 |
Документация системы качества
|
|
|
|
Согласно положениям стандартов ИСО, система качества предприятия должна быть тщательно документирована. Это значит, что должны быть документированы все элементы, требования и положения, принятые для обеспечения качества. Такая документация обеспечивает единое понимание политики, задач в области качества, позволяет четко распределить ответственность, права и обязанности по качеству, установить порядок взаимодействия подразделений и исполнителей при выполнении своих функций по качеству.
В соответствии со стандартами ИСО серии 9000:2008 система менеджмента качества должна быть документирована. Документация системы менеджмента качества необходима для описания содержания управления, хода действий и информации, подтверждающей выполнение требований. Она должна охватывать как разработку и внедрение системы менеджмента качества, так и поддержание ее в рабочем состоянии, а также обеспечение эффективной и результативной работы процессов.
Документирование системы менеджмента качества увеличивает ценность системы, делает ее более прозрачной и понятной. Следует обратить внимание на то, что организация должна представить доказательства результативности своих процессов. Такие доказательства могут быть представлены и без специальных процедур. Однако за организацией остается обязанность разработки соответствующей системы измерений, с помощью которой происходит управление системой и предоставление объективных фактов, свидетельствующих об эффективности системы. Не имея таких измерений, организация не сможет сама оценить свое состояние, не говоря уж о предоставлении доказательств для внешней стороны.
Необходимый объем документации определяется руководством организации и зависит от:
|
|
|
- размера организации и вида деятельности;
- сложности и взаимодействия процессов;
- компетенции персонала.
Под документом понимается информация на соответствующем носителе. При описании системы менеджмента качества допускается применение различных видов носителей: бумажный, магнитный, электронный или оптический компьютерный диск или их комбинации.
В стандартах ИСО серии 9000:2008 нет жестких требований к оформлению документов по описанию процессов. Организация сама решает, в каком виде эти документы будут оформлены и насколько подробно будут описаны все процессы. Нужно лишь приводить корректное изложение управляющей информации и механизма выполнения работ, стараясь при этом избегать подробного описания.
Если правильно оформлена управляющая информация, исполнитель может сам установить оптимальный режим выполнения работ в различных ситуациях.
В случаях, когда порядок действий имеет большое значение и руководитель не надеется на исполнителя, детализация неизбежна. Это повлечет за собой возрастание объема работ по исправлению документов при совершенствовании процесса. Для эффективного функционирования процессов все же более важно творческое начало, основанное на знаниях и мотивации. Документация должна способствовать эффективному управлению процессом в реальных условиях и не навязывать ненужный формализм.
Разрабатывая документацию, требуемую для системы менеджмента качества, необходимо учесть, что документация должна основываться на реальном способе управления деятельностью организации. Внутри этой системы требования стандарта ИСО должны удовлетворяться, но система должна подходить организации, а не организация должна изменяться под систему.
К документам системы менеджмента качества относятся:
- Политика в области качества;
|
|
|
- Руководство по качеству;
- стандарты организации системы менеджмента качества;
- международные стандарты;
- межгосударственные стандарты;
- государственные стандарты;
- технические условия;
- отраслевые документы;
- нормативно-правовые акты;
- общегосударственные правила и положения;
- положения о подразделениях;
- должностные инструкции;
- рабочие инструкции;
- инструкции по охране труда;
- приказы и распоряжения;
- документация на закупку сырья, вспомогательных материалов и оборудования;
- документация на поставку готовой продукции (сертификаты соответствия);
- учетная документация по качеству и первичные носители записей о качестве продукции.
4.2 Требования к документации
4.2.1 Общие положения
Документация системы менеджмента качества должна включать в себя:
a) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;
b) руководство по качеству;
c) документированные процедуры и записи, требуемые настоящим стандартом;
d) документы, включая записи, определенные организацией как необходимые ей для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими.
4.2.2 Руководство по качеству
Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее:
a) область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений;
b) документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или
ссылки на них;
c) описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества.
4.2.3 Управление документацией
Документы системы менеджмента качества должны быть управляемыми. Записи, представляющие собой специальный вид документов, должны быть управляемыми согласно ребованиям 4.2.4.
Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:
a) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до выпуска;
b) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;
c) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
d) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;
|
|
|
e) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
f) обеспечение идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения, определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества;
g) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.
4.2.4 Управление записями
Записи, установленные для представления свидетельств соответствия требованиям и результативного функционирования системы менеджмента качества, должны находиться под управлением.
Организация должна установить документированную процедуру для определения средств управления, необходимых для идентификации, хранения, защиты, восстановления, сохранения и изъятия записей.
Записи должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.
|
|
|
