Концепция самонаправляемых рабочих команд
На исследуемом объекте АО “Москвич” руководитель предприятия назначает представителя руководства, уполномоченного и ответственного за надлежащее функционирование системы качества. На многих зарубежных фирмах таким представителем руководства, как правило, является директор по качеству (вице-президент по качеству), подчиняющийся непосредственно руководителю фирмы. Заместители директора по качеству – начальники ОТК не выполняют функций, определенных стандартами ИСО для представителя руководства по качеству. Традиционно они продолжают выполнять роль начальника ОТК со всеми вытекающими отсюда ограничениями деятельности по качеству. Необходима организация непрерывного и достаточно длительного (до 6 месяцев и долее) обучения методам управления качеством с постоянным чередованием теории и практики среди всех работников предприятия – от руководителя до рабочего, с участием всех звеньев. На предприятиях должны быть разработаны свои подробные программы подготовки кадров для каждого служебного уровня. Подготовка программ и обучение могут осуществляться как специализированными организациями, так и самими предприятиями. Именно так построена система подготовки кадров и обучение передовым методам управления качеством в Японии, добившейся в этой области вдающихся успехов. Как показывает японский опыт, подобная система создает стимулы к управлению качеством с участием всех звеньев, способствует изменению мышления всех работников предприятия, что является необходимым при внедрении высокоэффективной системы качества, во многом требующей перестройки механизма управления предприятием в целом. Влияние структуры управления на эффективность организации достаточно велико. Поскольку автоматизированное управление производством является значительно затратным фактором, то, если организация может обойтись меньшим числом управляющих без ущерба для своей деятельности, ее деятельность будет более эффективной.
Динамическая сетевая структура подразумевает отказ от иерархии и обособление функциональных и штабных звеньев и построение организации на равнозначных, самоорганизующихся в соответствии с требованиями внешней среды, взаимодействующих между собой и с внешней средой рабочих команд, ориентированных на работу с процессом, а не с отдельным заданием. Самонаправляемые рабочие команды могут быть использованы в качестве основного звена для построения принципиально нового вида адаптивных структур, которые условно можно назвать “динамические сетевые структуры управления”. В основе ДСУ – самонаправляемая рабочая команда, как на исполнительном, так и на управленческом уровне организационной среды. Верхний уровень: - прогнозирование - установление корреляционной зависимости - стратегические решения - поддержка функционирования нижнего уровня иерархии Нижний уровень: - экспресс-анализ ситуаций - диспетчеризация - оперативное формирование необходимой информации - производственные функции
Рис. 2.5 Общая схема двухуровневого децентрализованного управления предприятием в условиях использования динамической сетевой структуры.
Координация осуществляется посредством выработки совокупных координирующих управляющих решений (Vо) на уровне команды менеджеров под воздействием информации о состоянии всей организации в целом (W), возмущений внешней среды (Z), совокупно используемого ресурса (R) и планируемой функции выхода (Yо).
Координационное управленческое решение может быть направлено непосредственно на изменение функции принятия решения на нижнем уровне. Совокупность управленческих решений на нижнем уровне должна обеспечить достижение как локальных, так и организационных целей, что, в первую очередь, будет зависеть от состояния и динамики развития и взаимодействия локальных компонентов системы – команды менеджеров и команды исполнителей.
Распределение и характер функций 1. Функция стратегического планирования. Уровень менеджеров. Специфическая особенность – возможность использовать характеристическую согласованность агрегирующего отображения, формируемой на уровне команд исполнителей. Например, менеджеры могут использовать финансовую и бухгалтерскую отчетность, формируемые на нижнем уровне. В частности, при этом появляется возможность формирования бюджета организации как функции бюджетов реализации, производства, затрат на материалы и др., разрабатываемых на уровне команд исполнителей. Это позволяет согласовывать организационные цели с целями подразделений. Подобный подход ведет также к сокращению информационных потоков по сравнению с многоуровневой иерархической структурой и централизованных процессов принятия решений на верхних уровнях управления. 2. Функция взаимодействия с внешней средой частично делегируется на нижний уровень. ПР на нижний уровень определяется возмущениями внешней среды. Информацию об этом команды получают в процессе взаимодействия с конкретными поставщиками и потребителями. Общие оценки внешней среды, состояния экономики, политических факторов и т.в., в основном, является функцией команды менеджеров. 3. Функция управления и контроля – на уровне команд исполнителей. Вопросы формирования и контроля графика выполнения работ, производственного учета, контроля качества, контроля качества – в компетенции команд исполнителей. 4. Функция формирования новых задач, в зависимости от специфики задачи (новая или аналогичная) и загруженности персонала (полная, неполная занятость), может быть реализована как на верхнем, так и на нижнем уровне иерархии.
