Алгоритм управления организацией

 

		Прогнозы
		Стратегии
		Мастер-Бюджет
Анализ			Действие
		Контроль

 

1. Характерными чертами прогнозов являются следующие.

· Прогнозы разрабатываются как в денежной, так и в не денежной форме.

· Они могут быть разработаны на любой период времени.

· Прогнозы не утверждаются высшим руководством.

· Разработчик прогнозов не несет ответственности за его исполнение.

· Прогнозы пересматриваются как только становится доступной новая информация.

2. На основе прогнозов разрабатываются стратегические планы – стратегии. Их характерными признаками являются следующие.

· Стратегии определяют цели бизнеса (цели, ради которых создана организация).

· Они учитывают ограничения (лимитирующие факторы), в которых оперирует бизнес.

· Дают оценку сильных и слабых сторон компании.

· Определяют возможности компании и ожидающие ее угрозы.

3. С учетом стратегий создаются операционные планы, то есть частные планы (бюджеты) различных сегментов компании. Это могут быть бюджеты производства, продаж, закупок, исследований и разработок и т.д. Их характерными чертами являются следующие.

· Они разрабатываются для каждого структурного подразделения, то есть по центрам ответственности.

· Могут составляться по продуктовому или функциональному принципу, то есть ориентированы на изготавливаемый продукт или же на отдельный вид производимых действий.

На основе операционных бюджетов создается мастер-бюджет, то есть сводный бюджет всей компании.

Бюджет (или смета) – это финансовый документ, план, выраженный в денежной форме. Он подготавливается и утверждается перед началом очередного бюджетного периода и определяет плановый доход, величину затрат и размеры необходимого финансирования. Он состоит, как правило, из планового баланса, планового отчета о прибылях и убытках, плана движения денежных средств, которые являются обязательными составляющими бюджета, а также других документов, необходимых организации, чтобы спланировать свою деятельность на ближайший период. Его характерными чертами являются следующие.

· Обычно он разрабатывается в денежной форме, но может включать и другие параметры или ограничения.

· Составляется на год или меньший период.

· Отражает обязательства руководства различных уровней за выполнение поставленных целей, то есть ответственность руководителей.

· Утверждается высшим руководством компании.

· Будучи утвержденным, пересматривается только в исключительных случаях.

· Является основой управленческого контроля путем выявления и анализа отклонений фактических параметров от запланированных. То есть далее идет обычный цикл управления – действие, контроль и анализ, принятие решений.

Функции бюджета (задачи бюджетирования):

ü планирование деятельности в течение года;

ü координация деятельности различных составных частей организации, согласование интересов отдельных групп работников и организации в целом;

ü контроль текущей деятельности, обеспечение плановой дисциплины;

ü мотивация руководителей низших уровней на достижение целей своих центров ответственности и организации в целом;

ü оценка результатов деятельности, как руководителей, так и сегментов организации;

ü средство обучения руководителей низших уровней.

 

Как уже отмечалось бюджетное планирование – это самый краткосрочный вид планирования. Бюджет составляется, как правило, на один год с подразделением на более короткие периоды. Бюджет – это внутренний документ организации, поэтому он не регламентируется никакими нормативными документами. Форму бюджета организация разрабатывает самостоятельно. Выше было отмечено, что организация разрабатывает бюджеты по сегментам деятельности (подразделениям), а затем собирает все частные бюджеты в единый мастер-бюджет (общий, главный бюджет).

Процесс бюджетирования – это двусторонний поток информации:

· сверху вниз – определение целей и задач каждого отдельного подразделения фирмы;

· снизу вверх – интеграция функциональных бюджетов и бюджетов центров ответственности в сводный бюджет.

Общий, или главный, бюджет представляет собой скоординированный по всем подразделениям или функциям план работы для организации в целом. Он состоит из двух частей: оперативного бюджета и финансового бюджета.

Оперативный бюджет отражает планируемые операции на предстоящий год для сегментов организации или отдельных функций предприятия. Разработка оперативного бюджета начинается с определения бюджета продаж. Затем прогнозные объемы продаж и производства преобразуются в количественные оценки доходов и расходов каждого сегмента организации.

