 |
Тема 4. Нотариальное делопроизводство.
|
|
|
|
Нотариальное делопроизводство осуществляется в соответствии с Инструкцией по нотариальному делопроизводству, утверждаемой Министерством юстиции РК по согласованию с уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией РК.
В соответствии со статьей 4 закона «О языках в РК» нотариальное делопроизводство ведется на государственном и русском языках. Если обратившееся за совершением нотариального действия не владеет языком, на котором ведется делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.
Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства и архива в государственной нотариальной конторе возлагается приказом начальника территориального органа юстиции на одного из нотариусов государственной нотариальной конторы. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства и архива частного нотариуса, занимающегося частной практикой несет сам нотариус.
Подготовка служебных документов.
Удостоверение нотариальных сделок, выдача свидетельств и свидетельствование других документов, а также удостоверительные надписи к ним должны быть написаны с соблюдением требований Инструкции «О порядке совершения нотариальных действий нотариусами».
В документах организационно-распорядительного характера, исходящих от нотариуса, следует указывать наименование государственной конторы или фамилию, имя, отчество нотариуса, занимающегося частной практикой, почтовый адрес и нотариальный округ, по которому нотариусом осуществляется нотариальная деятельность. Наименование вида документа (протокол, постановление, доверенность) печатается прописными буквами и указывается заголовок документа. Заголовок составляется к любому документу, независимо от его назначения. Заголовок формируется составителем, он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.
|
|
|
Датирование документов производится двумя способами:
1) путем написания числа месяца и года цифрами, а название месяца прописью, например: 27 января 1998 г.
2) тремя парами арабских цифр, например: 27.01.98 г.
Все экземпляры служебных документов должны быть подписаны.
В состав подписи документа должны входить: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и его расшифровка.
При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).
Прием, регистрация и отправление документов.
Регистрации подлежат все документы (в тои числе заявления), поступившие в государственную нотариальную контору или нотариусу, занимающемуся частной практикой.
Конверты с поступившими документами не уничтожаются в том случае, если только по ним можно определить время отправки или получения документа. Или адрес отправителя.
Для учета документов и контроля за их исполнением нотариальные конторы и частные нотариусы должны вести следующие журналы:
- журнал входящей корреспонденции;
- журнал исходящей корреспонденции.
На полученном документе на нижнем поле первого листа справа проставляется дата и номер его регистрации, который соответствует порядковому номеру в журнале входящей корреспонденции, а также номер наряда, в который документ будет подшиваться.
Составление номенклатуры дел.
Документы, после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся к одному определенному вопросу.
|
|
|
Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел на основе примерной номенклатуры, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения (дела, реестры, книги, журналы).
В номенклатуре дел предусматриваются резервные номера, с тем чтобы в случае необходимости в течение года завести дополнительные наряды, не предусмотренные ранее.
По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая надпись о количестве заведенных нарядов.
В наряды группируются документы одного года. Внутри наряда они систематизируются в хронологическом порядке, причем документ- ответ должен располагаться после документа-запроса.
Статистические отчеты должны подшиваться в наряде того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления.
Формирование, хранение документов и подготовка к передаче их в архив.
При формировании нарядов необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в наряды только исполненные. Правильно оформленные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
-группировать в наряды документы одного делопроизводственного года, за исключением переходных дел;
-раздельно формировать в наряды документы постоянного и временного хранения;
- в наряды не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
- количество листов в наряде не должно превышать 250.
Порядок ведения реестра. Регистрация нотариальных действий.
Все нотариальные действия регистрируются в реестрах. Форма реестров устанавливается Министерством юстиции РК. Каждый нотариус имеет свой индивидуальный реестр для регистрации нотариальных действий, которому присваивается самостоятельный индекс.
На нотариально удостоверенном документе проставляется индекс реестра. Соответствующий порядковому номеру в реестре (например 1-1, 1-2).
Нотариальное действие записывается нотариусом в реестр после, того как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписан нотариусом.
Реестровая книга состоит из 7 граф, которые заполняются следующим образом:
1 - указывается порядковый номер зарегистрированного нотариального действия;
|
|
|
2- указывается дата совершения нотариального действия;
3- указывается фамилия, имя, отчество и место жительства гражданина или представителей, наименование юридических лиц и место их нахождения для которых совершено нотариальное действие;
4- указываются реквизиты удостоверения личности или паспорта граждан, обратившихся за совершением нотариального действия;
5- при свидетельствовании верности копии документа указывается число экземпляров копии. Количество страниц, наименование документа, фамилия и инициалы лица, на имя которого выдан документ, наименование органа выдавшего документ;
6- указывается сумма, взысканной госпошлины государственным нотариусом или сумма, оплаченная частному нотариусу;
7- подпись лица, обратившегося за совершением нотариального действия.
Печать нотариуса.
Нотариус имеет личную печать с указанием фамилии, имени, отчества, а также наименования государственной нотариальной конторы (печать государственного нотариуса), либо номера и даты выдачи лицензии нотариуса (печать нотариуса занимающегося частной практикой), которая должна быть изготовлена из металла на специальном оборудовании, соответствовать всем требованиям, предъявляемым к ее изготовлению и характеризоваться высоким качеством изготовления, защищенностью от подделок, долговечностью и стойкостью к красителям.
Заказ на изготовление печатей нотариусов осуществляется в централизованном порядке, по письменному заказу территориальным органом юстиции.
При утрате или хищении печати нотариус обязан незамедлительно сообщить в территориальный орган юстиции или нотариальную палату.
В случаях освобождения от должности государственного нотариуса либо отзыва и прекращения лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, тер. орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по изъятию и комиссионному уничтожению печати нотариуса путем деформирования, не позволяющим использовать ее по назначению, о чем составляется акт.
|
|
|
