ЗАО "МЕД" располагает 10 складами, из которых один, Центральны й, расположен в Москве, а другие в филиалах. Количество хранимой номенклатуры медикаментов - от 1000 до 2000.
Документы бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"
Диаграмма и номер операции на диаграмме
Составляемый документ (Исходящий документ)
Операция
Исполнитель
Как часто
Документы-основания (Входящие докуметы)
Реестр, в котором регистрируется документ
Комментарий
1Пл_Зак
1. Таблица потребностей в товаре
Расчет потребностей в товаре
Менеджер гр. планирования и маркетинга
Еженедельно
Отчет-таблица собственных продаж
Реестр статистических отчетов
1Пл_Зак
2. Список поставщиков
Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов
Менеджер отдела закупок
Ежемесячно и по мере необходимости
Прайс-листы поставщиков
Контракты действующие
Реестр прайс-листов
1Пл_Зак
3. Список поставщиков с расстановкой приоритетов
Выбор поставщиков
Менеджер отдела закупок
Ежемесячно и по мере необходимости
Список поставщиков
Нет
1Пл_Зак
4. График поставок
Формирование графика поставок без указания количества
Менеджер отдела закупок
Ежемесячно и по мере необходимости
Список поставщиков с расстановкой приоритетов
Таблица потребностей в товаре
Нет
1Пл_Зак
5. План заявок на месяц
Расчет необходимого количества закупок с учетом остатка на складе и страхового запаса
Менеджер группы логистики
Ежемесячно и по мере необходимости
Таблица потребностей в товаре, прайс-листы поставщиков, график поставок
Нет
1Пл_Зак
6. Заказы поставщику
Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса
Менеджер группы логистики
Ежедневно по плану заявок
План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков
Реестр заказов
1Пл_Зак
9, 10
7. Отчет о затратах на сертификацию
Расчет затратов на сертификацию
Проверка затрат на непревышение нормы
Менеджер группы логистики
По мере необходимости
Заказы поставщику
Нет
1Пл_Зак
11, 12, 13
8. Заказы поставщику акцептованные
Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ
Направление заказа в отдел закупок
Направление заказа поставщику
Менеджер группы логистики
Ежедневно
Заказы поставщику
Заказы поставщику акцептованные
Реестр заказов
Склад фактически работает не с номенклатурой, а с сериями. Одной позиции номенклатуры может соответствовать несколько серий медикаментов.
Склад разбит на несколько зон хранения. Зоны хранения соответствуют правилам хранения тех или иных медикаментов.
Используются вложенные единицы измерения - упаковка (минимальная единица), блок (несколько упаковок), заводская коробка (несколько блоков).
На складе хранится товар зарезервированный (недоступный для продажи).
Учет ТМЦ ведется в двух валютах - в рублях, валюте прихода.
Процесс приходования медикаментов на склад выглядит следующим образом:
Менеджер приемного отдела принимает товар по товарной накладной поставщика, проверяя номенклатуру, количество, посерийное соответствие, срок годности.
При полном соответствии фактически поступившего товара товару, указанному в товарно-транспортной накладной и заказе поставщику, менеджер приемного отдела передает документы менеджеру отдела закупок. В противном случае осуществляется процесс выявления виновных лиц и предъявление претензий.
Менеджер отдела закупок проверяет соответствие поставки заказу по номенклатуре, количествам и ценам и на основании товарной накладной поставщика формирует приходную накладную, отражая в базе данных количество и учетную цену поступившего товара. При формировании приходной накладной создается проводка Д41-К60. Далее в работу включаются менеджеры отделов сертификации и маркетинга.
Менеджер отдела сертификации по товарно-транспортной накладной проверяет наличие серий в справочнике. При необходимости справочник серий пополняется.
Менеджером отдела сертификации осуществляется процесс сертификации. Процесс сертификации в данном случае рассматривается и как процесс приходования сертификатов-документов на медикаменты, и как процедура сертификации с целью получения документов-сертификатов.
Менеджер учетного отдела при приходовании ТМЦ по товарно-транспортной накладной разбивает каждую номенклатурную позицию по сериям с указанием срока годности.
Параллельно с работой менеджера по сертификации, после отражения в базе данных количества товара менеджером отдела закупок, менеджер отдела маркетинга, используя товарно-транспортную накладную, определяет базовую цену продажи и указывает ее в карточке товара.
Размещение товара по местам хранения осуществляется менеджером склада в соответствии с Планом расстановки продукции по местам хранения. Место хранения заносится в карточку товара.
Задание 6. Построение диаграммы действий
На основании общего описания бизнес-процесса "Запасы-склад (приходование)" составьте диаграмму действий, которая показывает участников процесса, выполняемые каждым участником операции и взаимосвязь между ними. Операции на диаграмме должны следовать в хронологическом порядке, который определен в приведенном описании бизнес-процесса.
Выполнение задания 6
Изучите общее описание бизнес-процесса, выделите его участников. В пунктах № 1, 2 приведенного описания участник процесса - "Менеджер отдела приемки", в пункте № 3 - участник "Менеджер отдела закупок", в пункте № 4, 7 - участник "Менеджер отдела сертификации", в пункте № 5 - участник бизнес-процесса "Менеджер учетного отдела", в пункте № 6 - "Менеджер отдела маркетинга", в пункте № 8 - "Менеджер склада".
Таким образом, в бизнес-процессе "Запасы-Склад" шесть участников процесса - менеджеры отделов приемки, закупок, сертификации, учетного отдела, отдела маркетинга и склада.
