Аналитический учет.

Для ведения аналитического учета депозитарий должен открыть аналитические счета депо: счета депо депонентов (пассивные счета депо) и счета депо мест хранения (активные счета депо). Информация депозитарного учета, хранимая в депозитарии, содержится в журналах и картотеках. Депозитарий вправе помещать дополнительные поля в документы аналитического учета, если сведения, содержащиеся в этих полях, нужны для ведения депозитарного учета и хранение этих сведений не противоречит нормативным документам регулирующих органов, регламентирующим ведение депозитарного учета.

При открытии пассивного счета депо между депозитарием и депонентом должен быть заключен депозитарный договор (договор счета депо), содержащий в соответствии с действующими нормативными актами основные права и обязанности сторон. Депозитарный договор не заключается в случае, когда депонентом является депозитарий, учитывающий в своем депозитарном учете принадлежащие ему ценные бумаги, а также в случае, когда депонентом является филиал или иное подразделение депозитария. В отдельных случаях допускается открытие пассивного счета депо с отложенным заключением депозитарного договора. Основные нормы права, регулирующие заключение депозитарного договора и его содержание описаны в Лекции №2.

Порядок открытия счетов депо подробно описан в Лекции №3. Журнал регистрации счетов депо подробно описан выше и является регистром аналитического учета. При открытии счета депо заполняется анкета счета, которая также является регистром аналитического учета и также описана выше.

Порядок закрытия счетов депо также подробно описан в Лекции №3.

Для организации учета ценных бумаг в рамках счета депо открываются лицевые счета. На лицевых счетах учитываются ценные бумаги одного выпуска с одинаковым набором допустимых депозитарных операций. Открытие лицевого счета происходит в рамках счета депо (в том числе в рамках счета депо депонента) и не требует заключения между депозитарием и депонентом отдельного договора. Порядок открытия лицевых счетов депо определяется регламентом депозитария. При открытии лицевого счета на него заполняется регистрационная карточка лицевого счета, которая является регистром аналитического учета и описана выше.

Процедура кодирования счетов также описана в Лекции №3.

При открытии каждому лицевому счету однозначно сопоставляется синтетический счет депо, на котором отражаются находящиеся на данном лицевом счете ценные бумаги. Правила соответствия лицевых и синтетических счетов депо определяются депозитарием самостоятельно, но не должны противоречить Правилам[101] и иным нормативным документам регулирующих органов, регламентирующим порядок учета депозитарных операций.

Остатком ценных бумаг на лицевом счете депо является количество (в штуках) ценных бумаг, учитываемых на нем. Депозитарий вправе одновременно с хранением остатка на лицевом счете в штуках дополнительно хранить величину остатка в номинальных единицах данного выпуска ценных бумаг. Остаток ценных бумаг является текущим состоянием лицевого счета. Не допускается наличие в течение длительного периода лицевых счетов с нулевым остатком. Лицевые счета, на которых имеется нулевой остаток в течение более чем 30 дней (или в течение иного срока, предусмотренного регламентом депозитария), закрываются. Возможно введение иного порядка закрытия лицевых счетов депо в соответствии с правилами обращения конкретного выпуска ценных бумаг. Не может быть закрыт лицевой счет с ненулевым остатком ценных бумаг.

Для сохранения сведений об операциях, совершенных с лицевым счетом, и о его состоянии в прошлом при лицевом счете ведутся два журнала: операционный журнал лицевого счета и журнал оборотов. Эти два регистра аналитического учета подробно рассмотрены выше.

При закрытии лицевого счета в его регистрационной карточке проставляется дата закрытия, а в операционном журнале счета депо делается запись о закрытии лицевого счета. Регистрационная карточка закрытого лицевого счета вместе с операционным журналом и журналом остатков помещаются в картотеку закрытых лицевых счетов счета депо.[102]

Открытие раздела счета депо происходит в рамках счета депо. Порядок открытия разделов счетов депо определяется регламентом депозитария. Открытие раздела счета сопровождается оформлением базового документа, регламентирующего допустимые депозитарные операции с лицевыми счетами, отнесенными к данному разделу. Возможные виды базовых документов разделов определяются регламентом депозитария. Базовым документом может быть: договор (соглашение) между депозитарием и депонентом; договор между депонентом и третьим лицом, удостоверенный депозитарием; договор между депозитарием и оператором; распоряжение администрации депозитария и т.п. Набор используемых разделов счетов депо и типы базовых документов определяются депозитарием самостоятельно. При открытии раздела счета на него заполняется регистрационная карточка раздела, которая является регистром аналитического учета и подробно рассмотрена выше.

Открытие раздела счета депо не обязательно сопровождается немедленным отнесением к этому разделу одного или группы лицевых счетов. Раздел, к которому относится лицевой счет, определяется при открытии данного лицевого счета. Если в рамках счета депо открыты разделы счета, то карточки лицевых счетов в картотеке лицевых счетов счета депо хранятся упорядоченными по разделам. Если лицевой счет отнесен к некоторому разделу счета депо, то идентификатор соответствующего раздела должен быть указан в карточке лицевого счета. При открытии разделу присваивается уникальный в рамках счета депо код. Правила кодирования разделов определяются депозитарием самостоятельно. В рамках счета депо коды разделов не должны совпадать с кодами лицевых счетов. Допускается повторное использование кода после закрытия раздела счета.