Оперативный бюджет включает в себя:

· бюджета продаж;

· бюджета товарно-материальных запасов;

· бюджета использования трудовых ресурсов;

· производственного бюджета (по основным элементам затрат) – бюджета прямых и общепроизводственных расходов;

· бюджета коммерческих расходов;

· бюджета общих и административных расходов.

Результатом формирования оперативного бюджета является плановый отчет о прибылях и убытках. Его составление начинается с определения бюджета продаж.

Бюджет продаж формируется на основе прогноза продаж, который составляется с учетом лимитирующих факторов – так называемых ключевых факторов, или ограничений, определяющих границы бизнеса. Считается, что если определены лимитирующие факторы, то дальнейший процесс бюджетирования не представляет больших трудностей, поскольку решена главная проблема прогнозирования объема продаж.

Лимитирующие факторы разделяют на две группы.

Внешние факторы, не контролируемые организацией. К ним относятся:

· объем рыночного спроса (емкость рынка);

· сырье и материалы;

· редкие и специальные виды оборудования;

· квалифицированный персонал;

· ожидаемый уровень инфляции;

· экономическая и политическая ситуация в регионе, стране и даже в мире.

Внутренние факторы, в значительной степени контролируемые организацией:

· производственные мощности организации;

· производительность труда работников организации;

· обеспеченность организации достаточным количеством денежных средств.

Лимитирующие факторы определяются с помощью анализа сильных и слабых сторон компании, ее возможностей и угроз (strong, weak, opportunity, threat – SWOT-анализ).

Финансовый бюджет представляет собой план, в котором отражены источники финансирования организации и основные направления использования средств в будущем периоде, те есть направления инвестиций.

Финансовый бюджет включает в себя:

· бюджет денежных средств;

· бюджет капитальных затрат;

· бюджетный баланс, подготовленный на основе бюджета капитальных затрат, бюджета денежных средств и планового отчета о прибылях и убытках.

Таким образом, общий бюджет состоит из оперативного и финансового бюджетов, связанных между собой плановым (бюджетным) отчетом о прибылях и убытках.

 

Прогноз денежной наличности может оказаться главным лимитирующим фактором, поэтому ему уделяется большое внимание в процессе бюджетирования.

Бюджет денежных средств – это план поступления денежных средств и выплат на будущий отчетный период. Сопоставление движения денежных средств с прибылью (убытками) организации помогает оценить качество прибыли, поэтому данный отчет очень важен при разработке генерального бюджета.

Он составляется после подготовки оперативного бюджета и бюджета капитальных затрат. В бюджете денежных средств планируются все денежные потоки, поэтому при его составлении не имеет значения фактический период осуществления хозяйственных операций, но принимаются во внимание все факты движения денежных средств.

Бюджет денежных средств выполняет следующие функции.

· Определяются сроки и объемы поступлений и платежей для прогнозирования данных по кассе и банковским счетам компании в течение планового периода.

· Выявляются источники и способы компенсации дефицита денежных средств.

· Прогнозируются способы сбережения временно свободных средств.

· Планируются остатки денежных средств на начало и конец отчетного периода, что необходимо для подготовки бюджетного баланса.

Бюджет денежных средств состоит из двух частей:

· ожидаемые поступления денежных средств;

· ожидаемые платежи и выплаты.

Элементы бюджета денежных средств	Источники информации
Поступление денежных средств
От продажи за деньги	Бюджет продаж
От продажи в кредит	Бюджет продаж + порядок поступления денежных средств (кредитная политика)
От продажи активов	Плановый отчет о прибылях и убытках
Полученные займы	Бюджет денежных средств предыдущих периодов и кредитные договоры
Выплаты денежных средств
За основные материалы	Бюджет закупки и использования материалов
За вспомогательные материалы	Бюджет общепроизводственных расходов и бюджет закупки материалов
За использованный труд	Бюджет использования трудовых ресурсов
За общепроизводственные расходы	Бюджет общепроизводственных расходов
За коммерческие расходы	Бюджет коммерческих расходов
За общие и административные расходы	Бюджет общих и административных расходов
За капитальные затраты	Бюджет капитальных затрат
Налоги	Бюджетный отчет о прибылях и убытках и отчет о прибылях и убытках за прошлый год
Расходы по процентам	Плановый отчет о прибылях и убытках
Возврат займов	Кредитные договоры

 

Бюджет денежных средств составляется по трем направлениям: по текущей, инвестиционной и финансовой деятельности организации.

