюме. Кроме того, в личное дело помещают копии документов об образовании, выписку из приказа по личному составу о приеме на работу и другие документы, относящиеся к данному лицу.
Наиболее рациональным представляется следующий пакет документов, сформированный в момент приёма работника на работу:
• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• заявление о приеме на работу, направление или представление;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• автобиография;
• копии документов об образовании;
|
|
|
• характеристики;
• выписка из приказа о приеме;
дополнение к личному листку по учету кадров;
В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, характеризующие изменения анкетно - биографического и служебного характера.
Следует помнить, что личное дело – это совокупность документов долговременного хранения, поэтому в него не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временный срок хранения до 10 лет (справки о состоянии здоровья и с места жительства).
В случае увольнения работника, документы его личного дела извлекаются из обложки и помещаются в папку с твердой обложкой для дальнейшего хранения в архиве, а в освободившуюся обложку под тем же номером помещают личное дело вновь принятого работника. Личные дела сдаются в архив и хранятся 75 лет.
На предприятии, как правило, должен вестись учет личных дел в специальных журналах.
Рис. 1 Последовательность документирования при приёме на работу
|
|
|
