 |
Системы управления базами данных MS Access
|
|
|
|
Системы управления базами данных –этопрограммно-аппаратный пакет, который осуществляет поддержку БД в актуальном состоянии и обеспечение централизованного доступа пользователей к ней.Или, СУБД – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.
Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. MS Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод, обработку данных, поиск и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access.
СУБД MS Access использует реляционную модель базы данных, в которой данные представлены в виде взаимосвязанных таблиц (отношений по англ. - relations). Создание реляционной базы данных с помощью СУБД начинается с формирования структуры таблиц. При этом определяется состав полей и задается их описание. После определения структуры таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных.
При создании БД важно задать параметры, в соответствии с которыми Access будет автоматически поддерживать целостность данных. Для этого при определении структуры таблиц должны быть указаны ограничения на допустимые значения данных, а при создании схемы данных на основе нормализованных таблиц должны быть заданы параметры поддержания целостности связей базы данных.
|
|
|
Завершается создание базы данных процедурой загрузки, т.е. заполнением таблиц конкретными данными.
Интерфейс программы
Пользовательский интерфейс включает стандартную область, называемую лентой, в которой содержатся группы команд, организованные по выполняемым функциям. Лента заменила уровни меню и панели инструментов, которые присутствовали в прежних версиях Access. Лента позволяет быстрее найти группы связанных команд. Например, если требуется создать форму или отчет, используйте одну из команд на вкладке Создание.
При запуске Office Access 2007 отображается страница Начало работы с Microsoft Office Access. Страница Начало работы с Microsoft Office Access – это отправная точка, отсюда можно создать новую базу данных, открыть существующую базу данных или просмотреть соответствующее содержимое в Microsoft Office Online.
Создание базы данных
1. Создание базы данных с помощью шаблона
В Microsoft Access имеется большое число шаблонов, используемых с целью ускорить создание базы данных. Шаблон – это готовая БД, содержащая все объекты MS Access: таблицы, запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, используемые для отслеживания проблем, управления контактами или записи расходов. В некоторые шаблоны включено несколько образцов записей, чтобы продемонстрировать их использование. Шаблоны БД можно использовать в готовом виде либо настроить их для своих нужд. На странице Начало работы с Microsoft Office Access в области Шаблоны в Интернете отображено несколько шаблонов; еще несколько шаблонов отобразятся, если щелкнуть одну из категорий под заголовком Категории шаблонов в левой части окна Access. Дополнительные шаблоны можно загрузить с веб-узла Microsoft Office. Щелкните нужный шаблон. Введите имя БД и укажите папку. Нажмите кнопку Создать (или кнопку Загрузить, чтобы загрузить шаблон с веб-узла).
|
|
|
Access создает и затем открывает эту базу данных. На экране отображается форма, в которую можно начать вводить данные.
2. Создание собственной базы данных (создание пустой базы данных)
Если ни один из шаблонов не отвечает необходимым требованиям или в другой программе имеются данные, которые следует импортировать в Access, можно создать собственную базу данных.
Создание пустой базы данных
Запустите Access. На странице Начало работы с Microsoft Office Access нажмите кнопку Новая база данных. В области Новая база данных в поле Имя файла введите имя файла. Чтобы изменить расположение файла, нажмите кнопку Обзор просмотрите и выберите новое расположение. Нажмите кнопку Создать.
Основным объектом для хранения данных в БД являются таблицы. Из всех типов объектов только таблицы предназначены для хранения информации. БД может содержать тысячи таблиц, размеры которых ограничиваются только доступным пространством на жестком диске компьютера.
После создания БД Access откроет пустую таблицу (с именем «Таблица1») в режиме таблицы. Access помещает курсор в первую пустую ячейку в столбце Добавить поле. Чтобы добавить данные, начните их вводить или вставьте данные из другого источника. Ввод данных в режиме таблицы похож на ввод данных в электронную таблицу MS Excel. Основное ограничение заключается в том, что данные следует вводить в смежные строки и столбцы, начиная с левого верхнего угла таблицы.
