 |
Форматирование содержимого ячеек
|
|
|
|
Текстовые данные автоматически выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому краю. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду «Формат» - «Ячейки». Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и пр.), задавать направление текста и метод его выравнивания, объединять ячейки, выбирать шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.
Оформление таблиц
Для изменения вида и размера шрифта ячеек необходимо выделить ячейку, затем выбрать на панели инструментов поле выбора шрифтов «Times New Roman», нажать на направленную вниз стрелку и выбрать из появившегося списка любой шрифт. Изменить начертание, размер шрифта можно также с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов.
Высоту строки и ширину колонки можно изменить с помощью мыши. Необходимо поместить указатель мыши в координатную колонку (колонку с номерами строк) на разделительную линию между строками. Указатель мыши приобретает вид обоюдонаправленной стрелки. С помощью такого курсора можно отбуксировать разделительную линию между строками, изменив тем самым высоту строки или ширину колонки.
Для оформления рамки вокруг ячеек необходимо выделить нужную область, щелкнуть кнопку «Границы» из пиктографического меню и выбрать рамку.
№36 Excel. Выполнение расчетов по формулам: ввод формул, использование функций, применение относительной и абсолютной адресации; автозаполнение.
Заполнение таблицы значениями аргумента и функции
Excel предоставляет возможность автоматического заполнения ячеек таблицы числами. Такой прием может быть использован для построения графиков. Например, для построении графика функции необходимо сначала заполнить таблицу, содержащую: строку (столбец) аргументов и строку (столбец) соответствующих им значений функции. Ниже предложены два варианта автоматического заполнения строки аргументов и строки функций:
|
|
|
Первый вариант
автоматическое заполнения строки аргументов:
1) выделить ячейку;
2) ввести в нее начальное значение аргумента;
3) выделить ту же ячейку (перевести курсор на соседнюю ячейку, затем вернуться обратно);
4) выбрать из основного меню пункт «Правка» - «Заполнить» - «Прогрессия»;
5) в открывшемся диалоговом окне задать шаг изменения аргумента и предел изменения аргумента (дробная часть числа отделяется запятой). В этом же окне можно задать порядок заполнения ячеек (по строкам или столбцам), а также выбрать тип прогрессии (арифметическая или геометрическая);
6) нажать клавишу [Enter] или мышью кнопку [ОК]. В результате - первая строка заполнена значениями изменения аргумента.
автоматическое заполнения строки функции:
1) в левую ячейку второй строки ввести формулу. Вместо “х” в формуле следует вводить адрес ячейки с начальным значением аргумента;
2) во второй строке выделить те ячейки, которым соответствует аргумент, начиная с ячейки с введенной формулой;
3) выбрать пункт основного меню «Правка» – «Заполнить» – «Вправо».
Второй вариант (с помощью маркера заполнения):
автоматическое заполнения строки аргументов:
1) выделить ячейку;
2) ввести в нее начальное значение аргумента;
3) ввести в следующую ячейку значение аргумента, измененное на шаг;
4) выделить эти две ячейки, подвести указатель мыши к маркеру заполнения и перемещать мышь для заполнения остальных ячеек, при этом на экране будет появляться подсказка о числовом значении текущей ячейки.
|
|
|
автоматическое заполнения строки функции:
вводят формулу в ячейку, подводят мышь к маркеру заполнения и транспортируют мышь на необходимое расстояние.
Ввод формулы
Прежде, чем вводить формулу, необходимо выделить ячейку, в которую будет помещен результат. Как уже сообщалось выше, ввод формулы начинается со знака «=», при этом в строке формулы отображается вся вводимая информация. Формула может содержать несколько функций, в этом случае целесообразно обратиться к мастеру функций, щелкнув кнопку с надписью fx на панели инструментов. При этом откроется окно следующего вида:
В окне «Категория» можно отметить тот или иной пункт, например, «Математические», а в правом окне выбрать нужную функцию. Обратите внимание, что Excel выдает подсказку о назначении выделенной функции. Если нажать кнопку «ОК», то откроется диалоговое окно выбранной функции. Оно содержит подробную подсказку о функции, в строке формулы отображается имя функции, в поле «число» необходимо ввести аргумент функции. Аргументом функции является адрес ячейки со значением аргумента. Аргумент или аргументы функции можно задать двумя способами:
1.ввести адрес ячейки или диапазона ячеек с клавиатуры (диапазон ячеек указывается через двоеточие);
2.щелкнуть левой кнопкой мыши на нужной ячейке или выделить мышью их диапазон, при этом выделенные ячейки обрамляются пунктиром, затем нажать на клавишу [Enter].
Если формула содержит несколько функций, то имеется возможность продолжить ввод формулы. Для этого:
щелкнуть мышью в конце формулы в строке формул;
для продолжения работы с мастером функций - щелкнуть левой кнопкой мыши на черной стрелке в левой части строки формул (рис. 8.4.) и выбрать одну из функций или пункт «Другие функции…».
Ввод формулы заканчивается нажатием клавиши [Enter].
№37 Excel. Построение диаграмм: ряды и категории данных, этапы построения диаграммы, форматирование элементов диаграммы.
Построение диаграмм
Как уже отмечалось ранее, Excel позволяет не только заполнять таблицы, проводить по ним вычисления, но и строить диаграммы. Диаграммы помогают представлять данные в наглядной форме. Для построения диаграммы необходимо сначала заполнить таблицу с данными. Когда данные изменяются, это отражается в диаграмме. Ниже приведен список некоторых распространенных типов диаграмм и их краткие характеристики:
|
|
|
гистограмма - подходит практически для любых типов данных, особенно для сравнения друг с другом нескольких рядов данных;
линейчатая диаграмма – то же самое, что и гистограмма, только столбцы располагают горизонтально, а не вертикально;
график - отражает тенденции изменения данных для большого количества точек;
круговая диаграмма - показывает величину каждого элемента ряда данных и удобна для сравнения значений;
диаграмма с областями - подчеркивает величину изменения данных в течение определенного периода времени.
Краткие характеристики диаграмм отображаются в окне «Тип диаграммы» в правом нижнем углу окна при работе с мастером диаграмм.
Для построения диаграммы необходимо:
1) заполнить таблицу данными для построения диаграммы;
2) выделить таблицу с данными и щелкнуть кнопку «Мастер диаграмм» на панели инструментов, в открывшемся окне выбрать тип диаграммы, ее вид, щелкнуть кнопку «Далее».
3) в следующем окне отображается диаграмма. Если тип диаграммы выбран неудачно, можно его изменить, для этого следует щелкнуть кнопку «Назад» и выбрать другой тип, в противном случае щелкнуть кнопку «Далее»;
4) в окне «Параметры диаграммы» следует выбрать вкладку «Заголовки» и заполнить поля: «Название диаграммы», «Ось X», «Ось Y», щелкнуть кнопку «Далее», а затем кнопку «Готово»;
В тексте документа окно с диаграммой можно переместить, изменить масштаб, убрать заливку внутренней области диаграммы или выбрать другой цвет, развернуть названия осей.
Форматирование содержимого ячеек
Текстовые данные автоматически выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому краю. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду «Формат» - «Ячейки». Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и пр.), задавать направление текста и метод его выравнивания, объединять ячейки, выбирать шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.
|
|
|
№38 Excel. Сортировка, консолидация данных, фильтр, сводные таблицы.
Консолидации данных
В табличном редакторе Microsoft Excel предусмотрено несколько способов консолидации:
• С помощью трехмерных ссылок, что является наиболее предпочтительным способом. При использовании
трехмерных ссылок отсутствуют ограничения по расположению данных в исходных областях.
• По расположению, если данные исходных областей находятся в одном и том же месте и размещены в одном и том же порядке. Используйте этот способ для консолидации данных нескольких листов, созданных на основе одного шаблона.
• Если данные, вводимые с помощью нескольких листов-форм, необходимо выводить на отдельные листы, используйте мастер шаблонов с функцией автоматического сбора данных.
• По категориям, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Используйте этот способ для консолидации данных листов, имеющих разную структуру, но одинаковые заголовки.
• С помощью сводной таблицы. Этот способ сходен с консолидацией по категориям, но обеспечивает большую гибкость при реорганизации категорий. Консолидация данных с использованием трехмерных ссылок Для консолидации данных с использованием трехмерных ссылок необходимо проделать следующие шаги:
1. На листе консолидации скопируйте или задайте надписи для данных консолидации.
2. Укажите ячейку, в которую следует поместить данные консолидации.
