Совокупная стоимость владения

Модель совокупной стоимости владения позволяет сократить затраты и повысить эффективность вложений в информационные системы в силу самой постановки решаемой с ее помощью задачи — минимизации стоимости владения при заданных параметрах функциональных возможностей информационной системы.

ТСО информационной системы – это полный комплекс затрат, связанных с приобретением, внедрением и использованием системы, и воспринимаемый как единые затраты на информационную систему в процессе ее создания и эксплуатации.

Разные методики предполагают различную классификацию этих затрат:

- первоначальные и эксплуатационные

- прямые и косвенные

- явные и скрытые

- фиксированные и текущие.

Первой использовала термин ТСО компания GartnerGroup, которая в конце 80-х годов стала широко применять его в своих исследованиях и в 1987 году выдвинула концепцию ТСО (первоначально она представляла собой лишь средство расчета стоимости владения компьютером на платформе Intel).

Благодаря фирме Interpose, образованной в 1994 году, методика переросла в принципиально новую модель анализа финансовой стороны использования информационных технологий. С целью совершенствования самой модели Gartner Consulting (подразделение GartnerGroup) проводила достаточно трудоемкие исследования рынка, и в результате сотрудничества двух компаний предложенная ими методика оценки затрат на информационные системы стала распространенным инструментом подсчета ТСО.

На протяжении последних лет многими компаниями также велись работы по изучению проблемы определения ИТ-затрат, вследствие чего появились схожие по сути, но разные по названию методики и подходы: истинная стоимость владения (Real Cost of Ownership, RCO), совокупная стоимость владения приложениями (Total Cost of Application Ownership, TCA) и др.

В расчете затрат на ИС определяющую роль играет понятие жизненного цикла информационной системы. Жизненный цикл ИС описывает ее эволюцию в течение времени внедрения, использования и вывода из эксплуатации

Кратко опишем жизненный цикл по модели Rational Software, что необходимо для дальнейшего изло­жения. Поскольку модель Rational Software описывает лишь раз­работку ИС, мы дополним ее стадиями эксплуатации и вывода из эксплуатации. Жизненный цикл ИС состоит из нескольких фаз:

• начальная фаза — устанавливается область применения систе­мы, определяются граничные условия, формируется проектная команда и инфраструктура проекта — руководящие орга­ны, устав, стандарты и т.д.;

• фаза уточнения — работы по планированию проекта внедрения новой ИС и разработке технического проекта последней (концептуального проек­та), завершается утверждением технического проекта;

• фаза конструирования — разработка и тестирование новой системы, заканчивается утверждением протокола инте­грального тестирования последней;

• фаза развертывания — работы по тиражированию системы, подготовке документации для пользователей и службы со­провождения, обучению конечных пользователей, заверша­ется подписанием протокола о приемке системы в эксплуатацию;

• фаза эксплуатации — работа конечных пользователей в системе и работы персонала службы ИС по сопровождению, и администрированию и регламентным работам в системе, возможна разного рода модернизация системы, завершается принятием решения о выводе системы из эксплуатации;

• фаза вывода из эксплуатации — действия по переносу данных в новую систему, которая заменит существующую. Работы этой фазы обычно являются частью проекта внедрения новой системы.

Принципиальным моментом современного подхода к анализу затрат на ИС является привязка затрат к жизненному циклу информационной системы. При этом подходе затраты на ИС делятся на первоначальные и эксплуатационные.

К первоначальным затратам относятся затраты на начальной фазе, а также в фазах уточнения, конструирования и развертывания системы, к эксплуатационным — затраты в фазе эксплуатации системы. Затраты на информационные системы приводятся к определенному периоду времени — году, кварталу, месяцу. Первоначальные затраты равномерно распределяются по периодам в соответствии с прогнозируемой длительностью жизненного цикла.

Например, первоначальные затраты на некоторую информационную систему составили 360 тыс. долл., длительность фазы эксплуатации — 3 года. Затраты в расчете на год составляют 120 тыс. долл., в расчете на месяц — 10 тыс. долл. Эксплуатационные затраты рассчитываются в среднем для избранного периода — в среднем за год, квартал, месяц.

Таким образом, затраты на информационные системы в орга­низации есть сум ма первоначальных и эксплуатационных затрат, приведенная к некоторому стандартному периоду времени — году, кварталу, месяцу. Первоначальные затраты равномерно распреде­ляются по всему периоду эксплуатации системы, тогда как экс­плуатационные затраты берутся в среднем за период.

Эксплуатационные затраты делятся на невидимые и неконтролируемые.

Невидимые затраты

«Невидимость» данных категорий затрат не означает, что эти затраты не входят в общую сумму затрат организации. Однако в традиционных системах учета данные затраты учитываются в составе затрат на рабочую силу. Затраты рабочего времени в орга­низации включают в себя непроизводительные затраты, которые мы и рассмотрим. Роль управленческого учета по отношению к ним состоит в том, чтобы вскрыть зависимость части затрат на рабочую силу от параметров информационных систем организа­ции и уровня работы службы ИС.

Потери от простоев пользователей — потери для организации, связанные с простоем пользователя вследствие перерыва того или иного сервиса ИТ. Неработоспособность серви­са всегда связана с неисправностью той или иной информацион­ной системы

Простой может быть плановым, т.е. связан­ным с регламентными работами по обновлению оборудования и версии ПО, переносу данных и т.д.

Также простой может быть внеплановым в связи с каким-либо инцидентом, т.е. внеплано­вым нарушением сервиса.

В обоих случаях потери возникают вследствие неспособности сотрудника выполнять свои обязанно­сти в период отсутствия некоторого сервиса ИТ.

Простой обычно измеряется в единицах рабочего времени, потерянного пользова­телями, например в часах. Потери от простоя пользователей составляют в среднем 16% общей величины затрат на ИС.

Простои могут очень различаться как по времени, так и по значимости для организации.

- Скажем, простой, связанный с от­сутствием тонера в принтере, обычно непродолжителен. Напро­тив, простои, связанные с потерей данных пользователя, обычно весьма длительны. В наиболее сложном случае пользователь ока­зывается вынужденным восстанавливать данные заново. Столь же сильно отличаются простои по последствиям для бизнеса.

- Например, простой бухгалтерской системы в обычном режиме ра­боты бухгалтерии несопоставим' по своим последствиям с про­стоем той же самой бухгалтерской системы в период подготовки баланса организации.

- Другой пример: 30 простоев веб-сайта в пределах 1—2 минут в течение одного месяца едва ли будет заме­тны пользователями, тогда как однократный простой того же целого сайта в течение месяца длительностью 1 час является серьезным инцидентом.

Таким образом, «цена» одного и того же времени простоя пинается в зависимости как от длительности простоя, так и от других факторов.

Для того чтобы зафиксировать эту неравнозначность в управленческом учете, вводятся категории простоев, учащающиеся по значимости простоя. Категория рассматривается в учете как признак, присваиваемый каждому простою зависимости от значимости простоя для организации. Категория обычно присваивается в момент закрытия инцидента.

Теперь рассмотрим следующую категорию затрат — потери от самоподдержки.

Самоподдержка означает, что пользователь самостоятельно разрешает инциденты с информационными системами на своем рабочем месте, не прибегая к помощи службы ИС. При этом пользователь не выполняет своих непосредственных обязанностей, т.е. с точки зрения бизнес-процесса простаивает.

Поэтому первая составляющая затрат на самоподдержку — поте­ри от простоя, описанные выше.

