Элементы и этапы процесса коммуникации

Коммуникации — процесс двустороннего обмена мыслями и ин­формацией, ведущий к достижению взаимопонимания.

Коммуникационный процесс — обмен информацией между двумя и более людьми.

Обратная связь — сигнал или любой другой вид информации, направляемый получателем информации отправителю сообщения для подтверждения факта получения сообщения и характеризующий сте­пень понимания или непонимания сообщения.

Шум — все, что искажает смысл сообщения. Разновидностями шума являются коммуникационные барьеры.

Коммуникационные барьеры — препятствия, вызывающие затруд­нения в понимании смысла сообщения. К ним относятся: непра­вильное восприятие, стереотип мышления, предвзятое мнение, от­сутствие внимания и т. п., а также недооценка сообщения и инфор­мационные перегрузки.

В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента:

• отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

• сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов;

• канал — средство передачи информации;

• получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Указанные этапы таковы:

• зарождение идеи;

• кодирование и выбор канала. Отправитель должен с помощью символов закодировать информацию, используя слова, интонации и жесты. Кодирование превращает идею в сообщение. К общеизвестным каналам относятся: передача речи и письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Часто для достижения эффективности сообщения используют два или большее число средств коммуникаций;

• передача сообщений;

• декодирование — перевод символов отправителя в мысли получателя.

При наличии обратной свят отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией.

Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Обратная связь „повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам устранять помехи. Источники помех, создающие преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении), различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным.