 |
Организация рабочего стола
|
|
|
|
Рядом с исходящим накопителем желательно разместить лотки или просто стопки в которые документы раскладываются вечером из исходящего накопителя. В этих лотках рекомендую выделить две группы: контрольную и контекстную.
Контрольная группа: «контроль ежедневный» и «контроль еженедельный».
Контекстная группа структурирует документы по проектам, людям и любым другим «кайросам».
Над рабочим столом или рядом с ним можно разместить доску планирования со стикерами, разделенными на группы по «кайросам», контекстам.
Седьмой шаг создания личной ТМ - системы.
Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без лишнего детализирования.
Краткие рекомендации:
- Спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой серьезной литературы.
- Отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ.
- Настройте автофильтрацию электронной почты.
- Используйте папки электронной почты как инструмент контроля по технике «День - Неделя».
- «Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса.
- Заведите творческую картотеку для материализации мыслей.
- Организуйте любое информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека.
- Выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День - Неделя».
Поглотители: как найти
Резервы времени
Служебная записка.
На основании анализа эффективности использования рабочего времени и в целях увеличения производительности труда предлагаю перенести рабочие места сотрудников компании
|
|
|
в помещение для курения.
Найти резервы времени, уменьшить расходы на поглотители, начать более разумно использовать наш невосполнимый капитал.
Хронометраж
Это учет и анализ расходов времени, характерен для отечественной традиции организации времени.
«Инвентаризацию» вашего времени, понять, куда оно реально тратится.
И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течении дня. Обращайтесь к блокноту примерно рас в полчаса - час и фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут.
9:05 - сел работать, открыл почту
9:15 - выпил чашечку кофе
9:25 - начал делать отчет
9:35 - зашел Петров, обсудили международное положение
11:15 - вернулся к отчету
И т. д.
Отслеживание показателей
Хочешь управлять - измерь.
С помощью хронометража можно получить данные на таким, например, вопросам:
- Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты?
- Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам?
- Какой процент времени я трачу на поглотители?
Расход времени на поглотители начнет снижаться, а на приоритетные дела - повышаться.
Воспользоваться показателями, для отслеживания которых не нужна полная картина дня. Например:
- количество времени, ежедневно выделяемого на приоритетный для вас проект;
- количество времени на «ресурсное занятие» - хобби, спорт, прогулки, общение с близкими людьми.;
- длительность ежедневной задержки на работе после формального окончания рабочего дня;
- длительность общения с неприятными для вас людьми и т. п.
Время в транспорте
Несколько способов оптимизации транспортного времени:
1. Читайте либо слушайте аудиокниги. Но читайте не то, что случайно попалось под руку, а заранее выбранную для этого книжку, лучше небольшого размера.
2. Отдыхайте - если действительно отдыхаете. Решение «отдохнуть и расслабиться» ничуть не менее грамотно с точки зрения использования времени, чем чтение полезной книги.
|
|
|
3. Выбирайте нестандартные маршруты и время. Успешные люди часто идут нестандартным путем, потому и успевают сделать больше других.
4. Учитесь. Например, учите язык.
5. Обдумывайте конкретный список вопросов. Иметь с собой конкретный список вопросов к размышлению в транспорте и в ходе размышлений обязательно делать пометки в блокноте, чтобы не потерять ценные идеи.
6. Делайте исходящие звонки.
Время в командировках
Несколько простых рекомендаций:
1. Определите и используйте «кайросы».
2. Запланируйте работы на транспортное время.
3. Запланируйте отдых и работу на вечера.
Ну и самое главное - собственно цели командировки. Согласитесь, «провести переговоры в «Регионнефтегазе» и «заключить наконец-то договор» - две разные вещи.
Еще несколько технических советов:
1. Заведите командировочный комплект. - пакет с гигиеническими принадлежностями и полезными техническими мелочами (швейный набор и пр.). При этом подбирайте максимально легкие и компактные упаковки. Стоит купить второй зарядник к мобильному и положить туда же. Главная польза такого комплекта - экономия времени при сборах, гарантия того, что вы ничего не забудите, а также снижение веса и объема вещей.
2. Никакого багажа в самолетах. Подберите дорожный чемодан оптимального размера: так, чтобы он вмещал все необходимое, но при этом, его пропускали в самолет в качестве ручной клади. Сэкономите массу времени на сдаче и забирании багажа.
3. Запаситесь избытком информации. Не рассчитывайте на то, что дела будут идти по плану, будьте готовы ко всему.
Побывав в командировке в каком-либо городе, заведите список (в форме задачи или заметки) «карточку города».
Она может включать в себя:
- Контакты постоянных контрагентов
- Координаты гостиниц, хотя бы тех, в которых вы уже бывали.
- Телефоны служб доставки еды, авиабилетов, служб доставки такси и т. п.
- Пересчет валют (для ближней и дальней заграницы), важные цены и временные затраты («от Крещатика до аэропорта «Борисполь» столько-то гривен и столько-то минут, если без пробок»);
|
|
|
- Полезные заметки (многие украинцы, например, очень трепетно относятся к формулировке «в Украине» вместо «на Украине»).
Технические форс-мажоры
Освоить гибкое планирование.
Поломка техники - прекрасная возможность разгрести завалы.
Если без техники совсем невмоготу - поищите альтернативные возможности.
Создавайте резервные копии информации.
Организация совещаний
1. Определите формат совещания и не смешивайте различные форматы в рамках одного совещания. Типовые форматы:
- Мозговой штурм. Цель: Творчески решить проблему. Правила: сначала генерация идей с их обязательной фиксацией, и только после этого - этап критики и проработки на реализуемость.
- Планерка - оперативка. Цель: скоординировать действия членов команды в текущей ситуации, довести до людей нужную информацию, оперативно отреагировать на текущие проблемы. Правила: «Появилась гениальная идея - запиши не озвучивая, вынеси на стратегическое совещание». Желателен жесткий порядок (очередность) выступлений, наличие в письменном виде стандартного перечня вопросов.
- Стратегическое совещание. Цель: обсудить первостепенные направления развития, принять решение по масштабным, долгосрочным вопросам. Правила: желательно наличие в явном виде сформулированных и прописанных критериев принятия решений (расстановки приоритетов).
2. Определите круг участников. Использовать небольшие совещания в малых группах, позволяющие в первом приближении согласовать позиции перед большим совещанием. Отдельно определите лидера, принимающего решения и направляющего ход дискуссии и отдельно - секретаря, следящего за временем, фиксирующего все мысли и составляющего итоговый протокол. Как правило, эти две функции стоит разделить.
3. Определите список вопросов для обсуждения. Начинать рассмотрение вопросов необходимо, естественно, с приоритетных.
4. Определите длительность совещания и назначьте ответственного за время.
5. Организуйте обстановку, оборудование и рассылку информационных материалов.
|
|
|
- Разошлите краткое описание проблемы, по которой необходимо принять решение на совещании.
- Потребуйте от участников прислать по электронной почте минимум два-три варианта решения проблемы (срок не позднее, чем за сутки до совещания).
- Не приславших - не допускайте на совещание. Пусть один-два раза решение проблемы несколько пострадает, зато в будущем совещания станут гораздо более эффективными.
Имейте ввиду, что без дополнительных стимулов участники совещания вряд ли будут читать присланные материалы.
6.Используйте схемы. Схемы можно фотографировать и разослать участникам, как приложение к протоколу принятых решений.
7. Зафиксируйте и разошлите принятые решения. Обязательно вернитесь к этому протоколу на следующем совещании. Если результаты совещания не зафиксированы - считайте, что его не было вообще.
|
|
|
