 |
Тема 6. Управленческий контроль (2 часа)
|
|
|
|
Студент должен знать: сущность и содержание функции «контроль» и ее взаимосвязь с другими функциями менеджмента; виды и этапы контроля; содержание процедуры контроля.
Студент должен уметь: избирать вид контроля относительно тех или других производственных ситуаций, владеть процессом самоконтроля.
План:
1. Понятие и содержание контроля.
2. Виды контроля.
3. Процесс контроля и техника его проведения.
Вопрос 1.Понятие и содержание контроля.
Контроль — одна из важных функция менеджмента, применение которой дает возможность руководителю следить за ходом выполнен принятых управленческих решений и вносить необходимые коррективы.
Контроль — это обязательная функция менеджмента, которая является заключительной стадией управленческого процесса и играет роль связывающего звена между управляющей и управляемой системами. Суть его заключается в измерениях и анализе прохождения и осуществления определенных операций, связанных с реализацией планов и программ, в использовании получаемой информации для корректирующих действий.
В качестве субъектов контроля выступают государственные, ведомственные органы, общественные организации, коллективные и коллегиальные органы управления, линейный и функциональный аппарат предприятий и объединений.
Объектами контроля являются: миссии, цели и стратегии, процессы, функции и задачи, параметры деятельности, управленческие решения, организационные формирования, их структурные подразделения и отдельные исполнители.
Правильная постановка контроля осуществляется в три стадии:
- установление фактов;
- критическая их оценка;
- разработка мероприятий влияния на управляемый объект в нужном направлении.
|
|
|
Контроль осуществляется с целью достижения согласованности и синхронизации усилий исполнителей, выявления противоречивых тенденций и противоречий в их деятельности. Контроль проводится на основе соблюдения законности при осуществлении хозяйственных операций, на основе определенных правил и регламентов деятельности, а также нормативов расходования средств, сырья и материалов.
Поэтому контроль выполняет важную воспитательную функцию, а также профилактическую и защитную функции, способствует сохранению собственности, правильному расходованию ресурсов, соблюдению плановой, финансовой, исполнительной и трудовой дисциплины.
Принцип постоянства и оперативности означает, что контроль, как правило, должен осуществляться постоянно с определенными интервалами времени и обязательно своевременно или с некоторым опережением.
Принцип сочетания проверки сверху донизу заключается в широком привлечении к осуществлению контрольных функций рядовых работников и разных объединений граждан, рядом с проведением контроля служебными лицами.
Принцип объективности требует, чтобы выводы контролеров были аргументированными, строились на достоверных фактах, установленных с помощью доказательств и свидетельств.
Массовость и гласность предусматривает всеобъемлющую роль контроля, распространение его им все виды деятельности, структурные подразделения и всех работников, независимо от выполняемых функций. При этом создаются условия, при которых широкой общественности становится известно о результатах и последствиях проверок Действенность значит, то по результатам проверок должны употребляться мероприятия, направленные на ликвидацию обнаруженных недостатков.
Наконец, контроль должен осуществляться на плановой основе, во избежание как лишнего контроля и привлечения большого числа специалистов, так и ситуации, когда бесконтрольными остаются определенные виды деятельности или работники.
|
|
|
Следовательно, контроль имеет своей основной задачей - обеспечение достижения целей и миссии организации.
Функция контроля нацелена на:
- выявление отклонений в производственном процессе и на своевременную их ликвидацию.
- ориентировку на достижение конкретных результатов;
- обеспечение своевременности, мобильности, надежности и гибкости применения контрольных операций;
- экономичность, то есть базироваться на сравнении расходов на его организацию с его результатами.
Для повышения эффективности контроля нужно:
- обеспечивать двустороннее общение между работниками органов контроля и людьми, деятельность которых контролируется;
- избегать слишком пристального (придирчивого) контроля;
- применять методы жесткого, но справедливого контроля;
- использовать методы материального стимулирования по результатам контроля;
-внедрять систему контроля с использованием компьютерной техники.
Вопрос 2.Виды контроля.
Для любого контроля характерными являются такие компоненты: объект и субъект контроля (что контролируется и кто контролирует), процесс контроля (осуществление во времени) и результаты контроля. С учетом того, какими будут, эти компоненты по своему содержанию,, и определяются виды контроля.
Первым и главным условием всякого контроля является то.что его объектом нынешние быть результаты деятельности, и ни в каком случае сотрудники. К сожалению, очень часто случается так, что контролируется сама личность, сама персона, которая порождает у подчиненных страх и большое эмоциональное напряжение при слове "контроль". Контроль в условиях рыночных отношений, когда требуется раскрытие всех резервов работника, должен выступать в качестве инструмента управления и мотиватора высокой производительности труда.