Все операции с документами, относящимися к разделу счета депо, отражаются в операционном журнале счета депо. Отдельный операционный журнал раздела счета депо не ведется.

При закрытии раздела в его регистрационной карточке проставляется дата закрытия, а в операционном журнале счета депо делается запись о закрытии раздела. Регистрационная карточка закрытого раздела помещается в картотеку закрытых разделов счета депо. Порядок закрытия раздела определяется базовым документом, регламентирующим депозитарные операции с разделом. Не может быть закрыт раздел, к которому отнесены незакрытые лицевые счета.

Разрешается открытие разделов счета депо в рамках ранее открытых разделов - если это предусмотрено регламентом депозитария и соответствует иерархии базовых документов. При открытии раздела в рамках более широкого раздела в регистрационной карточке раздела должен быть указан идентификатор объемлющего раздела. Не допускается частичное пересечение разделов счета депо. [103]

Для каждого выпуска ценных бумаг, учитываемых в депозитарии, депозитарий обязан хранить анкету выпуска ценных бумаг. Анкета выпуска хранится в картотеке выпусков ценных бумаг. Она должна содержать сведения, достаточные для организации депозитарного учета ценных бумаг данного выпуска. Реквизиты анкеты выпуска устанавливаются депозитарием самостоятельно. Анкета выпуска ценных бумаг заполняется депозитарием заблаговременно или непосредственно при первом приеме на учет ценных бумаг данного выпуска. Не допускается ведение депозитарного учета ценных бумаг без заполнения анкеты данного выпуска. Датой принятия выпуска ценных бумаг на обслуживание является дата заполнения анкеты выпуска. После погашения всех ценных бумаг выпуска или в случае, если учет ценных бумаг данного выпуска не предполагается в будущем, выпуск ценных бумаг может быть снят с обслуживания в депозитарии. При этом в анкете выпуска проставляется дата снятия с обслуживания, и она помещается в картотеку выпусков, снятых с обслуживания. При повторном принятии того же выпуска на обслуживание на него должна быть заполнена новая анкета. Не может быть снят с обслуживания выпуск, если хотя бы один лицевой счет содержит ненулевой остаток по данному выпуску ценных бумаг.[104]

Порядок приема поручений, формы отчетов об исполнении депозитарных операций, правила отражения операций в депозитарном учете, промежуточные этапы исполнения операций, состав получателей отчетов и иные особенности выполнения депозитарных операций включаются в операционный регламент депозитария и определяются депозитариями самостоятельно с учетом требований нормативных документов регулирующих органов, регламентирующих депозитарную деятельность. Дополнительные условия, определяющие порядок исполнения депозитарных операций, могут быть включены в депозитарный договор.

Исполнение депозитарной операции начинается с приема поручения - документа, переданного в депозитарий и подписанного инициатором операции. Возможно также начало исполнения депозитарной операции при наступлении срока или события, предусмотренного депозитарным договором или дополнительным соглашением. Формы поручений определяются регламентом депозитария. Не допускается прием поручений на исполнение административных, бухгалтерских и комплексных операций в устной форме. Прием поручений в электронной форме допускается в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ[105] в случае и в порядке, предусмотренном законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Допускается прием поручений на исполнение информационных операций в устной форме, если это предусмотрено регламентом депозитария. При исполнении операции по инициативе администрации поручение на исполнение должно быть оформлено в порядке, предусмотренном регламентом депозитария. Принятые поручения сохраняются в картотеке поручений депозитария в течение 3 лет после завершения операции, после чего передаются в архив, где хранятся не менее 5 лет после приема в архив.

Завершением депозитарной операции является передача отчета о выполнении операции всем лицам, указанным в регламенте исполнения данной операции в качестве получателей отчета. Обязательной является передача отчета инициатору операции. При совершении операции со счетом депо депонента, произведенной не по его инициативе и не по инициативе уполномоченного им лица, отчет о совершенной операции должен быть передан, помимо инициатора, депоненту. Так, вне зависимости от инициатора операции отчет об операциях зачисления ценных бумаг на лицевые счета депо должен быть передан депоненту. Порядок и периодичность передачи отчетов получателям определяется регламентом депозитария (лично, по доверенности, через абонентский ящик, путем отправки по почте и т.п.) и должен быть оговорен в регламенте депозитария и депозитарном договоре с депонентом. Переданный получателю отчет о совершении бухгалтерской депозитарной операции является основанием для совершения проводок в бухгалтерском учете получателя.[106]

На первое число каждого месяца по всем лицевым счетам составляются проверочные ведомости остатков лицевых счетов аналитического учета (см. выше). Проверочные ведомости подписываются ответственным исполнителем и руководителем депозитария. Допускается хранение проверочных ведомостей в электронной форме. Лицевые счета в проверочных ведомостях группируются по счетам депо, а внутри счета депо - по выпускам ценных бумаг. Счета депо в проверочных ведомостях группируются по активу и пассиву. Депозитарий обязан обеспечить на регулярной основе контроль за правильностью аналитического учета. Контроль должен включать в себя проверку заполнения первичных документов и соответствия проведенных операций первичным документам, а также проверку отсутствия технических ошибок при совершении депозитарных операций и правильность отражения на активных счетах реальных активов. Процедуры контроля за правильностью аналитического учета устанавливаются депозитарием самостоятельно и должны быть описаны в служебных инструкциях депозитария. [107]