В процессе бюджетирования движения денежных средств используются два способа определения потока денежных средств – прямой (в непрерывном режиме на основе бухгалтерских счетов организации) и косвенный (на основе сравнения данных финансовой отчетности на начало и конец отчетного периода). Косвенный метод дает больше возможностей для анализа данных. Он позволяет определить «больные» точки функционирования организации, дает возможность оптимально управлять дебиторской и кредиторской задолженностью, движением запасов предприятия, а также правильно строить кредитную политику организации.

Различия в использовании этих методов касаются только раздела текущей деятельности. К полученным результатам добавляются доходы и расходы по инвестиционной и финансовой деятельности. Оба метода разрешены МСФО, но предпочтение отдается прямому методу.

Суть прямого метода состоит в том, что последовательно показываются все основные виды валовых денежных поступлений и валовых денежных платежей, разница которых составляет чистый приток или отток денежных средств

При составлении отчета о движении денежных средств прямым способом информация формируется на основе данных бухгалтерских регистров по денежным счетам организации.

При прямом методе отчет может формироваться путем корректировки данных отчета о прибылях и убытках, полученных методом начисления, в данные, полученные кассовым методом. То есть отражаются все полученные в денежном выражении доходы и оплаченные расходы.

При косвенном методе чистая прибыль или убыток корректируются с учетом результатов операций неденежного характера, любых отсрочек или начислений прошлых периодов, будущих денежных поступлений или платежей.

Таким образом, при построении отчета о движении денежных средств косвенным методом для получения результата чистого движения денежных средств (разницы между притоком и оттоком денежных средств) чистая прибыль, отраженная в отчете о прибылях и убытках, корректируется следующим образом.

· Чистая прибыль увеличивается на сумму амортизационных отчислений за отчетный период, поскольку амортизация не предусматривает платежей в денежной форме.

· Чистая прибыль уменьшается на сумму прироста остатка запасов, поскольку данный прирост способствует «замораживанию» и, следовательно, оттоку денежных средств, и увеличивается на сумму уменьшения остатков запасов.

· Чистая прибыль уменьшается на сумму прироста дебиторской задолженности, поскольку увеличение остатков дебиторской задолженности приводит к связыванию средств в расчетах и, следовательно, оттоку денежных средств, и увеличивается на сумму уменьшения остатков дебиторской задолженности.

· Чистая прибыль увеличивается на сумму прироста остатков кредиторской задолженности, поскольку она характеризует высвобождение денежных средств и уменьшается на сумму уменьшения кредиторской задолженности.

Все данные корректировки можно проиллюстрировать следующими выкладками.

Формула баланса – Д + ОА + ВА = К + ДО + КО,

Где Д – денежные средства;

ОА – оборотные активы;

ВА – внеоборотные активы;

К – капитал;

ДО – долгосрочные обязательства;

КО – краткосрочные обязательства

ЧП – чистая прибыль.

Индекс 1 означает данные на конец отчетного периода, а индекс 0 – данные на начало отчетного периода. Необходимо вычесть данные баланса на начало периода из данных баланса на конец отчетного периода.

Д1 – Д0 = ЧП + ΔК + (ДО1 – ДО0) + (КО1 – КО0) – (ОА1 – ОА0) – (ВА1 – ВА0)

Из формулы видно, что при КО1 > КО0 скобка положительна, следовательно, чистая прибыль увеличивается на разницу между КО1 и КО0 и наоборот, при ОА1 большем, чем ОА0 скобка отрицательна, но, поскольку передней стоит минус, то из чистой прибыли вычитается разница в остатках оборотных активов (запасов и дебиторской задолженности) и наоборот. Всегда увеличивает прибыль сумма начисленной амортизации, поскольку разница в значении внеоборотных активов по текущей деятельности (то есть, исключая поступление и выбытие активов) всегда отрицательна, а перед скобкой – знак «минус».

 

Деятельность предприятия – это взаимосвязанная, согласованная деятельность всех его центров ответственности. Обмен продукцией и услугами между центрами ответственности отражается при помощи трансфертных цен.