 |
Совершенствование учета кассовых операций
|
|
|
|
Качественные изменения в организацию бухгалтерского учета денежных средств должно внести использование предприятием автоматизированных систем управления (АСУ).
На данном этапе бухгалтерия исследуемого экономического субъекта использует частичную автоматизацию рабочих мест.
Предприятию можно предложить автоматизировать формирование первичной документации, т.к. выписка кассовых ордеров осуществляется в ручную.
К первичным документам относятся приходные и расходные кассовые ордера.
Выполнить действия: занести необходимую информацию в кассовые ордера.
При заполнении кассовых ордеров отражаются следующие данные: дата получения (выбытия), корреспондирующий счет, наименование от кого получено (или кому выдано), основание и другие характеристики в зависимости от содержания хозяйственной операций. Кассовому документу присваивается порядковый номер, по которому в дальнейшем и обращаются при поиске в программе.
Выполнить действия: Найти в меню программы «Создание кассового ордера». Внести необходимые данные в документ и сохранить.
Кассовые ордера заносятся в программу 1 раз в три дня. Для сверки информации выдается оборотная ведомость, в которой подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты и выводится остаток по дням.
Выполнить действия: Найти в меню «Оборотная ведомость». Ввести необходимую дату, на которую выводиться оборотная ведомость. Распечатать.
Бухгалтерская проводка необходима для внутреннего контроля за движением денежных средств.
Рассчитаем экономическую эффективность от автоматизированной системы. Экономическая эффективность рассчитывается для оценки целесообразности решения экономических задач с использованием компьютера.
|
|
|
Ее определяют с помощью трудовых и стоимостных показателей. Основным при расчетах является метод сопоставления данных базисного и отчетного периода. В качестве базисного периода принимают затраты на обработку информации до внедрения автоматизированной системы. Основными показателями экономической эффективности является годовая экономия (Эгод), коэффициент экономической эффективности капитальных вложений (Еб), срок окупаемости для их определения необходимо сравнить два варианта:
а) базовый;
б) сравнительный.
Для расчетов приведена следующая информация по данной организации:
До внедрения автоматизации затраты на материалы составляли 120 руб. в месяц.
На текущий момент рабочие места бухгалтеров достаточно автоматизированы, однако до сих пор не исключена полностью бумажная работа. Однако при существующих на сегодняшний день программных средствах полностью отказаться от бумажной работы не составляет труда. Поэтому при расчете срока окупаемости можно исходить из полной замены ручного труда машинным.
Для примера посчитаем срок окупаемости внедрения АСУ на рабочем месте бухгалтера.
Таблица 16
Технические средства
| Показатель | Значение |
| 1 | 2 |
| Процессор Jntel CPU Celeron 1700 Socket 478 128k | 1960 |
| Системы охлаждения – Yolcano 6 Cu | 250 |
| Операционная память – 128 Mb (PC –2100) 133 MHz | 792 |
| Жесткие диски – 200 gb Maxtor MX 2BO20H1< 5400 > | 1760 |
| Монитор – 15 Samsung Samtron 56E | 3944 |
| Клавиатура – Keyboard Win 95 Mitsuni PS/2 | 258 |
| Мышь – Mouse genius NetScpole Eye | 359 |
| Коврик д/мыши | 17 |
| Принтер HP LaserJet 1000W | 6981 |
| Сетевой фильтр | 145 |
| Стоимость программы «Обработка кассовых дкументов» | 5000 |
| Затраты на внедрение программы | 300 |
| Срок службы вычислительной техники, лет | 8 |
| Годовая норма амортизации ЭВМ,% | 15 |
| Годовой фонд времени использования ЭВМ, тыс.час. | 2,4 |
| Фактический фонд времени использования ЭВМ для решения задачи, тыс.час. (годовой фонд) | 1,7 |
| Кол-во работников занятых учетом кассовых операций, чел. | 1 |
| Средняя зарплата 1-го работника в месяц, руб. | 2500 |
| Стоимость расходных материалов, руб. в месяц | 100 |
| Суммарная электрическая мощность ЭВМ, Вт/ч | 350 |
| Стоимость 1 кВТ/часа э/э, руб. | 1,42 |
| Косвенная экономическая эффективность, тыс.руб. | 12 |
|
|
|
Методика расчета экономической эффективности:
Определим затраты по вариантам:
Первый вариант (ручной счет):
Текущие затраты рассчитывают по формуле:
С1=Сзп+Смат, (4)
где Сзп –заработная плата бухгалтера
Смат – стоимость расходных материалов
К1=0, т.к. капитальных вложений нет.
