 |
Технические аспекты: что выбрать?
|
|
|
|
Диктофон необходим цифровой.
Приложение 4
Корпоративные стандарты
Тайм-менеджмента
Структура ТМ - стандартов.
«Встраивание» можно рассматривать на нескольких основных уровнях:
- Терминология - система понятий, используемых в планировании организации деятельности;
- Командные договоренности и внутрикорпоративные «обычаи делового оборота» - неформализованные правила организации деятельности;
- Регламенты - формализованные правила организации деятельности;
- Инструменты - материальные воплощения правил, делающие «правильное» поведение единственно возможным и при этом не требующим специального изучения письменных регламентов.
Структура корпоративных ТМ - стандартов
| Инструменты |
| Регламенты Договоренности |
| Терминология |
Стандартная терминология
Говоря «срочная задача», мы не сообщаем исполнителю никакой полезной информации. Говоря «желательный срок исполнения - к 5 марта, критически необходимый - к 7 мата, 15:00», мы сообщаем достаточно конкретные вещи, которые можно использовать в работе.
Такого рода понятия в идеале должны быть прописаны или как минимум проговорены. Одна из ключевых задач корпоративного тренинга по тайм - менеджменту - выработка общего языка. Что такое гибкие и жесткие задачи, хронос и кайрос, результативноориентированность и конкретизированность.
Регламенты и командные договоренности.
Примеры:
«Телефоном срочное, остальное - почтой».
«Все, что можешь, делай сам. Приходи не с вопросом, а с вариантами решения».
«Отправляя электронное письмо, обязательно укажи актуальную тему письма и важность».
«Перед тем как «дернуть» коллегу - подумай. Запиши вопросы и задай их в удобный момент все сразу».
|
|
|
«Опоздание - зло. Но если уж опаздываешь - предупреди».
«Готовься к планерке заранее. Приноси мысли на бумаге».
«Критикуешь - предлагай свое решение. Критика без варианта решения не принимается».
Такие договоренности могут проговариваться устно, а могут оформляться письменно - в виде списков, плакатов и т. п. Это материальное закреплении культуры уважения к времени, которая начинает вырабатываться у сотрудников в компании в ходе тренинга.
Любая договоренность может стать регламентом - если к ней добавить санкцию за неисполнение.
Инструменты как носители стандартов.
Идеальный корпоративный стандарт не записан на бумаге; идеальный стандарт воплощен в каком-либо инструменте, который «не дает сделать неправильно», сама диктует нужный образ действий.
Простейший и немного курьезный пример - хрустальная ваза в зале для совещаний одного банка. Она несет в себе нигде не записанное, но всем известное правило: опоздавший на совещание должен положить в нее 500 рублей, в фонд корпоративных культурных мероприятий.
Наилучший закон - это всего лишь фиксация устоявшегося обычая;
Точно так же наилучший стандарт - формализация приемов, которые люди нашли и ввели в обиход сами.
Пример стандарта:
алгоритм планирования дня
Правила планирования в ежедневнике
- «Самая острая память тупее самого тупого карандаша».
- Неряшливость в обзоре дел - признак неряшливости в голове.
- Контакты - валюта бизнеса.
Любую контактную информацию фиксируйте в отдельном разделе еженедельника. Обязательно указывайте полные тему контакта, фамилию, Имя, отчество, компанию, должность, рабочий и мобильный телефоны, электронную почту и т. п.
Алгоритм ежедневного планирования
1. На сетке времени отметьте «жесткие» встречи (для которых уже известно точное время). Планируя встречи, закладывайте резервы на непредвиденные обстоятельства.
|
|
|
2. Составьте список «гибких» задач (не имеющих жесткого времени исполнения). Используйте результативноориентированные формулировки: не «Созвониться с Ивановым», а «Дожать до заказа», «Получить информацию» и т. д.
3. Выделите ярким цветом те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь.
4. Забютжетируйте время на крупные «гибкие» задачи. Либо подпишите к ним примерное количество времени на исполнение, либо отметьте его на графике дня. Помните: планировать и бютжетировать более 60-70% рабочего дня - нереалистично!
5. В ходе дня аккуратно вычкркивайте выполненное. Невыполненное отмечайте значком к переносу на следующий день.
Сверяйтесь с планом в течении дня и корректируйте его при изменении обстоятельств. План - не закон. План - инструмент ориентации в обстановке. ПЛАН - ИНСТРУМЕНТ ДОСТЖЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ.
Приложение 5
Онлайн - технологии
Для повышения
Эффективности
Все больше компаний внедряют различные средства удаленной работы, используют видеоконференции во внутрикорпоративной практике.
|
|
|
