 |
Отчетный доклад. Der Rechenschaftsbericht
|
|
|
|
Фирмы, административные органы и общества делают отчет о своей деятельности за определенный период. При этом исходят из того, что многочисленные и разносторонние события, произошедшие за отчетный период, должны быть сведены воедино и проанализированы с единой точки зрения. Статистический материал и цифры вообще, весьма часто используемые в подобных докладах, обычно ненаглядны, и принято считать, что сухой и бесформенный стиль -непременный атрибут отчетного доклада, а это совершенно неверно! Лучшее средство против этого -стремление к четкому, компактному изложению. Каждое лишнее слово вызовет дополнительный зевок у читателя или слушателя.
Личность докладчика не выпячивается на первый план, тем более если он не идентифицируется с ответственными лицами организации (в небольших обществах годовые отчеты обычно готовятся секретарем, в больших - управляющими или юрисконсультами, но не председателем правления или президентом).
Отчеты административных органов (Behördenberichte).
В государственных учреждениях и ведомствах усердно культивируется обстоятельно-безличный стиль (см. с. о стилистике писем). Но позитивные качества чиновника - приверженность к порядку и чувство долга - могли бы положительно воздействовать на редактирование отчета о деятельности. Представьте себе, будто вы руководитель отдела по персоналу (die Personalabteilung) и все эти годы подаете отчет о деятельности своего отдела! Здесь не бывает бланков-шаблонов. Что вы в нем напишете? В начале отметите различные задачи вашего отдела и произведете анализ того, над чем вы и ваши сотрудники были особенно заняты в отчетный период времени. В отчете вы можете систематизировать отдельные пункте по их важности (1) или частотности (И), или же в отчете вы будете исходить из своих сотрудников и их обязанностей (III).
|
|
|
Итак:
Personalstand
I. Personalveränderungen im Amt
Personalveränderungen im Amstbereich
Offene Stellen
Lohnbewegung
Urlaubsfragen
Krankheitsfälle und andere Arbeitsausfälle
Vertretungen
Personenstandsveränderungen
II. a) Offene Stellen (Personalmangel)
Lohnbewegung (Gewerkschaftswünsche)
Krankheitsfalle (Grippeepidemie)
b) Personalveränderungen;
Personalstand
Personenstandsveränderungen
Vertretungen; Urlaube
III. Referat A: Stellplan
Referat B: Krankheiten, Vertretungen, Urlaube
Referat C: Lohnzahlung
Если отчет строится по I, II или III пунктам, то стиль его остается неизменным. Факты группируются друг с другом и там, где этого требует содержание, оперируют цифрами. Личное мнение составителя высказывается там, где необходима оценка фактического состояния дел. При этом во II-м варианте более приемлема организация материала с субъективной точки зрения. Вариант III предполагает наиболее четкую организацию и абсолютную безличность изложения. Вариант I колеблется между II и III: в нем не возбраняются индивидуальные примечания, но не обязывают к ним.
Деловой отчет (der Geschäftsbericht).
Когда организации и учреждения готовят отчеты, им, как правило, приходится использовать много цифровых данных. При этом составитель нередко допускает такую ошибку, что его отчет попадает в водоворот статистики и превращается в перечень бесстрастных цифр. Следует взять за правило давать объяснения цифрам, сравнивать их с данными прежних отчетов и комментировать их. В качестве примера приведем отчет библиотеки (Bericht einer Bücherei):
Die Benutzung der Bestände unserer Bücherei ist gegenüber dem Vorjahr weiter um 6% (Vorjahr: 10%)
gestiegen. Die Gesamtzahl der ausgeliehenen Bände betrug 3573 (Vorjahr: 2876%), das heiß: jedes Mitglied entlieh im Schnitt 17,8 Bücher (Vorjahr: 15,6). Der Lesesaal wurde von 1982 Besuchern aufgesucht (Vorjahr: 1795). Die Bestände der Bücherei wuchsen erfreulich; besonders wurde auf die Vervollständigung der Zeitschriftenabonnements gesehen, deren Zahl sich auf 98 erhöhte; außerdem wurden 56 Monographien, 23 Handbücher und 31 Dissertation angeschafft. Insgesamt enthält unsere Bücherei jetzt 16 539 Bände.
|
|
|
Весьма деловой отчет. Но получит ли читатель живое представление о существе дела? Перед его глазами цифры, сопоставления, но совокупное представление очень запутанное. Мы лучше станем исходить из фондов библиотеки, включая библиотечный обмен (чтобы выдавать книги для чтения,, их нужно иметь!). А потом дополним заключительным предложением. Тогда доклад будет более наглядным:
Wir konnten auch im Berichtsjahr die Bestände unserer Bücherei erfreulich vermehren. Dabei sahen wir besonders darauf, die Zahl unserer Zeitschriftenabonnements zu erhöhen; wir beziehen jetzt 98 Stück und verfügen damit über alle wesentlichen Periodika unseres Gebietes und der angrenzenden Fachbereiche. Von den neuerschienenen teuren Monographien konnten wir immerhin 56 erwerben, darunter die grundlegenden Darstellungen über unser Arbeitsgebiet von Klages und Dr. Reibeseiger. Mit den 23 neuen Handbüchern stehen nun alle wesentlichen Nachschlagewerke zur Verfügung. Auch unsere Sammlung an Dissertationen wurde um 31 Stück erweitert; sie füllt jetzt ein eigenes Regal. Unsere 201 Mitglieder haben uns unsere Bemühungen durch eifrige Benutzung der Bibliothek gedankt. War im Vorjahr unsere Leserschar um 10% gestiegen, so konnten wir im letzen Jahr einen
neuerlichen Zuwachs von 6% verzeichnen. Wir verliehen mehr als dreieinhalbtausend Bände (im vergangenen Jahr waren es unter dreitausend); jedes Mitglied hat die stattliche Summe von fast 18 (genau 17,8) Büchern zum Studium mit nach Hause genommen. Der Lesesaal wurde fast 2000mal von Mitgliedern aufgesucht (im letzen Jahr etwa 1800 mal). Wir sind also auf dem richtigen Weg und danken unsern Mitgliedern, daß sie unsere Arbeit durch die Tat anerkennen.
|
|
|
