Композиція тексту документа

Найбільша кількість помилок при укладанні ділових паперів припадає на текст, бо текст – головний елемент (реквізит) кожного документа. Тому підготовка текстової частини, послідовність розташування його складових частин є однією з найважливіших операцій при створенні документа. Композиційна завершеність ділових паперів багато в чому залежить від характеру та обсягу інформації, яка відтворюється в них.

Службовий документ бажано присвячувати розгляду одному питання. Незалежно від того простий документ чи складний, він не повинен вміщувати тематично разнорідні, логічно не пов’язані між собою відомості. Документ повинен бути компактним, по можливості, коротким.

У справочинстві найбільш раціональним вважається текст, який складається з трьох логічних елементів: вступу, доказу (основна частина), закінчення. Зазначимо, що не всі тексти документів мають всі три елементи. Так, супровідний лист може складатися з двох частин: у першій частині міститься повідомлення про матеріал, що надсилає-ться, у другій – відомості, які уточнюються. Наприклад: “Направляємо докладний опис автоматичних систем керування. Просимо підтвердити його отримання”.

Розглянемо докладніше структуру кожної частини тексту.

У вступі зазначається привід, що призвів до укладання документа, подається історія питання і т. ін. У доказі (основній частині) укладач розкриває суть питання, наводить аргументи, приклади, дає пояснення, які супроводжуються розрахунками, схемами, посиланням на законодавчі акти, постанови. Але значна кількість цифр, прикладів, збільшує обсяг основної частини документа, ускладнює його зміст. У закінченні формулюють мету складання документа. Закінчення може бути активним або пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Наприклад:

… Підкреслюю необхідність додержання вимог, висловлених у головних розділах Product Manual Maintcnance: Instractions ma Warranty (з листа);

… Прошу Вашого розпорядження відповідним службам щодо проведення ремонтних робіт у приміщенні бібліотеки (зі службової записки).

Мета пасивного закінчення – проінформувати адресата про якийсь факт, обставину. Виходячи зі своїх інтересів, автор документа використовує різні форми завершення викладу інформації – активне закінчення або пасивне. Наприклад:

… Оплата згідно з надісланими Вами розрахунками гарантується (з гарантійного листа).

… Пані Матвієнко Юлія Юріївна рекомендується на посаду головного бухгалтера (з атестаційної характеристики).

… Надсилаємо каталог виробів фірми (з листа).

Текст документа, який складається з одного закінчення, називають простим, а той, що містить також інші логічні елементи – складним. Розглянемо текст документа, який називають простим. Наприклад:

… Повідомляємо про нашу згоду на перенесення терміну закінчення роботи над проектом МК -10 (з листа – відповіді).

Залежно від змісту документа застосовують прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. Прямий порядок розташування вказаних вище логічних елементів означає, що після вступу іде доказ, потім – закінчення. При зворотному порядку спочатку викладається закінчення, а потім – доказ. Вступ в таких документах відсутній. Для прикладу проаналізуємо текст заяви.

Прошу перенести термін складання сесії у весняному семестрі з червня по липень 2001 р. – з 05.07 по 20.07.01.

Підстава: довідка з міської лікарні № 3 м. Донецька.

Контрольні питання

1. Що означають слова “композиція”, “реквізит”?

2. Що таке “бланк”?Що називають формуляром документа?

3. Скільки обов´язкових реквізитів повинно бути в більшості документів?

4. Дайте характеристику обов´язкових реквізитів.

5. З яких частин складається текст?

6. Який текст документа називають простим? Складним?

Завдання