Сзп= зарплата бухгалтера годовая – 30000 руб.
Смат- стоимость расходных материалов –1440 руб.
С1=30000+1440=31440 руб.
Второй вариант (с использованием ЭВМ):
Капитальные вложения по варианту складываются из следующих показателей:
К2= Квт+Кппп+Кпроек.+Кобуч.+К помещ., (5)
где Квт-стоимость вычислительной техники и оборудования –16466 руб.
Кппп –стоимость бухгалтерского пакета – 5000 руб.
Кпроек - проектирование системы установки программы –2500 руб.
К обуч- стоимость обучения программе бухгалтера – 1800 руб.
Кпомещ. - затраты на оборудование рабочего места бухгалтера –0.
К2=16466+5000+2500+1800=25766 руб.
Рассчитаем текущие затраты по вариантам по формуле:
С2=Сзп+Сам+Сэ/э+Смат+Спрочие, (6)
где Сзп-годовой фонд з/платы бухгалтера -30000 руб.
Сам-затраты на амортизацию компьютера и дополнительного оборудования – 15687 *15%=2353 руб.
Сэ/э –затраты на электроэнергию – (1700*350)*1,42/1000=845 руб.
Смат - затраты на материалы –1200 руб.
Спрочие – 0.
С2=30000+2353+845+1200=34398 руб.
Рассчитаем годовую экономию:
С=С1-С2 (7)
С косв= 12000 руб.
С2=34398- Скосв=34398-12000= 22398 руб.
С=31440-22398=9042 руб.
Годовой экономический эффект:
Э год=З1-З2 (8)
где З1=С1, т.к.К1=0.
З2=С2+К2*Ен, (9)
где Ен =0,35 руб/год - нормативный коэффициент использования вычислительной техники
Ен означает, что на каждый рубль капитальных вложений использование вычислительной техники приносит дополнительную экономию в размере 0,35 руб. в год.
З1=С1=31440 руб.
З2= (22398+25766)*0,35=16857,40 руб.
Э год=З1-З2=31440-16857,40=14582,60 руб.
Рассчитаем Ер= (С1-С2)/ (К1-К2)=(31440-22398)/25766=0,351.
Если Ер>Ен, то внедрение ЭВМ и программы целесообразно. В нашем случае 0,351>0,35, то делаем вывод, что внедрение ЭВМ и программы целесообразно.
|
|
|
Рассчитаем срок окупаемости - tр= 1/Ер=1/0,351=2,9 года.
Если tр≤ tн, то внедрение ЭВМ экономически эффективно.
tн=1/Ен=1/0,35=2,9 года.
2,9≤2,9, значит 2-й вариант экономически эффективен.
Из вышеизложенного следует: внедрение автоматизированной системы расчета выписки кассовых ордеров экономически эффективно. Годовая экономия составит 9042 руб., а годовой экономический эффект 14582,60 руб., срок окупаемости –2,9 лет.
В этом случае бухгалтер не выписывает ручным способом приходные и расходные кассовые ордера. Первичные документы оформляются путем заполнения соответствующих реквизитов на макетах форм документов, воспроизводимых на дисплее ЭВМ. После этого документы распечатываются и передаются для исполнения.
Использование компьютерной обработки кассовых документов позволит бухгалтерии значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета денежных средств.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В условиях рыночной экономики наиболее ликвидная часть имущества организации — денежные средства, которые представляют ее рабочий капитал. От его размера и четкой постановки бухгалтерского учета зависит финансовая устойчивость фирмы, ее платежеспособность.
Наличные расчеты в сравнении с безналичными расчетами имеют следующие недостатки:
- наличные денежные средства применяются главным образом в платежном обороте, в котором участвуют физические лица, а также расчеты на незначительные суммы;
- хранение денежной наличности в кассах предприятий (учреждений, организаций) лимитируется банком, т.е. наличные денежные средства должны хранится в кассах до определенной суммы.
Организация учета кассовых операций рассмотрена на примере ООО «Спецтехноком».
Основной вид деятельности предприятия – оптовая торговля товарами народного потребления.
Общество возглавляет директор, который осуществляет текущее руководство деятельностью общества.
|
|
|
Учет операции с наличными денежными средствами (хранение, поступление, расход) на предприятии осуществляются в кассе.
Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей согласно договора о материальной ответственности.
В кассе предприятия разрешается хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и на другие небольшие платежи.
