 |
Где взять время на тайм-менеджмент
|
|
|
|
1. В курилке - поспорьте с коллегой на 100 долларов, что в ближайшие три дня сделаете письменный обзор ваших долгосрочных целей.
2. В пробке или во время ходьбы - продумайте свои цели на ближайшие несколько лет. При желании надиктуйте на диктофон.
3. В приемной руководителя - используйте 15 минут ожидания для того, чтобы эти цели прописать в блокноте или на бумаге. Выиграйте 100 долларов.
Второе правило: создайте четкий ритм повышения личной эффективности.
Три простых принципа ритма:
- Ежедневно - одно маленькое разгребание завалов. Почты «входящие», бумаг в центре рабочего стола, задач с близким сроком выполнения.
- Еженедельно - внедрение новой техники управления временем.
- Ежеквартально - «дисциплинарная неделя». Живем правильно, не даем себе поблажек, выделяем пол часа в день на тайм-менеджмент.
Вложение времени в тайм-менеджмент - это не затраты, а инвестиции.
Восьмой шаг создания личной ТМ - системы
Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.
Краткие рекомендации:
- Проведете сплошной учет вашего времени в течении двух-трех недель.
- Сформулируйте два-три количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике.
- Планируйте наполнение транспортного времени и времени командировок.
- Имейте сценарии реагирования на случай технических форс-мажоров.
- Применяйте техники организации совещаний.
- «Точите топор», используя для этого любые «отходы времени».
9. «ТМ - бацилла»:
Как донести ТМ - идею
До окружающих
- Чем командир отличается от комиссара?
- Командир говорит: «Делай, как я!»,
а комиссар: «Делай, как я говорю!»
|
|
|
ТМ для шефа
Бывает, что руководитель действительно недостаточно внимательно относится к времени, и хотелось бы на него в этом отношении повлиять.
Лучше чтобы это была его идея. Нужно найти косвенный путь, которым идея управления временем может дойти до шефа.
Предъявите инструменты «в деле». На совещании достаньте аккуратный обзорный график регулярных задач или задач по проекту; заходите к шефу реже, но с подготовленным списком вопросов и т. п. Интерес шефа к применяемым вами новым инструментам - прекрасный повод заинтересовать его тайм - менеджментом.
Начинайте с полезных и не затратных для шефа инструментов. Дайте руководителю ощутить без финансовых затрат повышение подконтрольности, управляемости, предсказуемости работы - и он будет готов к следующим вашим предложениям.
Для человека активно применяющего инструменты гибкого планирования, неожиданные задания не являются проблемой. Ваша задача - заботиться о том, чтобы шефу было комфортно работать с вами. Его время дороже вашего, его комфорт более значим для компании, чем ваш.
Подчиненные: добровольные стратегии
Различим несколько разных вещей:
1. Личный тайм - менеджмент, «самоменеджмент», который человек применяет добровольно.
2. Командный/корпоративный тайм - менеджмент - обязательные для всех сотрудников компании или подразделения стандарты управления временем.
3. Обычный регулярный менеджмент - вопросы распределения функций, обязанностей, проектов и заданий между сотрудниками, вопросы мотивации и контроля и т. п.
Сначала нужно с помощью ТМ - бациллы задействовать внутренние, добровольные ресурсы, и лишь затем - внешние, ресурсы принуждения.
Первый шаг в стратегии добровольности - покажите личный пример.
Предъявите, а не декларируйте организованность, пунктуальность, уважение к времени коллег и подчиненных.
|
|
|
Продемонстрируйте уважение к чужому времени, без двойных стандартов.
Второй шаг - создайте мотивацию на применение ТМ - техник. Именно мотивацию, не систему наград и наказаний, а понимание, почему временем можно и нужно управлять.
Но даже если ваши подчиненные не получают материальной выгоды от повышения эффективности, они могут прислушаться к следующим аргументам:
- больше комфорта в выполнении работы - за счет более грамотной ее организации;
- снижение рисков, связанных с несоблюдением поставленных руководством сроков;
- возможность раньше уйти с работы, потратить часть высвобожденного времени на себя.
Третий шаг - двигайтесь маленькими шагами, но ритмично.
Не нужно глобализовать задачу. Предлагайте подчиненным новые техники регулярно, как минимум раз в неделю. Чем проще и понятнее эти техники будут - тем лучше.
Подчиненные: принудительные стратегии
1. Лучше меньше инструментов, но - обязательных.
Хорошо годятся для первых шагов внедрения:
- Любые доски планирования;
- Ежедневники или планнинги + алгоритмы планирования дня
- Таблицы обзора регулярных задач
- Бланки проведения совещаний
Чем больше люди будут подготовлены на добровольном этапе, чем больше их собственных идей и соображений учитывает ваше новшество, тем легче его будет внедрить.
2. Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники».
3. Используйте пилотные проекты.
Очень простой прием. Попробуйте технику на одном сотруднике, на одном подразделении, на одном направлении деятельности. Это позволит понять все плюсы и минусы техники в реальной практике при минимальных затратах времени и сил. Кроме того, опыт успешного пилотного проекта - важный аргумент для убеждения других сотрудников.
Главный принцип: посчитайте цену своего времени, цену времени подразделения. Постарайтесь выразить в деньгах. И боритесь за время не менее жестко, чем за деньги.
|
|
|