Отправным пунктом концепции административного (служебного) контроля является следующий: для того, чтобы полностью ориентироваться в том, что делается в контролируемом структурном подразделении, или все ли функции выполняются должным образом, не нужно контролировать каждую функцию или каждого работника. Достаточно охватить контролем определенные стратегические пункты, узловые функции.
|
|
|
На практике используется много видов административного контроля: государственный вневедомственный контроль, государственный ведомственный контроль, независимый финансовый контроль (аудит), внутрихозяйственный контроль.
Государственный вневедомственный контроль осуществляется специальными органами государственного аппарата, деятельность которых распространяется на все отрасли предпринимательства, независимо от их ведомственной подчиненности: Министерством финансов, Государственной налоговой администрацией, Государственным комитетом статистики и др.
При условиях перехода к рыночному механизму ведения хозяйства особенно выросла роль контроля со стороны органов Налоговой администрации, которые:
- обеспечивают контроль предоставления плательщиками бухгалтерских отчетов, балансов, налоговых деклараций, расчетов и других документов;
- проверяют законность валютных операций и соблюдения установленного порядка расчетов и потребителями;
- обеспечивают своевременность взыскания сумм финансовых санкций;
- выявляютвсесторонние факты укрывательства сумм налогов и платежей;
- передают правоохранительным органам материалы о фактах нарушений, за которые предусмотренауголовная ответственность и др.
Независимый финансовый контроль (аудит) осуществляется на договорной основе специальными аудиторскими фирмами с целью установления соответствия финансово-хозяйственных операций, учета и отчетности действующему законодательству, которое регулирует экономически-правовые отношения и деятельность хозяйствующих субъектов.
Внутрихозяйственный контроль осуществляется руководителями и специалистами, а также выборными органами управления и контроля. Проводится он с целью поддержания организационной устойчивости хозяйствующих субъектов, выявления отклонений от установленных планов и программ деятельности, устранения недостатков в работе структурных подразделений и отдельных исполнителей.
|
|
|
Важной задачей является ориентация контроля не на прошлое, а на будущее, поскольку лучше из 75% -ной уверенностью предусмотреть ошибку, которая может; случиться в будущем, если не осуществить определенных шагов; чем иметь 100%-ное знание о происхождении ошибки, которая уже допущена.
Проблемой служебного контроля является отбор оценок подлежащих для установления степени выполнения ими своих должностных функций.
При оценке труда подчиненных многими руководителями допускается следующая ошибка. Большинству из них чаще всего недостаточно факта хорошо выполненной подчиненными работы. У руководителя нередко создается впечатление, что задание можно было выполнить значительно лучше и он избрал бы другой вариант выполнения.Такаяоценка значит, что подчиненный, желая получить одобрение, должен как бы перевоплотиться в лицо руководителя, что невыполнимо и ненужно. В результате у подчиненного возникает чувство беспомощности и незаслуженной обиды, неприязни к труду, потеря веры в свою работоспособность и так далее.
Формы экономического контроля различаются по признакам методической направленности и способам его проведения: предыдущий, текущий, заключительный контроль.
Важное значениеиграет сегодня выполнение функции контроля самими подлежащими контролю и самоконтролю. В деятельности предприятия есть очень много сторон, какие должны быть подконтрольны коллективу или его представителям. В условиях демократического развития — это одно из средств привлечения коллектива к управлению предприятием и влиянию на его деятельность.
Самоконтроль стимулирует у сотрудников чувство собственной ответственности за результаты, требует меньше времени и меньших расходов, чем любые другие виды контроля.
Предыдущий контроль реализуется через правила, процедуры и тому подобное. Его основные рычаги заложены в процессе реализации таких функций менеджмента, как планирование и организация.
В организациях предыдущий контроль используется в трех ключевых областях: контроль человеческих, материальных и финансовых ресурсов.
Текущий контроль болеевсего воплощает в себе такую черту, как непрерывность осуществления, и заключается в коррекции возникающих отклонений в при выполнении принятых решений. Чаще всего объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного руководителя. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем, выработка предложений по усовершенствованию работы позволят предотвратить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если позволить этим отклонением развиться, они могут превратиться в серьезные трудности для всей организации.
|
|
|
Заключительный контроль оценивают заключительное состояние контролируемого объекта, дает результаты для прогнозирования будущего состояния, способствует мотивации.
По степени охвата контроль может быть выборочным и сплошным. Выборочному контролю, как правило, подлежат те решения и распоряжения, для которых сроки выполненные не имеют большого значения. В остальных случаях осуществляется сплошной контроль.
Кроме этого, контроль может осуществляться в открытой форме, когда о нем загодя сообщается подконтрольным, или тайно, когда факт его, проведение неизвестен.
По источнику использования информации контроль разделяют на документальный и визуальный. К документальному контролю относятся проверки, ревизии, специальные обследования, когда используются большие массивы разнообразной информации: планы, сметы, договоры, нормативы, статистическая отчетность и др.
Визуальный или натуральный контроль осуществляется путем непосредственного обзора объектов в натуре, невооруженным глазом или с помощью оптических приборов.
|
|
|