При переходе к СДС объем делегируемых функций на уровень исполнителей возрастает с развитием рабочих команд.
Контакт между рабочими командами 1. В команды назначают или выбирают конкретные специалисты, ответственные за координацию работ по отдельным направлениям деятельности, и менеджеры, обеспечивающие координацию и информирование команд исполнителей. При этом в процессе реализации поставленной задачи при переходе на различные стадии решения координаторы-менеджеры меняются. 2. В дополнение к перечисленным выше координаторам из числа менеджеров в составе каждой РК назначаются, выбираются или определяются в процессе ротации координаторы, обеспечивающие функции связующих звеньев с прочими командами. Первый и второй способ – переходные и длительность их применения зависит от стадии развития самонаправляемой рабочей команды (СРК) и сетевой структуры управления. Команда исполнителей (6-15 чел.) отвечает за конкретный участок работы (кольцо А). Формированию команды предшествует тестирование на совместимость.
Рис. 2.6 Взаимодействие рабочих команд в рамках динамической сетевой структуры (ДСС) Сотрудники организации могут участвовать в работе нескольких команд, выполняя разные роли. Это способствует росту личности в организации, улучшении координации и взаимодействия команд. Количество команд определяется конкретным проектом, над которым предстоит работать. Взаимосвязь осуществляется через координатора задачи, который соответственно является членом другой команды, несущей координационные функции (кольцо В). Команда координатор может при необходимости привлечь (набрать) дополнительную команду. Инициировать этот процесс могут и координаторы, и команды исполнители, и команды менеджмента. Руководители организации также объединены в команду (кольцо С), и естественно связаны с командами занятыми разработкой других проектов.
Динамические сетевые структуры характеризуются: - смещением ответственности от менеджеров к рядовым членам команды и изменением числа и характера функций менеджеров. Команды исполнители: власть и свобода выбора в рамках поставленной задачи, несут ответственность за качество и сроки ее исполнения. При необходимости члены команды координируют свою деятельность с заказчиками и менеджерами. Сокращение числа функций у менеджеров позволит, во-первых, сократить число менеджеров, во-вторых, сосредоточить усилия менеджеров на реализации таких функций, как создание необходимых условий для команд, организация обучения команд, стратегическое планирование и т.д.
Таблица 2.2 Характеристика самонаправляемых команд и самоуправляемых команд в производстве и сервисе
Можно выделить ряд критериев, которым должны отвечать самонаправляемые рабочие команды: - Члены команды обладают различными профессиональными знаниями и умениями. - Члены команды постоянно повышают свои разносторонние навыки (в том числе с помощью периодической ротации членов команды) и могут в работе заменить один другого. - Члены команды имеют (с помощью дополнительного образования и тренировок) многофункциональные умения и навыки, которые требуются команде (коммуникативные, обратной связи, решения проблем, принятия решений, разрешение конфликтов).
- Команда нацелена на постоянное расширение умений, улучшение продукта или услуги, решение проблем. - Команда имеет постоянную связь с внешней средой. - Команда отвечает за производительность, качество, стоимость, график выполнения работы. - Принятие решения по конкретным локальным задачам входит в компетенцию каждого члена команды, однако определение стратегии и тактики в достижении цели является общекомандной функцией. - Структура, тип, количественный и качественный состав команды определяется самой командой в соответствии с поставленной целью. - Члены команды связаны формальными и неформальными коммуникациями. Можно также конкретизировать отдельные приведенные критерии и сформулировать основные отличия самонаправляемых рабочих команд от других форм организации труда: - самонаправляемые рабочие команды с многофункциональными работниками отвечают за законченный продукт (или за некоторый блок работы, но не за отдельную задачу) и за производительность и результаты работы; - контроль качества, эксплуатационные расходы и материально-техническое снабжение – часть ответственности самонаправляемой рабочей команды, а не раздельные функции; - самонаправляемые рабочие команды формируют график выполнения работы, согласно которому члены команды будут выполнять задание, назначают передачу заданий, распределяют ресурсы; - руководство в самонаправляемой рабочей команде не похоже на традиционное управление, лидер команды скорее тренер, учитель, чем руководитель; - удовлетворение потребителя и доходность – в центре внимания самонаправляемых рабочих команд, и, естественно, командам необходима информация и обратная связь по качеству, количеству, графику, ценовым показателям; - принятие в команду и исключение из команды находятся в компетенции СРК, а не менеджера; - расширение знаний и навыков является органичной частью производственного процесса, а не удовлетворением одномоментных требований и запросов.
Среди основных факторов, характеризующих целесообразность перехода на структуру управления предприятием с использованием самонаправляемых рабочих команд, можно выделить:
1. Наличие сложной, комплексной проблемы, решение которой требует знаний и умений в различных областях. Решение этой проблемы может быть поручено отдельной команде. 2. Решение проблемы предполагает длительный период действий. 3. Готовность менеджмента к передаче полномочий на уровень команд 4. Наличие времени и ресурсов для обучения персонала работе в командах. На успешную деятельность рабочей команды наиболее ощутимо влияет выполнение следующих условий: 1. Цель деятельности команды должна быть сформулирована ясно, фокусировано и достаточно подробно. Процесс достижения цели может быть расчленен на решение отдельных задач. Определены требуемые для достижения цели границы компетенции команды и переданы полномочия. 2. Результаты или планируемые результаты работы команды отвечают специфическим потребностям заказчиков. Имеется обратная связь с потребителями. Члены команды ориентированы на политику перемен. 3. Технология решения проблемы постоянно совершенствуется. Планируется постоянное развитие знаний и навыков членов команды под совершенствование технологии. Члены команды обладают знаниями в таких областях, как контроль качества и производительности, учет материалов и ресурсов. 4. Члены команды предварительно подготовлены, знают специфику работы в команде, представляют проблемы и положительные аспекты коллективной работы. Для них понятна актуальность и перспективы предстоящей работы. Каждый ощущает важность поставленной перед ним задачи. 5. Требуются знания из различных областей (маркетинг, технические знания и т.д.). Существует опережающая образовательная программа для каждого члена команды. 6. Встречи и обсуждения в процессе работы хорошо организованы и документированы. Отсутствует “информационный голод”, коммуникации доступны членам команды. 7. В команде создан хороший психологический климат, атмосфера доверительности и взаимоуважения, отношения между членами команды неформальные. 8. Определены и выделены команде необходимые ресурсы для выполнения работы. Можно сформулировать, какими знаниями и навыками должны обладать члены самонаправляемой рабочей команды для того, чтобы она могла начать эффективно функционировать. Условно их можно разбить на несколько категорий: - базовые знания теории и практики рабочих команд; - технические знания и навыки; - межличностные знания и навыки; - командные знания и навыки; - административные знания и навыки; - специальные знания и навыки. Можно выделить две группы компонентов внешней среды, изменения которых влекут за собой перемены в организации. К первой следует отнести те, которые непосредственно влияют на функционирование организации: потребителей, конкурентов, поставщиков, трудовые ресурсы, трудовое законодательство и ряд других. Вторая группа включает факторы, как правило, не оказывающие прямого и немедленного воздействия на организацию, политическую ситуацию в стране. Состояние экономики, международную политику, научно-технический прогресс и т.д. Формирование представления будущего состояния можно разбить на несколько элементов: - выбор руководящих принципов, определяющих направление процесса перемен; - идентификация существенных элементов внешней среды, на которые будет распространяться влияние будущего состояния организации; - идентификация миссии и целей команды. Миссия охватывает видение проблемы, убеждения и намерения членов команды, она определяет, каким образом команда будет идти к достижению цели. Для выполнения своей миссии и достижения поставленных целей, в зависимости от специфики последних, команда исполнителей должна обеспечивать выпуск изделия. Для того, чтобы обеспечить выпуск конечного продукта, команда должна иметь доступ к определенным материалам, комплектующим, информации и прочим продуктам деятельности других людей (“сырьевые ресурсы” команды). Таким образом, деятельность команды исполнителей заключается в преобразовании некоторых сырьевых ресурсов в конечный продукт, который будет обеспечивать выполнение миссии и достижение целей команды
ресурсы продукт
Рис. 2.7 Схема функционирования рабочей команды. Можно выделить ряд первоочередных шагов, которые следует произвести в организации для инициирования перехода к динамической сетевой структуре управления: 1. Создание комиссии из числа высших руководителей организации. В первую очередь, комиссия должна проанализировать готовность организации к перестройке и основные необходимые ресурсы. Эта комиссия также должна подобрать людей, в задачу которых будет входить разработка или адаптация основных положений новой системы управления для практической реализации в конкретной организации. 2. Организация команды из числа инициативных, квалифицированных менеджеров различных уровней управления для анализа первоочередных проблем, конкретизации необходимых ресурсов и разработки плана реорганизации. Как правило, в команду приглашаются представители профсоюзов. 3. Определение изменений в организационной политике с учетом миссии и целей рабочих команд. Возможные изменения в аттестации рабочих мест, нормировании труда, определении компенсаций, организации процедур зачисления (увольнения), измерении результатов и в других аспектах организационной политики могут быть идентифицированы уже на этапе подготовки к реорганизации. 4. Организация серии семинаров для сотрудников для ознакомления с целями, задачами и планируемыми результатами реорганизации и основными положениями теории и практики использования рабочих команд. 5. Перепроектирование информационных потоков в организации 6. Разработка системы критериев для оценки успеха внедрения конкретной рабочей команды. 7. Позиционирование команд (определение ролей, установление границ ответственности и влияния, полномочий и т.п.).
Рис.2.8 Совокупность начальных процедур инициирования перехода к динамической сетевой структуре управления Переход к динамической сетевой структуре начинается с формирования в организации рабочих команд. От степени распределения полномочий между менеджерами и членами команды можно предложить пять стадий развития команд:
- старт; - состояние неопределенности; - ориентация на лидера; - жестко структурированная команда; - самонаправляемая рабочая команда.
Первая стадия – старт На этой стадии менеджеры помогают рабочим командам определить новые формы организации их деятельности. После идентификации направлений обучения начинается целенаправленный образовательный процесс. Производится позиционирование команд с целью приспособления для них полного цикла создания конечного продукта. Формируется план перехода к рабочим командам с четом поэтапной передачи полномочий для конкретных команд. Система управления организацией практически не претерпевает изменений на данном этапе. Вторая стадия – состояние неопределенности. Начинается процесс перераспределения функций, ответственности и полномочий. Перепроектируются рабочие потоки и процессы, создаются основы обратной связи с потребителями. Менеджеры контролируют практически весь преобразовательный процесс, помогают в достижении поставленных целей и в разрешении возникающих проблем, управляют развитием команды, разъясняют новые роли и обязанности, координируют усилия команды, содействуют в установлении связей с внешней средой (поставщиками, потребителями, группами поддержки). Фактически менеджеры могут на этом этапе вести команду за собой в процессе адаптации. Команды и члены команд на этой стадии имеют много проблем, связанных с новыми функциями и обязанностями. После начального энтузиазма наступает стадия некоторого беспорядка, неопределенности. На этой стадии процесс перехода к рабочим командам встречает обычно наиболее сильное сопротивление со стороны оппозиции преобразованиям, велика и вероятность конфликтов внутри команды. Это одна из наиболее продолжительных стадий. Третья стадия – ориентация на лидера. Проводится Перепроектирование систем измерений, анализа затрат и ранжирования. Менеджмент передает полномочия, не связанные со стоимостными показателями и человеческими ресурсами. На этой стадии, как правило, менеджеры обучают команды методам принятия решений и другим навыкам и умениям, контролируют и оценивают производительность, поддерживают дисциплину. Формируются определенные системы контактов как внутри, так и вне команды. Формируются первые лидеры команд, хотя на этом этапе они чаще выступают как координаторы, связующие звенья между специалистами различных профилей. Главная опасность этой стадии заключается в проявлении членов команды, не готовых к лидерству, но желающих выполнять функции лидера в процессе ротации. Возрастает поддержка со стороны различных уровней менеджмента и различных подразделений организации. Четвертая стадия – жестко структурированные команды. Передача полномочий, связанных с человеческими ресурсами. Менеджеры помогают командам расширить полномочия и обязанности. Создание в команде равных возможностей для саморазвития. Внимание команды фокусируется на постоянном процессе перемен, усовершенствования, развития как в отношении самой команды и ее членов, так и в отношении конечного продукта. Как показывает практика, на данной стадии велика вероятность конфликтов с менеджментом по вопросам, связанным с предоставлением информации. Пятая стадия – самонаправляемые команды. Передача полномочий, связанных со стоимостными показателями, информационных каналов с внешней средой. По мере развития команды до уровня самонаправляемой основными функциями менеджеров, кроме стратегических становятся: обучение новых членов команд и контроль над их “акклиматизацией” в команде; поддержка команды в контакте с внешней средой; поиск новых путей развития команд. Самонаправляемые рабочие команды используются для перспективного планирования. Создана система удовлетворения образовательных потребностей. Каждый компонент организации и сама система управления в целом претерпевают серьезные изменения состояния в процессе прохождения указанных стадий. Табл.2.3 Характеризует изменение состояний основных компонентов системы управления: отдельного индивидуума, команды, менеджмента и организации в целом.
Таблица 2.3
Переходу к шестой стадии должны предшествовать:
- реализация предварительной образовательной программы для менеджеров, включающая, в первую очередь, курсы, связанные с базовыми и командными знаниями и навыками; - идентификация и перестройка информационных потоков с целью расширить доступ команд менеджеров к информации; - идентификация и определение связей между командами менеджеров и исполнителей; - создание системы гибкого формирования команд с учетом участия сотрудников в различных командах. Процесс перехода к шестой стадии сопровождается сокращением уровней управления, объединением менеджеров в команды, внедрением информационных систем, обеспечивающих участие сотрудников в различных командах, и переходом к схеме управления в рамках динамической сетевой структуры. Динамическая сетевая структура управления предполагает активное взаимодействие команды исполнителей и команды менеджеров посредством доступа членов команды исполнителей к базам данных менеджмента. Данный процесс позволяет интегрировать информацию о внешней среде, полученную на уровне менеджмента и имеющуюся у команды исполнителей. Это может привести к принятию более объективных решений, чем в случае работы на данном этапе только менеджеров, тем более что к анализу информации подключается вся команда, обладающая разносторонними умениями и навыками, а не один человек. Немаловажным фактором является и возможность привлекать специалистов из других команд при применении динамической сетевой структуры управления. Это может повлиять как на объем анализируемой информации, так и на качество принимаемых решений. Распределение ресурсов даже в компаниях, активно применяющих рабочие команды, остается в компетенции менеджеров. Однако анализ необходимых ресурсов, планирование их использования более эффективно могут провести сами рабочие команды исполнителей ввиду их более высокой компетентности в решении конкретных практических вопросов. Несомненно, что потребности команды исполнителей качественнее может определить сама команда с учетом возможностей команды в целом, отдельных ее членов и внешней среды. Объединение менеджеров в команды при динамической сетевой структуре управления позволит более объективно оценить различные направления деятельности команд и оптимизировать распределение ресурсов. При работе самонаправляемых рабочих командах разработка технического проекта ведется специалистами различного профиля. Однако периодическая ротация членов команд позволяет значительно сократить сроки разработки технического проекта и повысить качество принятых в проекте положений за счет лучшего понимания различных сторон деятельности и быстрого согласования вопросов. Для первых шагов по внедрению рабочих команд характерно некоторое снижение производительности, что обычно связано со слишком быстрым делегированием полномочий. В дальнейшем ситуация быстро выравнивается. Подавляющее большинство фирм, внедряющих рабочие команды, после полутора лет применения рабочих команд получают 20-40% роста производительности труда при значительном улучшении качества продукции. Также можно привести следующие социальные результаты: - возросли качество и скорость принятия решений; - сократился временной цикл создания продукта; - снизилось количество дефектов; - улучшилась нравственность в фирме и взаимоотношения в командах; - уменьшилась текучесть кадров; - возросла производительность; - увеличилась согласованность действий; - возросло удовлетворение потребителей; - выросли доходы. В основе подхода с позиций методики оценки эффективности капитальных вложений лежит использование традиционных расчетов эффективности новой техники и капитальных вложений с учетом факторов, специфичных для управления. Модификация именно этого подхода и предлагается нами для оценки эффективности управления применительно к динамическим структурам. Предлагаемый подход базируется на оценке эффективности путем сопоставления результатов и затрат. При этом рассматриваются наиболее значимые компоненты эффективности в условиях сравнения с традиционными структурами управления. В качестве критерия оценки экономической эффективности управления принимается соотношение показателей чистой текущей стоимости для динамической сетевой и традиционной структур управления (в отечественной литературе показатель чистой текущей стоимости часто называется “интегральным экономическим эффектом”):
(2.1) Э= ((Ц -С) А - (Ц -С) А - К),
где
Э – экономический эффект внедрения новой структуры управления; - коэффициент дисконтирования; Т – расчетный период; Ц - цена продукции в -й период времени в условиях динамической сетевой и традиционной для предприятия структур управления; С - себестоимость единицы продукции изделия в -й период времени в условиях динамической сетевой и традиционной для предприятия структур управления; А - объем продажи продукции изделия в -й период времени в условиях динамической сетевой и традиционной для предприятия структур управления; К – дополнительные единовременные капитальные затраты при переходе на динамическую сетевую структуру управления.
В настоящее время разработаны различные походы к расчету коэффициента дисконтирования, и нельзя не отметить тот факт, что процесс совершенствования этих подходов с учетом российских социально-экономических условий продолжается. Определение продолжительности периода применения зависит от целей конкретного предприятия и динамики денежных потоков. Рассматриваемая перестройка системы управления является долгосрочно. Причем по сравнению с временным горизонтом планирования, особенно в условиях нестабильной финансовой ситуации в России (инфляция, неустойчивость ставок банковских кредитов и т.п.), период применения новой системы управления выглядит настолько долгосрочным, что продолжительность этого периода может быть условно принята стремящейся к бесконечности. В этом случае можно использовать упрощенные способы дисконтирования, например, “аннуитетный случай” или “модель Гордона”. В то же время не исключается возможность использования временного горизонта планирования (Твгп) в качестве периода применения для оценки эффективности перехода на новую систему управления (Т=Твгп). Тогда формулу, в случае пессимистического прогноза (Твн=5 лет), можно представить в следующем виде:
(2.2) Э= (Ц - С)А - (Ц -С)А - К)+ (Ц -С)А -(Ц -С)А К) Аналогичная формула может быть приведена и для оптимистичного прогноза (Твн=2 года). Далее для упрощения будем использовать формулу, не исключающую возможность определения экономической эффективности при Т=Твгп. Для упрощения оценки эффективности будем использовать вместо объема продаж объем выпуска, что позволяет оперировать с прогнозами изменения производительности, а изменение качества продукции учитывать посредством прогноза изменения цены. Тогда в формуле можно использовать следующее соотношение: (2.3) А = к А, где К - может быть представлен как соотношение производительности труда при динамической сетевой и традиционной структурах управления в -й период времени. При прочих равных условиях и неизменной внешней среде можно определить соотношение продукции в -й период времени в условиях динамической сетевой и традиционной для предприятия структур управления на основе обобщающего показателя качества продукции (О): (2.4) Ц =Ц О О или (2.5) Ц = О Ц О
Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...
|