 |
Учет расчетов с подотчетными лицами
|
|
|
|
Организация в процессе финансово-хозяйственной деятельности имеет право некоторые суммы в подотчет своим работникам.
Подотчетными суммами, называются денежные авансы, выданные предприятием из кассы на расходы, для осуществления оперативной деятельности предприятия (на хозяйственные расходы, на расходы по командировкам, на закупку товарно-материальных ценностей).
Кроме того, наличные денежные средства выдаются, как подотчетные суммы отдельным подразделениям организации, не состоящим на отдельном балансе. Руководитель организации должен утвердить список лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет.
Подотчетные суммы обычно выдаются из кассы организации, но при временном отсутствии у организации кассы, разрешается выдавать денежные средства в подотчет непосредственно из кассы банка.
Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании приказа руководителя или заявления работника с разрешительной подписью руководителя. При этом в приказе или заявлении должны быть указаны срок, на который выдаются подотчетные средства. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время.
Согласно порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные денежные средства в подотчет, обязаны не позднее 3-х рабочий дней по истечению срока, на который они выданы или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах. Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по раннее выданному ему авансу. Передача выданных денежных средств в подотчет одним работником другому запрещается.
|
|
|
После проведения хозяйственных операций, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов и оформлении авансового отчета.
Наиболее распространенный случай выдачи денег в подотчет являются командировочные расходы. Основными нормативными документами, регламентирующими оформление командировочных расходов, является:
§ Постановление правительство РФ от 13.10.2008г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
§ Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Согласно ст. 166 ТК РФ, командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя фирмы, для выполнения того или иного поручения вне места его постоянной работы. ТК не содержит ограничений по срокам командировки, однако устанавливает максимальный срок командировки 40 дней. Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой.
В состав этих расходов входят:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
Согласно п. 12 Положения о служебных командировках расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают в себя оплату проезда транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта (если они находятся за чертой населенного пункта) при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
|
|
|
Согласно п. 14 Положения о служебных командировках расходы по бронированию и найму жилого помещенияна территории РФ возмещаются работникам (кроме случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом. Соответственно, работодатель обязан возместить работнику расходы:
- по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ (кроме случаев, когда ему предоставляется бесплатное жилое помещение);
- по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в случае вынужденной остановки в пути;
- по найму жилого помещения при направлении работников в заграничные командировки, подтвержденные соответствующими документами.
В соответствии с п. 11 Положения о служебных командировках дополнительные расходы (суточные), связанные с проживанием вне места жительства, возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки, и за период нетрудоспособности, наступившей в командировке. Размер суточных при командировках как по России, так и за рубежом определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.
В соответствии со ст. 168 ТК РФ все иные командировочные расходы, произведенные работником с ведома или разрешения работодателя, возмещаются.
К таким расходам можно отнести:
- расходы по оплате услуг связи;
- дополнительные расходы, связанные с наймом жилья (в т.ч. на бронирование номера);
- расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;
- расходы на получение визы;
- сборы за услуги аэропортов;
- комиссионные сборы;
|
|
|
- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
- другие расходы.
Организации имеют право самостоятельно в локальных нормативных актах (например, приказе) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов.
Документальное оформление служебной командировки состоит из следующих документов:
· Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
· Приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9)
· Приказ о направлении нескольких работников в командировку (форма N Т-9а)
· Табель учета рабочего времени. Командировка (форма N Т-13).
По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней отчитаться об истраченной сумме аванса, которую ему выдали на командировочные расходы (по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55).
Вместе с авансовым отчетом работник должен представить командировочное удостоверение (с отметками о пребывании в командировке), документы о найме жилого помещения, о фактических расходах по проезду, а также об иных расходах, связанных с командировкой.
Авансовый отчет, который предоставляет подотчетное лицо в бухгалтерию необходимо утвердить руководителем организации.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Сальдо дебетовое счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации, а сумма сальдо кредитовое отражает сумму не возмещенного работнику перерасхода по подотчетным суммам.
Перед командировкой сотруднику выдают деньги в подотчет авансом, и на основе расходного кассового ордера в учете делается запись:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»
На все суммы расходов, согласно авансовому отчету и документов, приложенных к нему, делается запись:
Дебет 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»
|
|
|
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
При оплате подотчетным лицом любых видов кредиторской задолженности на основании счета-фактуры делается проводка:
Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Если подотчетное лицо приобретает материалы для хозяйственных нужд или несет расходы, которые подтверждены счетом-фактурой с выделением НДС, то в учете будет сделана проводка:
Дебет 10 «Материалы», 44 «Расходы на продажу»
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму фактических расходов без НДС
Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям»
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму НДС согласно счету-фактуре
Если подотчетное лицо в установленные сроки не предоставило подтверждающих понесенные расходы документов, то данную сумму возможно, согласно ТК РФ, вычесть из его заработной платы, что в учете отражается следующими проводками:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму невозвращенных подотчетных сумм
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - удержание задолженности по подотчету из заработной платы работника
Неизрасходованные деньги работник должен вернуть в кассу:
Дебет 50 «Касса» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
|
|
|