3. Введите формулу. Она должна включать ссылки на исходные ячейки каждого листа, содержащего данные, для которых будет выполняться консолидация.
4. Повторите шаги 2 и 3 для каждой ячейки, в которой требуется вывести результаты обработки данных. Использование трехмерных ссылок для объединения данных Если исходные листы имеют различные шаблоны и подписи или если требуется создать собственный шаблон, или применить собственные формулы объединения данных, при консолидации следует использовать трехмерные ссылки. Трехмерные ссылки обновляются автоматически при изменении исходных данных. Добавление данных для объединения Если все исходные листы имеют одинаковый шаблон, в трехмерных формулах можно использовать диапазон имен листов. Чтобы ввести в объединение новый лист, скопируйте его в диапазон, на который ссылается формула.
Сводными называются таблицы, содержащие часть данных анализируемой таблицы, показанные так, чтобы связи между ними отображались наглядно. Сводная таблица создается на основе отформатированного списка значений. Поэтому, прежде чем создавать сводную таблицу, необходимо подготовить соответствующим образом данные.
|
|
|
Следует сказать, что это очень мощное и эффективное средство Excel для работы с данными.
Рассказывать о сводных таблицах "в двух словах" не имеет смысла, т.к. этого будет недостаточно даже для беглого знакомства (не говоря уже о том, чтобы понять, как работают сводные таблицы) с ними. Поэтому, ждите, пока "созрею" для того, чтобы рассказать об этом инструменте более обстоятельно.
В конечном итоге основное назначение любой базы данных – это оперативный поиск необходимой информации по какому–либо запросу. Под запросами принято понимать задачи на поиск информации в базе данных. При этом часть базы данных, удовлетворяющая запросу, называется выборкой. В Excel запросы реализованы с помощью фильтров. Фильтрация списка – это процесс, в результате которого в списке скрываются все строки, не удовлетворяющие критериям фильтрации, а остаются видимыми только те (остается выборка), которые соответствуют условиям запроса.
Excel располагает двумя командами фильтрации, которые становятся доступными через пункт меню Данные/Фильтр: Автофильтр и Расширенный фильтр. С помощью автофильтра реализуются простые запросы, содержащие не более двух условий поиска. Расширенный (усиленный) фильтр позволяет выполнять запросы практически любой сложности.
Для установки автофильтра на все поля списка достаточно обратиться к пункту меню Данные/Фильтр/Автофильтр. Можно установить автофильтр и для одного поля. Для этого достаточно его предварительно выделить: активизировав заголовок соответствующего столбца, нажать комбинацию клавиш Shift, Ctrl+Ї, после чего справа от заголовка появится кнопка, щелчок по которой раскрывает список значений данного столбца. Эти значения можно использовать для фильтрации. Кроме того, можно настроить автофильтр, выбрав из этого списка элемент (Условие…), после чего можно создать критерий (настроить пользовательский автофильтр), состоящий не более чем из двух условий, соединенных знаками операций И, ИЛИ. Каждое из этих условий представляет собой выражение логического типа, содержащее любые операции отношения (<, <=, =, <>, >, >=). Пусть, например, нам необходим список студентов, родившихся в 1971 году. Пользовательский автофильтр для решения этой задачи приведен на рис. 4, а результаты фильтрации – на рис. 5.
№39 Что такое база данных, предметная область, структурирование данных? Структуры данных: таблица, запись, поле. Назначение ключа, индекса. Что такое реляционная база данных? Понятие информационно-логической модели предметной области. Назначение СУБД.
Реляционная = табличная
Назначение СУБД
• ввод данных об объектах
• хранение и защита данных во внешней памяти вычислительной системы
• дополнение, удаление и изменение данных
• сортировка, выборка данных по запросам пользователей
• выполнение специфических преобразований
• предоставление удобного интерфейса
• обобщение данных и составление отчетов
База данных – это совокупность структурированных данных, относящихся к некоторой предметной области.