Вторая составляющая затрат, связанных с самоподдержкой, — нарушение правил и политик, принятых в службе ИС. Пользователь, не осведомленный о стандартах службы эксплуатации, самостоятельно меняет пара­метры подключения к локальной сети, электронной почты, печа­ти и т.д. Это осложняет деятельность сотрудников службы ИС по диагностике и устранению инцидентов, что, в свою очередь, ве­дет к дополнительным затратам службы ИС.

Можно предположить, что самоподдержка сокращает затраты службы ИС по сопровождению пользователей. Однако эта эко­номия кажущаяся.

Во-первых, профессиональный сотрудник службы ИС выполнит работы по сопровождению быстрее и с меньшим количеством ошибок, т.е. самоподдержка есть прежде всего непроизводительная затрата труда.

Во-вторых, самопод­держка скрывает от руководства службы ИС и организации в целом проблемы сопровождения пользователей. Это поощряет недофи­нансирование службы ИС и дальнейший рост самоподдержки.

В-третьих, одним из важнейших источников данных для службы ИС является статистика инцидентов. Самоподдержка препятствует накоплению такой статистики, поскольку пользователь, устранив инцидент самостоятельно, едва ли поставит в известность службу ИС.

Т.е., любые действия по са­моподдержке необходимо рассматривать как чистый проигрыш организации.

Точно так же необходимо рассматривать потери от взаимопод­держки.

Вэтом случае инцидент, возникший у одного поль­зователя, разрешается не сотрудником службы ИС, а другим пользователем. Эта ситуация близка к самоподдержке, но в этом случае теряется рабочее время двух пользователей одновременно: один пользователь простаивает, второй вместо исполнения своих непосредственных обязанностей разрешает инцидент, возникший у первого.

Общие затраты складываются из потерь от простоя двух пользователей и риска возможных дополнительных затрат служ­бы сопровождения. Это делает взаимоподдержку наиболее доро­гостоящей категорией невидимых затрат.

Ликвидация самоподдержки и взаимоподдержки позволяет сделать потери от простоев видимыми. Для этого в структуре службы ИС создается отдельное подразделение — Service Desk. Помимо прочих функций, Service Desk фиксирует момент поступления запроса пользовате­ля как момент возникновения инцидента. Окончанием простоя считается момент закрытия инцидента, т.е. возобновления серви­са в требуемом объеме и качестве. Разность между этими двумя моментами и составляет время простоя пользователя.

Борьбу с самоподдержкой и взаимоподдержкой целесообраз­но вести посредством дисциплинарных мер. Весьма действенно, если руководство организации на всех уровнях принимает в каче­стве оправдания только те простои сервисов ИТ, которые заре­гистрированы в соответствующем подразделении службы ИС (Ser­vice Desk).

С точки зрения управленческого учета фиксации времени простоя недостаточно. Необходимы данные, позволя­ющие уменьшить это время, — данные о том, какое именно обо­рудование или программное обеспечение явилось причиной про­стоя.

Для этого Service Desk фиксирует код позиции конфигурации, поро­дившей простой. Код позиции конфигурации фиксируется в мо­мент закрытия инцидента, когда причина сбоя, как правило, уже ясна. В процессе управления проблемами код позиции конфигурации может быть изменен.

Таким образом, управленческий учет невидимых затрат при­зван решить две задачи.

Во-первых, выделить данные категории затрат из общей суммы накладных расходов и расходов на рабочую силу в составе накладных расходов. Эта задача решается фиксацией времени простоя на основании данных Service Desk.

Во-вторых, соотнести простой с конкретной единицей конфигу­рации, вызвавшей простой. Эта задача решается внесением в базу данных Service Desk кода позиции конфигурации, явившейся при­чиной инцидента. Источниками этих данных являются процесс управления инцидентами и процесс управления проблемами.

Неконтролируемые затраты

Вторая большая группа затрат, порождающая проблемы в управленческом учете службы ИС, — неконтролируемые затраты. Эти затраты видимы, т.е. фигурируют в управленческом учете и бюджете организации в качестве отдельной позиции или даже группы позиций. Неконтролируемый характер затрат означает отсутствие данных о соотнесении затрат с породившими их объек­тами и процессами. Все перечисленные ниже затраты относятся к эксплуатационным.

