 |
Вопрос 5. Организация и контроль выполнения решений.
|
|
|
|
В пятом вопросе обратите внимание на то, что организация выполнения решений — это специфическая деятельность руководителя, которая завершает управленческий цикл. В процессе организации выполнения решения он сталкивается с реальной ситуацией, которая чаще всего отличается от идеальной.
Следует учитывать также, что руководитель организует не свою собственную деятельность, а труд других людей, потому организацию выполнения решений также следует организовывать. Задание заключается в оптимальном построении структуры коммуникации управленческих работников и исполнителей. В связи с этим можно выделить коммуникации, которые чаще всего встречаются в организации: цепную, многосвязную, звездную, иерархическую.
При цепной структуре коммуникации решение, которое передается из одного конца в другой, становится известным всем исполнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой коммуникации одинаковы, а командный стиль руководителя отсутствует. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.
При многосвязной структуре коммуникации все ее участники связаны между собой. Она отмечается достаточной стойкостью и скоростью передачи информации. Отношения командования ярко выражены. В практике управления она наиболее часто встречается на уровне первичного коллектива.
При звездной структуре коммуникации выделяется «коммутатор-руководитель», через которого передаются все задания. Все связи сосредоточиваются на руководителе. Стойкость и скорость передачи информации невысокие.
Для иерархической структуры коммуникации характерные ярко выраженыкомандные отношения.
|
|
|
Организационно управленческие решения оформляют в виде приказаили распоряжения, после чего они приобретают силу. Однако большоеколичество решений мигрирует в организации в виде устных распоряжений, заданий, пожеланий и других управляющих директив. Главная задача менеджеразаключается в том, чтобы организовать выполнение такого решения, обеспечитькоординацию и контроль выполнения.
Таким образом, организация выполнения решений немыслима без контроля.Контроль выполнения решений является завершающей стадией управленческогоцикла. Он приобретает форму обратной связи, с помощью которой можнополучить информацию о выполнении решения, достичь цели, которую определила организация.
Главное назначение контроля заключается в своевременном выявлениивозможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также всвоевременном принятии мероприятий относительно их ликвидации.
С помощью контроля не только оказываются отклонения от заданий, сформулированных в решениях, но и определяются причины этих отклонений.
Успех в деле решения проблем предопределен влиянием трех групп факторов: организационных, материальных и личных.
К организационным факторам относят, в первую очередь, способность организации своевременно перестроитьсядля решения проблемы в соответствии с изменившимися условиями.Второй фактор — это своевременность выявления проблемы и наличиенеобходимого запаса времени для выхода из сложившейся ситуации. Третий фактор — это возможные последствия. Если прогноз благоприятен, то исполнители будут работать с воодушевлением, а если неблагоприятный — неохотно.В первом случае результат будет больше вамиожидаемого, а во втором— худший.
На эффективность реализации решения влияет надежность организации, еестабильность в отношении к разнообразным препятствиям, которые могут создатьотклонение от намеченного пути.
|
|
|
К материальным факторам относят наличие необходимых для этого ресурсов - естественных, технологических, информационных и тому подобное, и возможность свободного маневрирования ими.
Личные факторы - это необходимый уровень квалификации, знаний и опыта сотрудников, которые занимаются решением проблем, степень понимания решений, ожидаемое вознаграждение в случае успеха, или наоборот, опасение возможного наказания при неудаче, общий морально-психологический климат в организации.
Ключевые понятия:
Управленческое решение следует воспринимать как:
во-первых: вид логико-мыслительной и эмоциональной деятельности людей;
во-вторых: как процесс, происходящий во времени и в пространстве;
в-третьих: как окончательный выбор руководителя, зафиксированный в документе.
Признаки управленческого решения - это:
- наличие двух (или более) альтернатив;
- наличие цели, потому что бесцельный выбор не является решением;
- наличие акта волеизъявления со стороны лица, принимающего решение.
Полномочия - это границы, в пределах которых тот или другой руководитель имеет право принимать решение.
Процесс принятия решений - это комплекс взаимоувязанных этапов, которые выполняются в определенной последовательности и направлены на решение определенной проблемы, на достижение поставленных целей.