Лимит остатка кассы установлен в размере 50,0 тыс руб. Денежные средства сверх установленного лимита предприятие сдает в банк. Учет денежной наличности ведется на счете 50 «Касса».
Из кассы денежные средства выдаются:
- на выплату заработной платы;
- под отчет лицам предприятия;
- на командировочные расходы и другие цели.
Поступление и выдача наличных денежных средств осуществляется по кассовым ордерам формы № К0-1,2.
В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины, проводится внутренний аудит кассовых опеарций.
Комиссия, созданная приказом директора, сверяет сальдо по кассовой книге с фактической кассовой наличностью. Результаты проверки оформляются актом в двух экземплярах.
Банк, обслуживающий ООО «Спецтехноком», один раза в квартал проверяет состояние кассовой дисциплины клиента. При выявленных нарушениях банк направляет в налоговый орган представление с приложением копий справок по указанной проверке для принятия мер финансовой и административной ответственности.
В ноябре 2003 г. проведен аудит кассовых операций.
Цель и задача аудита - проверить учет наличных денежных средств за 10 месяцев 2003 г..
В ходе проверки выявлено следующее:
- с кассиром заключен договор о материальной ответственности от 18.02.2000.
- помещение кассы не оборудовано сигнализацией;
- деньги хранятся в сейфе.
В ходе инвентаризации кассы не были выявлены неподтвержденные приходными кассовыми ордерами наличные деньги.
Проверка правильности и полноты оприходования денежных средств показала, что поступившие денежные средства своевременно и в полном объеме оприходованы в кассу.
Проверка наличных расчетов с организациями и физическими лицами показала, что необоснованно материальная помощь отнесена на издержки производства. Отражена: Д-т 50 К-т 10. Следует отразить: Д-т 50, К-т 91
Предприятие ведет расчеты с физическими лицами, без применения ККМ.
Рекомендовано использовать ККМ.
Проверен арифметический подсчет кассовых оборотов и правильность выведения остатка на конец дня. Замечаний нет.
|
|
|
Рекомендовано произвести корректировку расчетов по налогу с продаж по ПКО № 395 от 03.06.03 г.; № 397 от 04.06.03 г.; № 399 от 05.06.03 г.
Комиссией были даны рекомендации по устранению выявленных нарушений, а также предложено главному бухгалтеру по недостаткам представить письменные объяснения; руководителю представить план мероприятий по устранению недостатков, выявленных в ходе проверки в течении 10 рабочих дней; провести инвентаризацию расчетов и внести необходимые исправления.
Список использованной литературы
1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ.
2. Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.03 г. N 54-ФЗ
3. Налоговый кодекс РФ. Часть 2. Федеральный закон от 05.08.2000 г. № 117-ФЗ (в ред. Федерального закона от 29.12.2000 г. № 166-ФЗ).
4. Письмо ЦБ России № 40 от 22.09.93г. «Порядок ведения кассовых операций в РФ» (с изменениями от 26 февраля 1996 г. № 247).
5. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.
6. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5.01.98 г. № 14 П в ред. ЦБ РФ от 31.10.2002 № 1201-У.
7. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации». ПБУ 9/99. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. № 32н.
8. Постановление Правительства РФ от 2.10.02 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»
9. Указ ЦБ РФ от 14.11.01. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке».
10. Астахов П. Бухгалтерский (финансовый) учет. Учебное пособие.- М.,2003 г
11. Безруких П.С. Как работать с новым Планом счетов. – М., 2001 г.
12. Бородина В.В Бухгалтерский учет: Учебное пособие – М., 2002 г.
13. Брызгалин А.В., Берник В.Р., Головкин А.Н. Бухгалтерский учет на основе налогового кодекса РФ.- М.,2001
14. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учет активов и расчетных операций. Учеб.пособие / В.А.Пипко, В.И.Бережной, Л.Н. Булавина и др.- М.,2002.
15. Бухгалтерский учет: Основные документы (ПБУ). Профессиональные комментарии.- М.,2002.
16. Камышанов П.И. Бухучет и аудит.- М.,1999.
17. Касьянова Г.Ю., Котко Е.А., Топольская Е.Б. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учёте.- М., 1999 г.
18. Комментарий к новому Плану счетов бухгалтерского учета / А.С.Бакаев, Л.Г.Макарова, Е.А. Мизиковский и др.// Под ред. А.С.Бакаева.- М.,2001
19. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие.- 4-е изд.,перераб. и доп.- М., 2001.
20. Кожевинов В.Я. Бухгалтерский учет.- М.,2001
21. Козлова Е. П., Бабченко Т.Н., Галанина Е. Н. Учет кассовых операций // Приложение к журналу «Бухгалтерский учет». 2001. № 13, 14.
22. Нормативная база бухгалтерского учета: Сборник официальных материалов/ Предисловие и составление А.С.Бакаева.- М., 2001
23. Палий В.Ф. Комментарий нового Плана счетов бухгалтерского учета, 2001 г. – М.,2001
24. Палий В.Ф., Палий В.В. Финансовый учет: Учебное пособие.-2-е изд..-М.,2001
25. Практическая бухгалтерия: от создания до ликвидации организации./ Под ред.Кожинова В.Я.- М.,1999
26. Петров И.К. Ревизия денежных средств в кассе // Консультант бухгалтера, вып. 8-9. – М.,1999
27. Пипко В.А. «Бухгалтерский учет денежных средств».- М.,1999
ПРИЛОЖЕНИЕ
Бухгалтерская документация по кассовым операциям
| Договор о материальной ответственности кассира | |
| Приходный кассовый ордер | форма № КО-1 |
| Расходный кассовый ордер | форма № КО-2 |
| Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров | форма № КО-3 |
| Расчетно-платежная ведомость | форма № Т-49 |
| Платежная ведомость | форма № Т-53 |
| Авансовый отчет | форма № АО-1 |
| Объявление на взнос наличными | форма № 0402001 |
| Кассовая книга | форма № КО-4 |
| Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств | форма № КО-5 |
| Акт проверки денежных средств кассы | форма № КМ-9 |
| Акт инвентаризации денежных средств в кассе | форма № ИНВ-15 |
| Журнал-ордер и ведомость по кассе | № 1 |
ПРИЛОЖЕНИЕ
Перечень применяемых постоянных бухгалтерских проводок по учету средств на расчет. счете:
| Д-т | К-т | Содержание проводок |
| 51 | 06 | Возврат долгосрочного займа заемщиком, оплата долгосрочного векселя, возврат учредительского взноса от дочернего предприятия и др. |
| 51 | 09 | Поступление арендной платы по договору о сдаче ОС в долгосрочную аренду. |
| 51 | 44 | Поступление процентов от покупателя при продаже товаров в кредит. |
| 51 | 46 | Поступила стоимость реализуемых продукции, работ, услуг, транспортных расходов и тары, оплачиваемых покупателем отдельно. |
| 51 | 47,48 | Поступила выручка за реализуемые основные средства и нематериальные активы. |
| 51 | 57 | Зачисление на счет средств, числившихся в пути (сданных из кассы предприятия). |
| 51 | 58 | Возврат краткосрочного займа заемщиком, возврат банком депозитов. |
| 51 | 60 | Возврат дебиторской задолженности от поставщика, образовавшейся по разным причинам. |
| 51 | 61 | Возвращен ранее выданный подрядчику аванс. |
| 51 | 62 | Поступили от покупателей суммы в порядке предоплаты. |
| 51 | 63 | Поступление сумм по удовлетворенным ранее выставленным претензиям. |
| 51 | 64 | Поступление от заказчика аванса. |
| 51 | 65 | Поступление от страховых компаний страховых возмещений. |
| 51 | 67 | Поступление или возврат средств внебюджетных фондов. |
| 51 | 68 | Возврат по расчетам с налоговой службой. |
| 51 | 69 | Поступления от фондов социальной защиты при превышении расходов над отчислениями. |
| 51 | 75 | Поступление учредительских взносов от учредителей. |
| 51 | 76 | Поступление арендной платы при краткосрочной аренде, поступление, кредиторской задолженности от различных кредиторов. |
| 51 | 78 | Поступления платежей от дочерних предприятий- |
| 51 | 80 | Зачисление доходов по ценным бумагам, поступление доходов прошлых лет, поступление штрафов, пени, неустойки по хоздоговорам. |
| 51 | 83 | Поступление сумм в счет будущих доходов (арендная плата, квартплата). |
| 51 | 88 | Поступление сумм в счет безвозмездной помощи. |
| 51 | 90 | Зачисление краткосрочных кредитов. |
| 51 | 92 | Зачисление долгосрочных кредитов. |
| 51 | 94 | Получение средств от заимодавцев на срок до года. |
| 51 | 95 | Получение средств от заимодавцев на срок свыше года. |
| 51 | 96 | Поступление из бюджета компенсаций на детей, для совместной деятельности, по плану конверсии, на содержание госучреждений, на дотацию убыточных предприятий и др. |
| 06 | 51 | Оплачено приобретение ценных бумаг, перечислен учредительский взнос в дочернее предприятие, и т.п.. |
| 50 | 51 | Получены наличные деньги по чеку из банка в кассу. |
| 56 | 51 | Оплата приобретенных у акционера собственных акций, оплата приобретенных денежных документов (почтовых, пошлинных марок, путевок и др.). |
| 57 | 51 | Перечислены средства для приобретения валюты. |
| 58 | 51 | Оплата приобретенных ценных бумаг, перечисление на депозит временно свободных средств. |
| 60 | 51 | Оплата счетов поставщиков, подрядчиков за все виды поставок ТМЦ, оказанных услуг, работ. |
| 61 | 51 | Перечислен аванс поставщику, подрядчику по договору в счет будущих поставок ТМЦ, выполняемых работ. |
| 62 | 51 | Возвращение кредиторской задолженности при несостоявшейся сделке (полностью или частично). |
| 63 | 51 | Списание сумм по удовлетворенным претензиям в пользу покупателя, списано в пользу банка при ошибочно зачисленных суммах на расчетный счет по предыдущим выпискам. |
| 64 | 51 | Возврат ранее полученных авансов от покупателей. |
| 65 | 51 | Перечисление взносов страховым компаниям по договорам индив.и личного страхования. |
| 67 | 51 | Перечислены взносы, отчисленные по Положениям и расчетам в различные внебюджетные фонды. |
| 68 | 51 | Перечислены налоги, отчисленные по Положениям и расчетам по видам налогов. |
| 69 | 51 | Перечислены взносы, отчисленные по Положениям и расчетам в различные фонды социальной защиты населения (пенсионный, медстрахования, соцстрахования, фонд занятости и др.). |
Рис.1. Организационная структура управления ООО "Спецтехноком"
Таблица 1
Движение денежных средств предприятия ООО «Спецтехноком»
| Поступило | Израсходовано | ||||||||
| Текущая деятельность, тыс.руб. | |||||||||
| Наименование операции | 2002г | 2003г | Откл. (+ -) | Наименование операции | 2002 г | 2003 г | Откл. (+ -) | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ||
| Выручка | 7189 | 7616 | +427
| Платежи поставщикам | 10145 | 20528 | +10383 | ||
| Поступления дебиторской задолжен-ти | 22964 | 21927 | -1027 | Выплата зарплаты | 10801 | 18841 | +8040 | ||
| Поступление от продажи МТЦ, бартера | 41545 | 41545 | - | Платежи в бюджет и внебюджетные фонды | 1042 | 2251 | +1209 | ||
| Авансы покупателей | 210100 | 250000 | +39900 | Платежи процентов за кредит | 440 | 530 | +90 | ||
| Продажа основных фондов, нематериальных активов | 760 | 760 |
| Погашение кредиторской задолженности | 144800 | 147960 | +3160 | ||
| Краткосрочные кредиты и займы | 30000 | 47000 | +17000 | Погашение краткосрочных кредитов и займов | 10000 | 13000 | +3000 | ||
| Поступление средств от продажи долгосрочных финансовых вложений | 6990 | 9780 | +2790 | Капитальные вложения на развитие производства | 20500 | 54000 | +33500 | ||
| Дивиденты, проценты от долгосрочных финансовых вложений | 10000 | 12000 | +2000 | Долгосрочные финансовые вложения | 10200 | 12100 | +1900 | ||
|
| |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ||
| Долгосрочные кредиты и займы | 32000 | 33000 | +1000 | Погашение долгосрочных кредитов и займов | 6000 | 10000 | +4000 | ||
| Поступления от продажи и оплаты векселей | 10000 | 8000 | -2000 | Прочие расходы | 21000 | 27000 | +6000 | ||
| Прочие поступления | 25200 | 30500 | +5300 | ||||||
| Итого | 396748 | 462128 | +65380 | 234928 | 306210 | +71282 | |||
|
сверка
сверка
Рис. 2. Схема учета кассовых операций ООО «Спецтехноком»
Организация учета кассовых операций рассмотрена на примере ООО «Спецтехноком».
Общество с ограниченной ответственностью «Спецтехноком» образовано в 2001 г. как частное предприятие.
Целью предприятия является получение прибыли.
Структура управления ООО «Спецтехноком» представлена на рис.1.
|
|
|