Затраты на сопровождение. Под затратами на сопровождение мы будем понимать все виды затрат, связанные с решением про­блем пользователей и выполнением регламентных работ на кли­ентских рабочих местах. Сюда включаются затраты на расходные материалы и запчасти, а также иные материальные затраты наря­ду с оплатой труда работников службы сопровождения.

Затраты на сопровождение либо учитываются в составе затрат на службу ИС, либо выделяются отдельной строкой. В том или в другом случае затраты на сопровождение невозм ожно соотнести с информационной системой, эксплуатация которой порождает эти затраты.

Можно привести простой пример — эксплуата­ционные затраты на струйные принтеры. Как правило, чем ниже цена самого принтера, тем выше цена кассеты с чернилами для этого принтера и тем меньше срок службы такой кассеты. Тем самым дешевый струйный принтер является источником повы­шенных затрат на сопровождение (высокая стоимость кассет и дополнительные трудозатраты на замену). Для того чтобы обна­руживать такие ситуации в масштабах среднего и крупного офи­са, как раз и требуется соотносить затраты на сопровождение с системой, ставшей их источником (в данном случае — с определен­ной моделью принтера). Эти затраты являются наиболее значи­мой составляющей в общей сумме затрат на ИС: согласно мето­дике фирмы Dell они составляют в среднем 32%.

Администрирование — это вся совокупность работ по админист­рированию серверов, сете­вого оборудования и оборудования каналов связи, распределен­ных операционных систем, локальных сетей, глобальных сетей, СУБД, прикладных программ.

Затраты на администрирование, как правило, учитываются в составе затрат на службу ИС. Данный вид затрат, однако, также не сопоставляется с информационными системами, их породивши­ми. Между тем использование не соответствующего задачам сис­темного программного обеспечения в некоторых случаях вызывает рост затрат на администрирование на порядок и более.

Например, в практике российских компаний известны случаи использования десятков совместно работающих серверов почтовой системы MS Exchange. В этом случае в среднем один раз в день происходит перезагрузка сервера. Аналогичная система на ПО ОрепМа'п, рабо­тающем под управлением ОС UNIX, не требовала перезагрузки сервера в течение двух лет. Это, впрочем, не означает безусловного преимущества UNIX-систем — последние более сложны в управле­нии и при малом объеме транзакций проигрывают системам, работающим под управлением Windows NT/2000/XP, по затратам на администрирование. Так что приведенные данные — не более чем пример, показывающий возможность больших различий в величине затрат этой категории.

Согласно методике фирмы Dell затраты этой категории составляют в среднем 12% общей величины грат на ИС.

Затраты на модернизацию оборудования и ПО. Эти затраты включают затраты на дополнительное оборудование, лицензии на сетевые версии установленного в организации ПО и т.д. Затраты на модернизацию также учитываются в составе затрат на службу ИС, как правило, отдельной строкой. При этом они не привязываются к определенным видам, производителям и моделям оборудования и ПО, тем самым остаются неучтенными различия в стоимости модернизации на протяжении жизненного цикла. Затраты на модернизацию составляют в среднем 9% величины затрат на ИС.

Затраты на повышение квалификации пользователей. Эти затраты включают оплату оборудованных учебных классов, зарплата лекторам и затраты времени сотрудников. Затраты на обучение и повышение квалификации обычно учитываются в составе общих затрат на службу ИС.

Однако затраты на первоначальное обучение сотрудников новой системе обычно учитываются в составе затрат на проект внедрения. В противоположность им затраты на повышение квалификации пользователей не связываются с определенной информационной системой. Как следствие эти затраты не учитываются при выборе той или иной информационной системы. Затраты на повышение квалификации составляют в среднем около 1% общей величины затрат на ИС.