Неформальные (эвристические) методы - это совокупность логических приемов выбора оптимального решения путем теоретического сравнения альтернатив с учетом накопленного опыта.
Коллективные методы предусматривают участие нескольких лиц в разработке управленческих решений во время заседаний, работы в комиссиях и тому подобное.
Количественные методы принятия решений - это методы, которые базируются на научно-практическом подходе, который допускает выбор оптимальных решений путем обработки с помощью компьютерной техники больших массивов информации.
Вопрос для самопроверки:
1.Раскройте сущность понятия «управленческое решение».
2.Назовите признаки управленческого решения.
3.Проклассифицируйте управленческие решения по ведущим признакам.
4.Что представляет собой процесс принятия решений?
5.Определите и охарактеризуйте этапы принятия решений.
|
|
|
6.Назовите основные группы методов принятия управленческих решений.
7.Охарактеризуйте неформальные (эвристические) методы принятия решений.
8.Дайте характеристику основных коллективных методов принятия решений.
9.Определите, на чем базируются количественные методы принятия решений.
Тема 4.Планирование в организации (2 часа).
Студент должен знать: сущность планирования как функции менеджмента; принципы управленческого планирования и сущность ведущих методов разработки планов, стратегию планирования, сущность и значение бизнес-планирования.
Студент должен уметь: руководствоваться принципами планирования в процессе разработки виртуальных планов (на основании примеров деятельности конкретных организаций); разрабатывать проекты бизнес-планов для реализации собственных идей в бизнесе.
План:
1. Сущность и задачи функции «планирование».
2. Принципы управленческого планирования.
3. Методы разработки планов.
4. Стратегия планирования.
5. Бизнес-планирование (для самостоятельного изучения).
Вопрос 1.Сущность и задачи функции «планирование».
Под планированием понимают относительно отделенный вид управленческой деятельности, который определяет перспективу и будущее состояние организации.
Планирование как функция менеджмента - конкретизация целей в системе показателей деятельности организации и разработка стратегии и тактики производственной, управленческой деятельности, ориентированной на достижение целей менеджмента и выполнение разработанных планов.
Планирование в менеджменте имеет такие задачи:
- сознательная организация производственно-хозяйственной деятельности;
- побуждение работников «заглядывать в будущее», то есть привитие им способности согласовывать ежедневные действия с перспективой развития организации;
- использование плана как критерия для контроля фактических параметров;
- организация ежедневного личного труда всех работников управления.
Американский менеджмент выделяет два вида планирования:
|
|
|
- организационное планирование, которое отвечает технико-экономическому в нашей экономике;
- планирование реализации стратегии, какое соответствующее оперативно-календарному в нашей экономике.
От качества выполнения этой функции менеджмента во многом зависит качество выполнения всех последующих функций.
Вопрос 2.Принципы управленческого планирования.
Функция «планирование» должна основываться на принципах: полноты, точности, экономичности, гибкости, непрерывности, участия исполнителей в разработке планов.
Принцип полноты. Предусматривает необходимость охвата планом всех параметров или действий в сфере (отрасли), которых будет касаться будущая деятельность. Качество планирования определяют тем, насколько точно и исчерпывающе спланированы отдельные виды деятельности.
Принцип точности. При комплексном планировании риск допустимых неточностей является высоким. Неточности могут быть настолько ощутимыми, что это существенно будет влиять на достоверность результата. Необходимо также избегать иллюзорной точности. Принцип точности конкурирует с принципом экономичности.
Принцип экономичности. Планирование не может быть самоцелью. Если связанные с ним расходы будут представлять 100 тыс. руб., а ожидаемый результат -- 1 млн. руб., то такие расходы будут неоправданными. Экономический аспект важен прежде всего при получении информации, необходимой для процесса планирования.
Принцип гибкости. Если планы оказались неосуществимыми, то их необходимо пересмотреть. В пользу гибкости планирование свидетельствует и кризисное планирование. На момент кризиса желательно иметь загодя подготовленный план.
