 |
Деловые сообщения - sachberichte
|
|
|
|
Полнота и напряженность ритма жизни вынуждают нас фиксировать важные события в заметках и докладах. Доклады играют важную роль в деловой сфере; не менее важны они и для властей и различных организаций. Речь идет о том, чтобы письменно передать в наиболее краткой и объективной форме фактическое состояние дела.
Основные правила для составителя отчета. - Grundregeln für den Berichterstatter
Доклад и письмо имеют некоторые общие черты. Отдельные "основные правила", действительные для письма, годны и для доклада. Существенное различие заключается в том, что он (за немногими исключениями) адресован не одному адресату, а некоему числу читателей. Решающая для письма психологическая
сторона в нем расположена в другом месте: автор отчета думает о своих многочисленных будущих читателях. В первую очередь это зависит от объективности. В этом часто коренится та бесстрастность и холодность, которыми отличаются прежде всего доклады фирм, объединений и властей.
Личность автора доклада заслоняется самим материалом. По возможности стилистические особенности в нем нивелируются до такой степени, что по нему невозможно определить авторство: таким образом исключается его влияние на читателя. Нередко для составления подобных докладов, например, в больших коллегиях даже избираются редакционные комитеты, которые письменно формулируют результаты какой-либо конференции или съезда.
Если все обобщить, то можно вывести следующие требования к составителям докладов:
Описывайте только факты! (Schildere nur Tatsachen!)
Уясните себе: должен быть зафиксирован сам ход события, больше ничего. Поэтому в докладе нет места личным чувствам, взглядам и пристрастиям его составителя.
|
|
|
Внимательно следите! (Beobachte sorgfältig!)
Чтобы выполнить требование относительно точного отражения фактов, составитель отчета должен быть предельно внимательным. Уже заранее он обязан ориентироваться в материале. Например, тот, кому поручено редактирование протокола, готовится к теме, а также уточняет внешние данные мероприятия - имена участников, их служебные должности и позицию по отношению к обсуждаемым вопросам. Кто умеет стенографировать, имеет преимущества. Но в любом случае во время заседаний ведутся записи. Если что-то можно записать только после события, то это делается сразу же, и в первую очередь отмечаются вещи, кото-
рые могут вылететь из головы. На ответственных или сложных совещаниях работу над отчетом поручают большей группе лиц.
Делайте черновые записи! (Mache eine Rohschrift!)
Онинеизбежны при протоколировании, особенно, если существует протокольная книга (das Protokollbuch). Но и в других случаях ведется "необработанная" запись. Как свидетельствует опыт, первичная запись еще содержит несущественные факты и лишние слова. Отчет только тогда можно считать готовым, когда удалены все красивости, излишества.
Обдумывайте цель сообщения! (Überdenke den Zweck des Berichts!)
Практически каждое сообщение преследует определенную цель. Текст должен быть ориентирован на эту цель, явно не акцентируя ее. Автор сообщения об инциденте должен учитывать, что с другой стороны тоже последует отчет об этом, а потому должен быть весьма скрупулёзен при изложении фактов, потому что возможна разная их интерпретация.
Годовой отчет какого-нибудь общества (клуба) обязан предоставить его членам обзор деятельности; поэтому составитель отчета должен наметить основные линии. Кроме того, он обязан умеренно отметить заслуги определенных членов и руководителей, общества наметить перспективы деятельности. Подобные аспекты характерны и для других видов деловых отчетов.
|
|
|
Классифицируйте факты! (Ordne die Tatsachen!)
Передача на бумаге устных переговоров на основе стенограмм или магнитофонных записей является специфической формой протокола, которая важна нам в той мере, в какой она должна быть отредактирована перед записью: при непосредственных дебатах неизбежны повторы, анколюты (обрывы предложений); они должны быть подчищены. Это относится и к ре-
чам при оживленных дискуссиях, например, к парламентским дебатам. В отчете не следует некритично нанизывать друг за другом подряд все фазы описываемого события. Это непродуктивно. Развитие события должно быть выстроено в логической последовательно. Особенно это существенно для протокола и требует концентрированного объективного осмысления.
Стремитесь к беспристрастному изложению! (Dränge die eigene Meinung zurück!)
В протоколах и деловых отчетах (если они не делаются от имени конкретного лица), разумеется, невозможно применение "ich"-формы. Личность докладчика вообще должна отступить на задний план, даже при отчете о собственной деятельности. Разумно только в конце, да и то весьма осторожно, высказать собственную оценку, словно третье лицо отзывается о мнении автора доклада.
Концентрируйте содержание! (Straffe den Inhalt!)
Сообщается только самое важное. Исключается любой намек на личностное отношение и эмоциональную окрашенность. Комментарии по поводу события допустимы лишь тогда, когда из-за слишком лаконичного описания непосвященным непонятно развитие события. Однако обычно ясность достигается тем, что автор четко придерживается фактического развития дела.
Пишите кратко! (Schreibe knapp!)
Концентрированному содержанию должна соответствовать лаконичная форма изложения. Эстетствующее тщеславие также неуместно, как и наукообразные отступления.
Следует избегать энергичных, поскольку они связаны с эмоциями, глаголов, также как и выразительных эпитетов. Предпочтительнее краткие главные предложения, так как оценку легче давать с помощью придаточных.
Избегайте штампов! (Vermeide Formeln!)
В стремлении к деловитости и краткости многие пытаются найти выход в использовании формализованных речевых оборотов. Если в докладах и отчетах от них нельзя полностью избавиться, то с ними следует обращаться как можно более осторожнее.
|
|
|
Постоянное обращение к выражением такого рода может вызвать впечатление, будто изложение события сделано рутинно, без стремления к четкости, точности и правдивости.
Некоторые документы могут - например, на заседаниях - повторятся или совпадать; определенные различия существуют постоянно, и они должны находить свое языковое отражение.
|
|
|