Предметная область – это область конкретной практической деятельности. В зависимости от круга рассматриваемых во взаимосвязи объектов и, соответственно, круга решаемых задач предметная область может быть узкой или очень широкой. Она может охватывать объекты и задачи производственной технологии в отдельном цехе или отделе, некоторые сферы деятельности предприятия, например, экономику и финансы, а, возможно, и все предприятие. В крупных организациях обычно выделяют ряд предметных областей в рамках основных служб, в каждой из которых создаются свои базы данных для решения своих задач. Но обобщенные в той или иной мере данные поступают в интегрированную базу предприятия, концентрирующую информацию, требуемую для контроля служб и отделов, для подготовки общей отчетности организации и для управления ею. В этой небольшой книге мы, конечно, не будем рассматривать крупное предприятие, а ограничимся компактными примерами, поясняющими роль баз данных.
Структурирование – это введение соглашений о способах представления данных. Это понятие близко к понятиям модель данных и формализация данных. В реляционных базах данных используются три структуры данных: таблица, запись, поле. Каждая из этих структур имеет свои свойства, описываемые параметрами. Таблица имеет имя и состоит из записей. Запись имеет номер в таблице и состоит из полей. У каждого поля есть имя, тип (текстовый, числовой и т.п.), длина в байтах. Поясним эти структуры на примере построения информационной модели конкретной предметной области.
Ключевые поля служат также для связывания таблиц. Например, таблица Затраты может содержать множество записей, в которых указан код одной и той же организации-подрядчика. Предположим, одна и та же организация проектировала и строила мост, подъездную дорогу, трансформаторную подстанцию и, возможно, другие объекты. При обработке записей таблицы Затраты может потребоваться факс этой организации – его легко найти в таблице Организации, которая должна содержать единственную запись с требуемым нам кодом организации в поле Код орг. Связь между этими таблицами называется связью «один ко многим» (1 ): ссылка на одну запись в таблице Организации содержится во многих записях таблицы Затраты. Если бы мы ввели еще одну таблицу – Банковские реквизиты, в которой для каждой организации-подрядчика указали бы ее код, название банка, номера счетов и другие данные, используемые при оформлении платежей, то связь между этой таблицей и таблицей Организации была бы связью «один к одному» (1 1), т.к. в этих таблицах есть только по одной записи с одним и тем же значением ключевого поля Код орг. В некоторых ситуациях ключ может состоять из двух-трех полей и тогда он называется составным. Например, подразделение может идентифицироваться номером цеха и номером бригады в данном цехе.
Для ключевого поля СУБД строит индекс – вспомогательную таблицу, содержащую для каждого значения ключа адрес записи в основной таблице. Поэтому, если требуется запись с определенным значением ключа, то она легко находится по индексу. Если же в таблицу вставляется новая запись, то сортировке подвергается только индекс, но не записи таблицы.
Важнейшим достоинством концепции баз данных (в отличие, например, от обработки данных в автономных файлах) является введение набора стандартных структур, в которые, как в контейнеры, вкладываются данные. Планируя работу с данными в конкретной предметной области, после уяснения основных задач решают вопросы организации данных: как сгруппировать данные в таблицы, какие поля и каких типов, предусмотреть в каждой таблице, как связать таблицы друг с другом и т.п. Решение этого комплекса вопросов называют построением информационно-логической (инфологической) модели, кото-
рая отражает предметную область в виде совокупности информационных объектов и их структурных связей.
Классификация баз данных:
По технологии обработки:
1. централизованные
2. распределенные
По способу доступа:
1. локальный доступ (база данных которая хранится в той же системе)
2. удаленный доступ (обращается к базе данных, которые хранятся на сервере)
Модели данных:
Иерархическая – древовидная структура
Сетевая
Реляционная – данные в виде двумерных таблиц
Объектно-ориентированная – две модели данных, реляционную и сетевую используют для создания крупных баз данных.
№40 Нормализация отношений. Что такое первая, вторая и третья нормальные формы? Обеспечение целостности данных в базе данных.
Нормализация отношений – формальный аппарат ограничений на формирование отношений (таблиц), который позволяет устранить дублирование, обеспечивает непротиворечивость хранимых данных, уменьшает трудозатраты на их ввод и корректировку. И.Ф.Коддом выделены три нормальные формы отношений и предложены методы преобразования отношений к третьей, самой совершенной нормальной форме.
Отношение считается нормализованным, или приведенным к первой нормальной форме, если все его атрибуты (свойства объектов, описываемые в полях записей) простые, т.е. далее неделимы. Отношение Организации (см. подраздел 9.1) можно считать приведенным к первой нормальной форме. Единственный его атрибут, который теоретически еще можно разделить на части, - это Адрес. Но практически этот атрибут уже не делим, так как улица и дом, где расположена каждая организация, нам не могут потребоваться в отдельности. А такие атрибуты, как Город, уже отделены от адреса. Так что, если нам потребуется какая-нибудь сводка по организациям-подрядчикам, расположенным в определенном городе, то мы легко сможем отобрать соответствующие записи.
Отношение находится во второй нормальной форме, если оно приведено к первой нормальной форме, и его каждый неключевой атрибут функционально зависит от ключа. Функциональная зависимость от ключа означает, что в экземпляре информационного объекта (в записи таблицы) конкретному значению ключа соответствует определенное значение описательного атрибута. Так, в таблице Затраты нашего примера коду (например, номеру) каждой затраты соответствует ее название, код объекта, в который вложены средства, коды вида работ и организации-подрядчика, дата и сумма платежа. Перечисленные атрибуты функционально зависят от ключа Код затр. Если бы ключ был составным, то для приведения отношения ко второй нормальной форме потребовалась бы функционально полная зависимость атрибутов от ключа. Она заключается в том, что каждый неключевой атрибут функционально зависит от ключа, но не находится в функциональной зависимости ни от какой части составного ключа.
Понятие третьей нормальной формы основывается на понятии нетранзитивной зависимости. Транзитивная зависимость наблюдается, если один из атрибутов зависит от ключа, а другой – от этого атрибута. Например, если в таблицу Затраты включить не только код организации, но и город, в котором она расположена, то получится, что атрибут Код орг функционально зависит от ключа Код затр, а атрибут Город зависит, в свою очередь, от атрибута Код орг и, следовательно, транзитивно зависит от ключа.
Отношение находится в третьей нормальной форме, если оно находится во второй нормальной форме, и каждый неключевой атрибут нетранзитивно зависит от первичного ключа. Если бы мы включили в записи таблицы Затраты не только код организации-подрядчика, но и ее атрибуты (название, адрес и др.), то отношение уже не находилось бы в третьей нормальной форме, а это резко осложнило бы работу с базой данных. Во-первых, во все записи таблицы Затраты, где в качестве подрядчика выступает эта организация, пришлось бы вводить не только ее код, но и длинные названия, дублируя их многократно. Во-вторых, в случае изменения адреса, факса или другой характеристики организации пришлось бы вносить коррективы не в единственную запись таблицы Организации, а во множество записей таблицы Затраты.
Приведенный пример показывает, что казалось-бы теоретическое понятие нормализации отношений играет важную практическую роль, позволяя устранить дублирование данных, облегчить их ввод и корректировку в базе данных. Другое важное понятие – обеспечение целостности данных в базе данных. Этот термин подразумевает, что в СУБД должны иметься средства, не позволяющие нарушать корректность и полноту хранимой информации. Например, СУБД обычно содержат средства поддержания ссылочной целостности. Так, если мы попытаемся в запись таблицы Затраты ввести код объекта 777, а в таблице Объекты еще нет объекта с кодом 777, то СУБД должна воспрепятствовать нашему намерению, если, конечно, мы выбрали соответствующий режим ее работы. Кроме того, когда мы вводим новую запись, СУБД проверяет уникальность ее ключа, обеспечивая целостность таблицы. Наконец, СУБД проверяет целостность домена. Домен – это множество допустимых значений столбца. Так в столбец Код орг могут входить только целые числа. Если при вводе записи введем в поле Код орг хотя бы одну букву или действительное число, запись не будет включена в таблицу.
№41 Схема обобщенной технологии работы с СУБД.
1) создание БД
2) ввод и редактирование данных
3) обработка информации
4) вывод информации
№42 Работа с СУБД Access – создание новой базы данных, создание структуры таблиц, применение полей со списками.
База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Базы данных могут содержать различные объекты, но основой любой базы данных является таблица. Структуру двумерной таблицы образуют строки и столбцы. В базе данных Excel информация, содержащаяся в одной строке, называется записью. Каждая запись состоит из полей, где каждое поле – это столбец в базе данных. Пример поля в базе данных по студентам – имя студента, другое поле – фамилия и т.д. Когда информация организована в базу данных, легко проводить сортировку, отбор и объединение данных
№43 Работа с СУБД Access – ввод данных в таблицы, создание и применение схемы данных, форм, запросов, отчетов
|
|
|