Принцип непрерывности. Планирование не должно быть разовым. Первые этапы планирования не всегда приносят желательный эффект, однако на ошибках и их анализе учатся. Это свидетельствует, что чем последовательнее осуществляют планирование, тем более полные и более точные планы.
Принцип участия исполнителей в разработке планов. Обоснованными планы могут быть только при условии привлечения к их разработке не только сотрудников, которые отвечают за планирование, но и сотрудников других функциональных отделов менеджмента организации и будущих исполнителей планов. План должен опираться на широкую информационную базу, а изолированное планирование может повлечь негативную реакцию всех, кого это касается.
Эти принципы являются базовыми, а соблюдение их — обязательным для достижения эффекта планирования. Базовые принципы планирования могут дополняться специфическими, разработанными организацией в соответствии со спецификой производственно-хозяйственных условий.
|
|
|
Вопрос 3.Методы разработки планов.
Организационное планирование имеет свои приемы и методы, отличающиеся от методов планирования экономических показателей хозяйственной деятельности. К методам организационного планирования относятся:
- последовательное описание действий;
- график выполнения работ;
- рабочий календарь;
- сетевое планирование и управление.
Метод последовательного описания действий. Суть его заключается в составлении плана последовательного выполнения работ с необходимой степенью их детализации. Такой план может быть составлен в виде последовательного перечня операций по определенной схеме.
График выполнения работ. Этот метод предусматривает установление перечня производимых работ с фиксированием начала и конца их выполнения и утверждением исполнителей.
Метод рабочего календаря. Рабочий календарь - это план работы руководителя или специалиста на определенный промежуток времени (день, неделю, декаду, месяц).
Метод сетевого планирования и управления. Содержание этого метода заключается в построении таблиц работ, где указывается их длительность; и сетевого графика, который показывает последовательность их выполнения.Метод сетевого планирования и управления (МСПУ) обеспечивает:
- визуализацию восприятия информации об управленческих действиях;
- поиск самого эффективного решения, поскольку предупреждает о возможных «срывах» в ходе производимых работ (действий);
-оперативность и действенность руководства;
- принятие обоснованных решений, поскольку учитывает опыт большого количества работников.
МСПУ не освобождает руководителей от принятия решений, а лишь обеспечивает их необходимой информацией относительно управления.
Сетевой график (СГ) - это схема отражения в определенной последовательности плановых работ (действий) по достижению целей управления в их взаимосвязи. К элементам сетевого графика относятся: работы и события. Под работами понимают процессы, мероприятия, которые требуют расходов времени и ресурсов. Событие - это результат одной или нескольких произведенных работ. Непрерывная последовательность работ в СГ определяет путь. Наибольший по продолжительности путь между начальным и конечным событием называется критическим. Он определяет длительность выполнения проекта (принятие решения) в целом.Все события на СГ представляются в виде круга или квадрата, делящиеся на четыре сектора. В верхнем секторе записывается номер события; в левом секторе записывается величина раннего срока осуществления события; в нижнем - номер предварительного события, через которое к данному событию наибольший по продолжительности путь (он устанавливается за максимальным значением раннего срока окончания работ, которые предшествуют данному событию).Под стрелками работ на графике записывается их длительность, а над ними, дробью - полный и частичный резервы времени их выполнения. Для упрощения расчетов в конце стрелки можно указывать ранние сроки окончания работ, а в начале - поздние сроки.
При построении СГ необходимо руководствоваться следующими правилами:
- работа может соединять лишь два события;
- на графике не должно быть тупиковых событий, то есть таких, из которых не выходит и в которые не входит ни одна работа;
- путь не может проходить дважды через одно и то же событие.
Исходная информация, которая получается в результате анализа СГ, должна обеспечивать ответственных исполнителей данными относительно их решений в общем ходе работ.
Вопрос 4.Стратегия планирования.
Стратегическое планирование содержит установление целей организации, анализ среды и состояния организации, оценку стратегических альтернатив и выбор стратегии. Планирование реализации стратегии является логическим продолжением стратегического планирования и направлено на разработку способов ее реализации.