Структура таблицы создается при вводе данных. Каждый раз при добавлении в таблицу нового столбца определяется новое поле. В MS Access тип данных поля задается на основе типа введенных данных. Например, если в столбце введены только значения дат, тип данных этого поля задается как «Дата/время». Если впоследствии попытаться ввести в это поле значение другого типа (например, текстового), появится сообщение о том, что значение не соответствует типу данных этого столбца. Добавление таблицы. Чтобы добавить новую таблицу используйте панели инструментов в группе Таблицы на вкладке Создание.
|
|
|
Рисунок 14. Панель инструментов «Создание».
Щелкните Таблица, чтобы создать пустую таблицу в режиме таблицы. Можно использовать либо режим таблицы (это позволит сразу же начать ввод данных, а структура таблицы будет создаваться в процессе работы), либо Режим конструктора, чтобы сначала создать структуру таблицы. Чтобы начать вводить данные в таблицу, переключитесь в режим таблицы, щелкните первую пустую ячейку и начните ввод. Если в процессе ввода данных потребуется добавить в таблицу одно или несколько полей, начните вводить данные в столбце Добавить поле в режиме таблицы или добавьте новые поля с помощью команд на вкладке Таблица в группе Поля и столбцы.
Вне зависимости от того, в каком режиме начата работа, всегда возможно переключение в другой режим с помощью кнопок режимов в строке состояния окна Access.
Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя. Рекомендуется присваивать полям значимые имена, чтобы при виде области Список полей было понятно, что содержится в каждом из полей.
Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув заголовок столбца, а затем перетащите на новое место. Можно также выделить несколько смежных столбцов и перетащить их все на новое место.
Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу.
Основные режимы работы с таблицами
Cуществует три режима работы с таблицами:
Режим Таблицы. Осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п.
Режим Конструктора. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства.
Режим Сводной таблицы и Сводной диаграммы. Режим Сводной таблицы позволяет представлять данные в более удобном и обозримом виде. Позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны – развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.
|
|
|
Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это графическое представление сводной таблицы. В предыдущих версиях диаграммы могли использоваться только в отчетах. Теперь они стали динамическими, и есть возможность создавать эти диаграммы и управлять ими в интерактивном режиме прямо на экране монитора.
Можно создать сводную таблицу для обычной таблицы, но эффективнее этот режим для запросов и форм. Запросы и формы собирают информацию из разных таблиц. И поэтому для анализа этих данных удобно создавать сводные таблицы и диаграммы. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления.
Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.
Вставка данных из другого источника в таблицу Microsoft Access
Если необходимые данные хранятся в другой программе, например в Office Excel 2007, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Желательно, чтобы данные уже были разбиты на столбцы, как в электронной таблице Microsoft Excel.
Импорт данных из другого источника
Предположим, что необходимые данные собраны в другой программе и их требуется импортировать в Access, или что бизнес-партнеры используют для хранения общих данных не Access, а другие программы. В обоих случаях нетрудно импортировать данные в Access из других программ. Возможен импорт данных из электронной таблицы Microsoft Excel, из таблицы в другой базе данных Microsoft Access, из списка SharePoint или из любого другого источника. В зависимости от источника процесс слегка различается; ниже приведена общая инструкция.
На вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите команду для того типа файла, из которого будут импортироваться данные.
Рисунок. Панель элементов «Импорт».
Например, для импорта данных из таблицы Excel щелкните Excel. Если нужный тип программы отсутствует, щелкните Дополнительно.
В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл данных источника, или введите в поле Имя файла полный путь к файлу данных источника.
В группе Укажите, когда и где сохранять данные в текущей базе данных. выберите необходимый параметр. Можно создать на основе импортированных данных новую таблицу, добавить их в существующую таблицу или создать связанную таблицу, которая содержит ссылку на источник данных. В программе будет запущен мастер импорта. Следуйте инструкциям мастер.
Ключевое полетаблицы помечается специальным – значком ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля.
|
|
|
