 |
Документальное оформление и учет движения материалов
|
|
|
|
Материалы - представляют собой предметы труда, которые изменяют форму, состав, состояние при изготовлении готовой продукции, предназначенной для продажи или использования на нужды производства.
В зависимости от той роли, которую играют разнообразные производственные запасы в процессе производства, их подразделяют на следующие группы: сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, отходы (возвратные), топливо, тара и тарные материалы, запасные части, инвентарь и хозяйственные принадлежности.
Сырье и основные материалы — предметы труда, из которых изготовляют продукт и которые образуют материальную (вещественную) основу продукта. Сырьем называют продукцию сельского хозяйства и добывающей промышленности (зерно, хлопок, скот, молоко и др.), а материалами — продукцию обрабатывающей промышленности (мука, ткань, сахар и др.).
Вспомогательные материалы используют для воздействия на сырье и основные материалы, придания продукту определенных потребительских свойств или для обслуживания и ухода за орудиями труда и облегчения процесса производства (специи в колбасном производстве, смазочные, обтирочные материалы и др.).
Покупные полуфабрикаты — сырье и материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией. В изготовлении продукции они выполняют такую же роль, как и основные материалы, т.е. составляют их материальную основу.
Возвратные отходы производства — остатки сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую продукцию, полностью или частично утратившие потребительские свойства исходного сырья и материалов (опилки, стружка и др.).
|
|
|
Из группы вспомогательных материалов отдельно выделяют в связи с особенностью их использования топливо, тару и тарные материалы, запасные части.
Топливо подразделяют на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (на отопление).
Тара и тарные материалы — предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции (мешки, ящики, коробки).
Запасные части используют для ремонта и замены износившихся деталей машин и оборудования.
Инвентарь и хозяйственные принадлежности — это часть материально-производственных запасов организации, используемая в качестве средств труда в течение не более 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев (инвентарь, инструменты и др.).
Указанные классификации производственных запасов используют для построения синтетического и аналитического учета, а также составления статистического отчета об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплуатационной деятельности.
Основным счетом по учету материалов является активный счет 10 «Материалы», по дебету счета показывается остаток материалов и их поступление, а по кредиту — списание материалов при их расходовании или выбытии.
К счету 10 «Материалы» открыты следующие субсчета:
1 Сырье и материалы;
2 Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали;
3 Топливо;
4 Тара и тарные материалы;
5 Запасные части;
6 Прочие материалы;
7 Материалы, переданные на переработку в сторону;
8 Строительные материалы;
9 Инвентарь и хозяйственные части;
10 Специальная оснастка и специальная одежда на складе;
11 Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.
Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств, собственного производства.
|
|
|
Для выполнения производственной программы предприятия определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их. На поставку материалов предприятие заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.
Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке: вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы — платежное требование, товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.
В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов.
Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций — экспедитору для получения и доставки материалов. Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.
Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.
|
|
|
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.
В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).
Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй — для оприходования материалов получателем; третий — для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.
Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.
|
|
|
Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других организаций и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.
Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.
Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.
Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.
Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.
Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются в двух или трех экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой — складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.
Лимитно-заборная карта может выписываться в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карте складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материалов со склада.
|
|
|
Отпуск материалов со склада производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование №_» и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.
Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя, - у кладовщика.
Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте (с распиской получателя), а второй (с распиской лица, отпускающего ценности) передается получателю ценностей.
Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения, как правило, в трех экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов, а третий — в бухгалтерию. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.
При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.
Списание материалов (вследствие их непригодности) оформляют актом на списание материалов, который составляется специально созданной комиссией с участием материально ответственного лица.
Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.
На фактически израсходованные материалы подразделение-получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованы материалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин. В необходимых случаях в акте указывают количество изготовленной продукции либо объем выполненных работ. Кроме того, подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передают их в бухгалтерию.
В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.
Для оценки материально-производственных запасов в текущем учете могут применяться учетные цены, устанавливаемые организацией по каждому виду МПЗ. Фактическая себестоимость материалов на отчетную дату определяется по учетным ценам, скорректированным на процент отклонения фактических затрат от стоимости по учетным ценам.
В организацию материалы поступают за плату от поставщиков, от подотчетных лиц, путем изготовления в самой организации, внесения в качестве вклада в уставный капитал, получения безвозмездно, от ликвидации имущества, в обмен на другое имущество.
Учет поступления материалов ведется либо непосредственно на счете 10 «Материалы», либо с использованием счетов 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
В дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» относится фактическая себестоимость материально-производственных запасов, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщиков и другие документы, подтверждающие расходы на приобретение (заготовление) материалов.
Оприходование материалов, фактически поступивших в организацию, отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» с кредита счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» по учетным ценам, а разницу между фактической себестоимостью приобретения и учетными ценами относят на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»:
Дебет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»
Кредит 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»
если фактическая себестоимость больше учетной цены;
Дебет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»
Кредит 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»
если фактическая себестоимость меньше учетной цены.
Израсходованные или проданные материалы списывают на соответствующие счета с кредита счета 10 «Материалы» по учетным ценам. Накопленные на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» разницы между фактической себестоимостью приобретенных материалов и стоимостью их по учетным ценам списываются (сторнируются — при отрицательной разнице) с кредита счета 16 в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) или других соответствующих счетов. Порядок списания устанавливается организацией, одним из вариантов может быть, например, списание пропорционально стоимости израсходованных материалов по учетным ценам.
Средний процент отклонений фактической себестоимости заготовленных материальных ценностей от их стоимости по учетным ценам (процент транспортно-заготовительных расходов) следует исчислять с учетом остатков на начало месяца, числящихся на счетах 10 «Материалы» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Для этой цели используется формула:
Средний % отклонений = ((СОнм + ПОтм)*100)/(СМПТЗнм + ПМПТЗтм),
где СОнм — сальдо отклонений на начало месяца;
ПОтм – поступление отклонений в течение месяца;
СМПТЗнм – сальдо материальных производственно-товарных запасов на начало месяца;
ПМПТЗтм – стоимость поступивших материальных производственно-товарных запасов в течение месяца.
Бухгалтерские проводки по поступлению материалов приведены в таблице 6.
Таблица 6 - Основные записи по учету поступления материалов
| Содержание операции | Корреспондирующие счета | |||||
| Дебет | Кредит | |||||
| Поступление материалов (с использованием счета 10) | ||||||
| 1. Поступление материалов от поставщиков: | ||||||
| - акцептованы счета поставщиков | ||||||
| - учтен НДС | 19-3 | |||||
| - транспортные и прочие расходы | 60,76 | |||||
| - учтен НДС | 19-3 | |||||
| - оплачены счета поставщиков, транспортной организации | 60,76 | |||||
| - НДС по материалам поставлен к возмещению из бюджета | 19-3 | |||||
| 2. Поступление материалов от подотчетных лиц: | ||||||
| - оприходованы материалы | ||||||
| - учтен НДС | 19-3 | |||||
| 3. Поступление материалов в результате ликвидации основных средств | 91-1 | |||||
| 4. Поступление материалов безвозмездно (по договору дарения): | 91-1 | |||||
| 5. Поступление материалов как вклад в уставный капитал | 75-1 | |||||
| 6. Поступление материалов по договору мены: | ||||||
| - поступили материалы по договору мены | ||||||
| - выставлен счет на договорную стоимость отгруженной продукции с НДС | 90-1 | |||||
| - начислен НДС | 90-3 | |||||
| - списана себестоимость продаж | 90-2 | |||||
| - выявлена прибыль от продаж | 90-9 | |||||
| - списаны с забалансового счета материалы, поступившие по договору мены | ||||||
| - оприходованы поступившие материалы по договору | ||||||
| - учтен НДС | 19-3 | |||||
| - произведен зачет по договору мены | ||||||
| - зачтен НДС | 19-3 | |||||
| 7. Отражены расходы по заготовке производственных запасов | 70, 69, 71,76 | |||||
| 8. Оприходованы материалы, произведенные вспомогательными цехами | ||||||
| Поступление материалов (с использованием счетов 10,15,16) | ||||||
| 1. Акцептованы счета поставщиков за приобретенные материалы по фактической себестоимости | ||||||
| 2. Отражена сумма НДС | 19-3 | |||||
| 3. Оплачена задолженность поставщикам | ||||||
| 4. НДС по материалам поставлен к возмещению из бюджета | 19-3 | |||||
| 5. Отражены расходы по приобретению материалов | 60, 76, 71 | |||||
| 6. Оприходованы материалы по учетным ценам | ||||||
| 7. Списаны отклонения фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам,если фактическая себестоимость больше учетной цены | ||||||
| 8. Списаны отклонения фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам, если фактическая себестоимость меньше учетной цены | ||||||
| 9. Списаны по окончании месяца отклонения фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам | 20, 25, 26, 44 | |||||
Выбытие материалов происходит при их отпуске в производство, списании вследствие их непригодности, продаже материалов другим организациям, передачи материалов в качестве вклада в уставный капитал и безвозмездно. При отпуске материалов на производственные цели используются счета производственных затрат (20,23,25,26), а при продаже и передачи материалов другим организациям все доходы и расходы, связанные с выбытием материалов, относятся на счет 91 «Прочие доходы и расходы».
Бухгалтерские проводки по выбытию материалов приведены в таблице 7.
Таблица 7 - Основные записи по учету выбытия материалов
| Содержание операции | Корреспондирующие счета | ||
| Дебет | Кредит | ||
| Выбытие материалов | |||
| - отпуск материалов на производственные цели (в основное производство, вспомогательное производство, на общепроизводственные и общехозяйственные расходы и др.) | 20, 23, 25, 26 | ||
| - отпуск материалов на капитальные вложения | |||
| - отпуск материалов в обслуживающие производства и хозяйства и на непроизводственные цели | 29, 91-2 | ||
| - отпуск материалов на ликвидацию последствий чрезвычайных обстоятельств хозяйственной деятельности, а также потери их в результате стихийных бедствий и экстремальных ситуаций | 91-2 | ||
| Передача материалов безвозмездно | |||
| - списаны материалы | 91-2 | ||
| - начислен НДС по безвозмездно переданным материалам | 91-2 | ||
| - отражены убытки | 91-9 | ||
| Продажа материалов | |||
| - выставлен счет покупателю на договорную стоимость материалов с НДС | 91-1 | ||
| - начислен НДС | 91-2 | ||
| - списаны материалы | 91-2 | ||
| - выявлен финансовый результат от продаж: | |||
| а) прибыль | 91-9 | ||
| б) убыток | 91-9 | ||
| Передача материалов в качестве вклада в уставный капитал | |||
| - отражено списание материалов | |||
| - восстановлена сумма НДС, ранее принятая к налоговому вычету | 91-2 | ||
В соответствии с ПБУ 5/01 материально-производственные запасы, которые морально устарели, полностью или частично потеряли свое первоначальное качество, либо текущая рыночная стоимость, стоимость продажи которых снизилась, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Резерв под снижение стоимости материальных ценностей образуется за счет финансовых результатов организации на величину разницы между текущей рыночной стоимостью и фактической себестоимостью материально-производственных запасов, если последняя выше текущей рыночной стоимости.
По данным бухгалтерского учета рыночную стоимость материальных ценностей определяют вычитанием из фактической их себестоимости сумм резервов под снижение стоимости материальных ценностей, которые учитываются на счете 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».
Сумму резерва под снижение стоимости материальных запасов определяют сопоставлением фактической себестоимости с рыночной стоимостью по каждому номенклатурному номеру или по группам однородных материальных ценностей (в случае, когда рыночная фактическая себестоимость превышает рыночную стоимость материалов).
На общую сумму резервов под снижение стоимости материальных ценностей дебетуют счет 91 «Прочие доходы и расходы» и кредитуют счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».
В следующем отчетном периоде по мере списания материальных ценностей, по которым образован резерв, зарезервированная сумма восстанавливается записью по дебету счета 14 и кредиту счета 91. Закрытие счета 14 осуществляют исходя из предположения полного расходования материальных ценностей в следующем отчетном периоде. Аналогичная запись делается при повышении рыночной стоимости материальных ценностей, по которым ранее были созданы соответствующие резервы. Остаток на счете 14 показывает превышение фактической себестоимости материальных ценностей над их рыночной стоимостью только на конец отчетного периода.
|
|
|