Наибольшее прикладное значение имеет схема процесса стратегического планирования, предложенная М. Х. Месконом, М. Альбертом и Ф.Хедоури, которая содержит следующие этапы:
- установление миссии организации;
- определение целей организации;
- оценка и анализ внешней среды:
- выбор стратегии;
- реализация стратегии;
- оценка стратегии.
Конечным результатом стратегического планирования должны быть конкретные решения и показатели (уровень прибылей и расходов, объем реализации и тому подобное).
Стратегическое планирование определяет то, чего и когда хочет достичь организация. Но для выполнения ее целей важно знать, как реализовать стратегию. То есть, существует необходимость планирования реализации стратегии, которое осуществляется:
- путемиспользования административных рычагов (тактики, процедур, правил, политики);
- с помощью экономических рычагов (путем формирования бюджета, применения системы показателей).
Важным направлением использования планирования организации является разработка бизнес-плана.
По завершению разработки план должен быть преобразован в логическую последовательность целеустремленных действий. Эффективность течения определяется двумя параметрами: степенью принятия его исполнителями и его качеством, профессионализмом выполнения. Только при высоких значениях этих параметров на него можно уповать.
Вопрос 5. Бизнес-планирование (для самостоятельного изучения).
Бизнес-план - документ, который содержит систему показателей, взаимоувязанных во времени и пространстве и согласованных с целью и ресурсами мероприятий; и действий, направленных на получение максимальной прибыли в результате реализации предпринимательского проекта.
Бизнес-план содержит следующие разделы:
- вступление;
- характеристика продукции (услуг) и анализ ситуации в сфере будущей деятельности;
- оценка рынка сбыта и конкуренции;
- стратегия маркетинга;
- план производства;
- организационный план;
- юридический план;
- оценка риска и страхования;
- финансовый план.
Бизнес-план нужен для:
- самого предпринимателя как ориентир в его деятельности;
- будущих компаньонов и сотрудников.каких целесообразно привлечь к делу;
- банкиров и инвесторов, услугами которых надо пользоваться;
- наемных менеджеров при осуществлении ими руководящих функций.
По завершению разработки план должен быть преобразован в логическую последовательность целеустремленных действий. Эффективность течения определяется двумя параметрами: степенью принятия его исполнителями и его качеством, профессионализмом выполнения. Только при высоких значениях этих параметров на него можно уповать.
Ключевые понятия:
Планирование как функция менеджмента - конкретизация целей в системе показателей деятельности организации и разработка стратегии и тактики производственной, управленческой деятельности, ориентированной на достижение целей менеджмента и выполнение разработанных планов.
Метод последовательного описания действий -складывание плана последовательного выполнения работ из необходимого степенью их детализации.
Графиа выполнения работ -установление перечня производимых работ с фиксированием начала и конца их выполнения и утверждением исполнителей.
Рабочий календарь - это план работы руководителя или специалиста на определенный промежуток времени (день, неделю, декаду, месяц).
Метод сетевого планирования и управления -построение таблиц работ, где указывается их длительность; и сетевого графика, который показывает последовательность их выполнения.
Сетевой график (СГ) - это схема отражения в определенной последовательности плановых работ (действий) по достижению целей управления в их взаимосвязи. К элементам сетевого графика относятся: работы и события.
Под работами понимают процессы, мероприятия, которые требуют расходов времени и ресурсов.
Событие - это результат одной или нескольких произведенных работ. Непрерывная последовательность работ в СГ составляет путь.
Бизнес-план - документ, который содержит систему взаимоувязанных во времени и пространстве и согласованных с целью и ресурсами мероприятий и действий, направленных на получение максимальной прибыли в результате реализации предпринимательского проекта.
Вопросы для самопроверки:
1.В чем содержание функции менеджмента «планирование»?
2. В чем содержание метода организационного планирования?
3.Как используется в управленческой работе руководителя метод графиков выполнения работ?
4.С какой целью разрабатываются рабочие календари?
5.Для решения каких управленческих заданий используется метод сетевого планирования и управления?
6.Что такое сетевой график?
7.Что входит в элементы сетевого графика?
8.Что собой являют параметры сетевого графика.
9.Каковы пути совершенствования организационного планирования на отечественных предприятиях в современных условиях ведения хозяйства?
|
|
|