Приступите к формированию диаграммы действий. Для этого необходимо разделить поле на 6 частей, каждая из которых отводится для отображения действий участника процесса.
Для формирования диаграммы средствами MS Visio необходимо открыть в папке Software / UML Model Diagram форму UML Activity.
Для удобства размещения диаграммы на листе расположите его горизонтально (File / Page Setup / Landscape).
На панели инструментов "Стандартная" зафиксируйте пиктограмму с изображением линии Line Tool. Удерживая левую клавишу мышки, разделите лист на шесть частей.
На панели инструментов "Стандартная" зафиксируйте пиктограмму с изображением буквы "А". Внесите в качестве заголовка полное наименование бизнес-процесса "Запасы-склад (приходование)", сокращенное наименование (4Склад) и участников бизнес-процесса в соответствии с рисунком 6.
Рис. 6. Подготовительная стадия для изображения диаграммы действий
Проанализируйте общее описание бизнес-процесса и выделите участника процесса, с которого начинается процесс. Очевидно, что это менеджер отдела приемки.
Обозначьте на диаграмме начало процесса символом "Initial state" в графе, отведенной для изображения действий менеджера отдела приемки (рис. 6). Не забывайте, что работу с графическими формами можно осуществлять только при активированной пиктограмме с изображением стрелки на панели "Форматирование".
Направьте стрелку вниз от изображения начала процесса. Для этого перенесите с формы UML Activity изображение стрелки (Control Flow) (Рис. 6).
Пользуясь текстовым описанием, выделите действия, выполняемые менеджером отдела приемки. Действия (операции), выполняемые менеджером отдела приемки - "проверка товара по количеству, серийному соответствию, сроку годности".
Отобразите на диаграмме действие, выполняемое менеджером отдела приемки. Для изображения действия на диаграмме используйте фигуру . Впишите внутрь фигуры наименование и порядковый номер (№ 1) операции. Для ввода текста на панели инструментов "Стандартная" зафиксируйте пиктограмму с изображением буквы "А".
Отобразите ромб-символ проверки условия . Проведите из него две стрелки и надпишите их "Несоответствие документам", "Полное соответствие документов".
Стрелку "Несоответствие документам" соедините с подпроцессом выявления виновных лиц и предъявления претензий. Для отображения подпроцесса используйте тот же символ, что и для отображения действия .
При несоответствии документов заданным требованиям приходования товара на склад не происходит, процесс заканчивается. Проведите стрелку из подпроцесса выявления виновных лиц и предъявления претензий и соедините ее с символом завершения процесса (Final State)
Стрелку с надписью "Полное соответствие документов" соедините с операцией № 2 "Отражение в базе данных количества товара", выполняемой менеджером отдела закупки.
Отражение в базе данных количества товара осуществляется путем создания в базе приходной накладной. Для отображения документа на диаграмме используйте изображение прямоугольника. Нарисуйте прямоугольник мышкой, зафиксировав на панели инструментов "Стандатная" соответствующую пиктограмму Rectangle Tool.
Операция № 2 "Отражение в базе данных количества товара" и получаемый в результате ее выполнения документ "Приходная накладная" на диаграмме соединяются пунктирной линией. Для изображения пунктирной линии зафиксируйте пиктограмму Line Tool на панели инструментов "Стандартная" и выберите пунктирную линию на панели инструментов "Форматирование", используя меню пиктограммы (Line Patter).
В соответствии с общим описанием бизнес-процесса (пункты № 3, 7), после выполнения операции № 2 "Отражение в базе данных количества товара", выполняемой менеджером отдела закупки, происходит параллельная работа менеджера отдела сертификации и менеджера отдела маркетинга.
Для изображения параллельных процессов примените (Transition|Fork).
Сравните полученное изображение с рис. 7.
Рис. 7. Диаграмма действий менеджера отдела приемки и менеджера отдела закупки
Отобразите последовательно действия (операции) менеджера отдела сертификации и соедините их стрелками (Control Flow). Менеджер выполняет операции № 3 "Поиск серии в справочнике", № 4 "Добавление серии в справочник", а также № 5 "Процесс сертификации".
После выполнения процесса сертификации к работе подключается менеджер учетного отдела. Он выполняет операцию № 6 "Разбиение каждой позиции номенклатуры по сериям". Отобразите эту операцию в зоне действий менеджера учетного отдела, используя, как всегда, символ .
Изобразите на диаграмме операцию № 7 "Процесс размещения серии товаров", выполняемую менеджером склада.
Разместите на диаграмме операцию № 8 "Определение и ввод базовой цены", выполняемую менеджером отдела маркетинга.
Соедините операцию № 2 с операцией № 8, используя ранее подготовленную стрелку (рис. 7).
Поставьте в соответствие операции №8 документ "Карточка товара" аналогично описанию, приведенному в пунктах 16, 17.
Операции, выполняемые участниками рассматриваемого процесса, завершены. Отобразите завершение процесса в поле действия менеджера склада. Для этого прежде всего необходимо объединить параллельные операции. Для объединения независимых параллельных процессов используйте (Transition|Join). После объединения процессов укажите на диаграмме конец процесса. Для этого используйте символ (Final State).
Общий вид диаграммы действий бизнес-процесса "Запасы - Склад (приходование)" представлен на рис. 8.
Рис. 8. Диаграмма действий бизнес-процесса "Запасы - Склад (приходование)"