Первоначальные затраты

Затраты на оборудование составляют 20% общих затрат на ин­формационные системы организации В эти затраты входит приоб­ретение всех видов оборудования ИС, а также услуг по выбору, установке и настройке оборудования. Эти затраты учитываются и бюджетируются отдельной строкой, они известны и четко привязаны к соответствующим проектам.

Затраты на программное обеспечение составляют 9% общей суммы затрат на информационные системы В эти затраты входят стоимость лицензий и консалтинг по внедрению и сопровождению ПО.

Наконец, 1% затрат на информационные системы состав­ляют затраты на обучение пользователей. По описанным выше причинам эти затраты также относятся к явным.

Таким образом, структура затрат такова:

Таблица 1.4

Структура затрат на создание и эксплуатацию на ИС

Первоначальные затраты 30%	ПО	9%
Оборудование	20%
Обучение	1%
Эксплуатационные затраты 70%	Сопровождение	32%
Администрирование	12%
Модернизация	9%
Повышение квалификации	1%
Простои	16%

Рассмотрим последствия такого положения дел. Невидимые и неконтролируемые затраты обладают одним и тем же неприят­ным свойством: причина (выбор руководством службы ИС того или иного решения в области ИС) и следствие (затраты на сопровождение ИС) оказываются оторванными друг от друга, поэтому руководство службы ИС оказывается неосведомленным о реаль­ней цене принимаемых им решений для организации.

Как уже было показано, к явным затратам относятся первоначальные затраты, тогда как к скрытым — затраты эксплуатационные. В результате руководство службы ИС принимает решения, основываясь на данных первоначальных затратах, а не обо всей сумме затрат на протяжении жизненного цикла информационной системы. Взгляд руководителя оказывается смещенным в пользу решений с более низкими первоначальными затратами и с более высокими затрат на эксплуатацию.

На основе графиков, представленных на рис. 2, исходя из явных затрат следует предпочесть решение А, тогда как исходя из полных затрат на протяжении жизненного цикла следует предпочесть решение Б.

Рис. 2. Явные и полные затраты на ИС

Итак, традиционные модели управленческого учета ограни­чивают учет затрат на ИС явными затратами. Эта ситуация была впервые проанализирована компанией Gartner Group (США). Результатом анализа стала концепцией совокупной стоимости владения информационной системой, состоящая в определении всей суммы затрат на информационной системы в организации за определенный период времени.

В эту сумму входят невидимые, неконтролируемые и явные за­траты.

Концепция ССВ немедленно стала широко использоваться на практике. Первой областью применения стал бенчмаркинг — со­поставление ССВ данной организации с ССВ конкурентов и предприятий других отраслей.

Для этого компании-консультан­ты, в первую очередь сама Gartner Group, рассчитывая ССВ для своих клиентов, помещали результаты расчетов в базу данных, сопровождая их информацией о размере фирмы, ее отраслевой и географической принадлежности. После нескольких лет этой дея­тельности база данных содержала репрезентативную статистику по большинству отраслей и многим регионам.

Ключевым моментом является сравнение “ваших” ТСО с ТСО других ком паний аналогичного профиля. Часто оказывается довольно трудно оценить прямой экономический эффект от ИТ (то есть прибыль от их внедрения). Сравнение же показателей ТСО дает ИТ менеджеру возможность доказать руководству компании, что “его” ИС или проект имеет экономические показатели не хуже, чем в среднем по отрасли (или лучше).

Сравнение происходит, как правило, со средними показателями по отрасли (аналогичным компаниям) и с “ лучшими в группе ”. Средние и лучшие показатели рассчитываются и отслеживаются экспертами Гартнер Групп по многим предприятиям различных отраслей. Даже если прямой экономический эффект от внедрения ИТ определен, его всегда надо сравнить с затратной частью, то есть с ТСО.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: