 |
Мониторинг и оценка результатов
|
|
|
|
На данном этапе осуществляется наблюдение за результативностью реализуемого решения и его оценки с целью внесения необходимых корректив. Нельзя рассматривать принятое решение как окончательное, так как не всё сразу можно оценить и предвидеть. Кроме того, даже если всё предусмотрено, свои коррективы могут внести изменения внешней среды. Наблюдения за процессом реализации позволяют внести изменения внешней среды. Наблюдения за процессом реализации позволяют выявит и более существенные моменты, такие как неправильно сформулированная проблема, причина её вызывающая, а также выбранное решение.
Метод «Бритва Оккама»
Вильям Оккам родился в Англии. Монах-францисканец, философ-революционер. Его труды лежат в основе современных теорий управления. Оккам прославился своим афоризмом: «Entia non multiplicanda praeter nenessitatem», что означает: «Сущности не следует умножать без необходимости». Это утверждение, получившее название «бритвы Оккама» (Occam’sRazor), широко применяется в наши дни и подразумевает, что все явления, по возможности, должны иметь простой и упорядоченный вид, и нам необходимо придерживаться сути проблемы.
Метод «бритва Оккама» может помочь как группам, так и отдельным сотрудникам более четко определить проблемы. Метод состоит из четырех шагов.
Шаг 1.
Группа проводит мозговой штурм по выдвижению проблем предприятия, который, по их мнению существуют, создают помехи в деятельности и их необходимо решать. Выдвижение идей может происходить при использовании любых, наиболее удобных для группы методов мозгового штурма. Этот шаг не нужен, когда проблема формулируется с самого начала, это касается в основном целевых групп или групп в подразделениях.
|
|
|
Шаг 2.
Далее необходимо выбрать из большого списка идей, полученных в результате мозгового штурма те, над которыми группа хотела бы работать. Существуют два метода которые позволяют достичь подходящего результата, не рассматривая каждую идею во всех подробностях: анализ темы и четыре директивы.
А) Анализ темы
Анализ темы заключается в простой перегруппировке высказанных в ходе мозгового штурма идей по общим категориям и темам. Для этого необходимо сделать следующее:
1. Группа должна обсудить весь список выдвинутых идей и обозначить главные темы, которые содержаться в данных формулировках. Обычно выделяется не более 5-8 тем.
2. При анализе темы, кроме формулировки главных категорий, необходимо ввести категорию «другие», чтобы переместить в нее разнообразные предложения, не подходящие ни к одной из выдвинутых тем.
3. После согласования заголовков и тем, нужно распределить все идеи, полученные во время мозгового штурма, по категориям. При этом необходимо соблюдать два правила:
· Группа должна распределять идеи быстро, не рассматривая подробно каждую из них;
· Не нужно записывать одну и ту же идею под заголовками разных категорий, чтобы не создавать путаницу.
4. Лучше всего пронумеровать темы (для удобства восприятия можно использовать для обозначения номеров различные цвета) и затем рядом с каждой идеей проставить номер нужной темы соответствующим цветом.
5. После нумерации идей необходимо переписать их заново, сгруппировав под соответствующими заголовками. Это может быть выполнено как на собрании, так и в любое другое время.
После проведения анализа темы, на следующем этапе нужно провести предварительный отбор одной из тем, а затем - одного из вопросов в качестве проблемы для рассмотрения.
На этой стадии рекомендуется использовать метод, который может служить своеобразным ситом для просеивания проблем и отбрасывания ненужных.
|
|
|
Б) Четыре директивы
На данном этапе необходимо ответить на следующие вопросы по каждой формулировке проблемы:
1. Может ли проблема быть решенной в нашей организации непосредственно?
Здесь отбрасываются те проблемы, на которые невозможно повлиять.
Возможно ли что-либо сделать по проблеме за приемлемый период времени?
Большей частью рассматриваются проблемы, для решения которых потребуется недели или месяцы, но никак не годы.
Можем ли мы собрать информацию по проблеме?
Очень важно, чтобы решение проблем основывалось на фактах, а не на мнениях, поэтому следует выбирать те вопросы, по которым можно собрать информацию.
Мы действительно хотим решать проблему?
Большое значение придается желанию каждого участника группы активно работать над решением проблемы.
Группа может использовать метод «Четыре директивы» дважды: первый раз при выборе тем, второй раз - при выборе в рамках этой темы одной или нескольких проблем. Корректное применение данного метода обеспечит правильный выбор проблемной области.
Шаг 3.
При формулировании проблемы необходимо уделить достаточно внимания точному определению проблемы. Этот шаг важен для всех типов групп, занимающихся решением проблем. Его рекомендуется применять и в целевых группах и в группах подразделений, т.к поставленная перед ними проблема могла быть сформулирована недостаточно точно.
Этот шаг включает в себя выполнение следующих действий:
1. Сформулированная проблема должна быть написана на большом листе бумаги и размещена так, чтобы ее видел каждый участник группы.
2. Каждому члену группы должны быть выданы несколько листов бумаги или карточек и ручка.
3. Членов группы просят тщательно обдумать формулировку проблемы. Им следует объяснить, что часто правильная формулировка проблемы в действительности представляет собой пути ее решения. Для членов группы можно привести следующие примеры:
· «Мы нуждаемся в расширении площадей»
· «Нам нужен новый станок»
· «Нам нужна компьютерная система».
Все они одновременно являются возможными решениями проблемы. Однако это могут быть неверные решения, поэтому нам нужно вернуться к сути проблемы. Следует попросить участников группы тщательно обдумать первоначальную формулировку проблемы и задать им вопрос, не содержит ли она завуалированное решение. Например, если проблема была сформулирована как «Мы нуждаемся в расширении площадей», то группа должна ответить на вопрос: «Какую главную проблему мы решим, если расширим площади?» Каждый участник группы должен написать свои соображения на полученных карточках.
|
|
|
4. Затем членов группы нужно попросить представить карточки и сгруппировать ответы так, как показано на рисунке 18, причем повторяющиеся идеи не следует исключать.
5. После этого группа может приступить к обсуждению существа реальной проблемы, над которой предстоит работать в дальнейшем. Важно отметить, что не обязательно это будет вопрос, содержащийся в большинстве карточек, поэтому все участники должны обсудить все возможности и прийти к подлинному консенсусу.
Рис.2.2. Группировка проблем по темам
После обсуждения существа проблемы необходимо определить представления членов группы о том, что они хотят получить в результате решения проблемы. Процесс осуществляется следующим образом:
1. Формулировка проблемы пишется на большом листе бумаги, закрепленном на видном месте.
2. Каждому члену группы предлагается написать на карточке, что он хотел бы видеть на выходе процесса решения именно данной проблемы.
3. Идеи сортируются по группам и по темам.
4. Далее группа обсуждает, нуждается ли формулировка проблемы в исправлении, чтобы сделать ее более понятной или отразить различные грани и перспективы.
Каждый метод применяется в зависимости от ситуации. Группа должна сама решить, какой из них наиболее пригоден, хотя опыт показывает, что данный метод целесообразно применять на начальных этапах каждой группы, решающей проблемы.
Шаг 4.
На данном шаге группа должна серьезно обсудить вопрос: стоит ли тратить время на рассмотрение данной проблемы. Если проблема, а также предполагаемые результаты ее решения не представляют особой ценности для организации, группа может прекратить дальнейшее обсуждение.
Если же группа решила, что проблема заслуживает ее дальнейшего рассмотрения, то ее полная формулировка должна быть написана на большом листе бумаги, которая вывешивается во время каждого собрания, чтобы служить постоянным напоминанием группе о точной цели ее работы.
Если все проблемы анализировать в соответствии с описанными выше рекомендациями, то группа получит гарантию того, что она будет сосредоточена на анализе и поисках решения точно сформулированных вопросов, интересующих ее.
|
|
|
