Организация рационального движения документов.

В целях рационализации и оптимизации движения документов внутри предприятия следует установить единый порядок передачи документов для обработки – через лицо, ответственное за документационное обеспечение. Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Эти этапы оформления документов осуществляют сотрудники подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность их оформления.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций, в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов, их согласование, подписание и утверждение документов.

Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки, кроме того, исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он должен быть помещен.

Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Полученные документы должны поступать к исполнителю в день регистрации в соответствии с указанием руководителя и с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения документа, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, о датах промежуточного исполнения, о дате и результате окончательного исполнения. Исполнитель несет ответственность за полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.

При организации рациональной системы документационного обеспечения в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией является документопоток.

Основными управляемыми параметрами документопотока являются:

-содержание или функциональная принадлежность;

-структура потока;

-направление потока и его объем.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него.

Структура потока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация.

Направление потока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

По функционально-целевому назначению в основном это информационные документы, плановая, распорядительная, финансовая. Состав входящей документации зависит от специфики деятельности управленческой структуры.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен состав и объем документопотоков и установлены рациональные схемы их движения.

В организации на основе действующих унифицированных систем документации (УСД), собственного опыта и сложившейся практики целесообразно также проведение работ по исследованию потоков документов, рационализации документопотоков.

Основные цели исследования документопотоков организаций:

-повышение эффективности управленческой деятельности;

-ускорение движения документов в организации;

-уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые над документами. Результаты аналитической работы по изучению, регулированию и оптимизации документооборота являются основой для подготовки раздела об этапах содержания и обработки внутренних и исходящих документов.

По качеству подготовки этих разделов можно судить о научно-методическом потенциале действующем в организации службы ДОУ и о культуре труда руководства и сотрудников.

Подсчет объема документооборота может проводиться как в целом по отрасли народного хозяйства, так и в отдельных звеньях управления. Службой ДОУ организации, как правило, проводится учет количества документов.

Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования приобретения технических средств обработки документов.

Объем документооборота – основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата. Реальным путем сокращения объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем.

Бумажный документооборот может в ряде случаев быть заменен использованием телефонной связи. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, показывающего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции «честного купеческого слова».

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств.

Важное значение имеет соблюдение стандарта «Унифицированные системы документации». Придание юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники, установлением единого комплекса обязательных реквизитов любых документов.