Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Склад документів за нормами держстандарту

Кожний документ складається з окремих елементів, які мають назву реквізит. Реквізит – це складовий елемент, властивий окремому виду документа, наприклад, дата, текст, підпис. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа утворює формуляр документа. Типові формуляри служать базою для створення бланків окремих видів документів.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки довідок, наказів, службових листів, протоколів. Усі основні документи повинні оформлюватися за допомогою бланків. Це полегшує їх виконання і подальше використання. Кожна установа, організація, підприємство чи фірма повинні розробити і використовувати бланки різних видів, найменше двох: для листів і для всіх інших документів.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Ми маємо на увазі розташування реквізитів на бланку та їх відповідне мовне оформлення. Визначають уніфіковані правила оформлення документів, насамперед офіційних. При складанні документів особистого характеру автор має більше можливостей довільно викладати інформацію про себе. Документи офіційного характеру оформляють у відповідності до формуляра-зразка.

Формуляр-зразок – це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих в усталеній послідовності. За нормами держстандарту максимальна загальна кількість реквізитів дорівнює 31.

3. Характеристика обов´язкових реквізитів

У практиці складання ділових паперів авторові треба чітко уявляти, що з максимального числа реквізитів (31) можна виділити такі, що постійно відтворюються у службових зовнішніх документах. Залежно від виду документа їх кількість може коливатися у межах від 7 до 14. Наприклад, у заяві про прийняття на роботу їх кількість дорівнює 8 реквізитам: адресат (одержувач, тобто кому), адресант (відправник), поштова адреса відправника, назва виду документа, текст, підпис, дата, відмітка про наявність додатка.

До обов’язкових реквізитів листів відносять наступні:

1) назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника);

2) повна назва установи, організації або підприємства (адресант, відправник);

3) назва структурного підрозділу;

4) індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, № телетайпа (абонентського телеграфу), № телефону, факсу, № рахунка в банку. Наприклад: 83000, Донецьк, вул. Артема, 58, тел.: 337-37-06, факс 214-16-25;

5) назва виду документа (акт, заява, тощо, крім листів);

6) дата (25.08.01);

7) індекс (номер документа);

8) місце складання або видання документа (м. Донецьк тощо);

9) адресат (одержувач, тобто кому) листи, записки, довідки;

10) заголовок до тексту (Про додаткову поставку сировини та ін.);

11) текст;

12) відмітка про наявність додатка;

13) підпис;

14) печатка.

Нагадаємо правила оформлення деяких обов’язкових реквізитів документів. Так, заголовок (назва) документа залежно від способу розташування реквізитів (повздовжній або кутовий) розміщують у лівому верхньому куті бланка через один інтервал після всіх інших постійних реквізитів або посередині бланка.

Адресат. Документ адресують організації, структурному підрозділові, службовій або приватній особі.

За умови адресування документа приватній особі, наприклад, при відповідях на листи й заяви трудящих, можна вказувати лише прізвище адресата. Якщо документа адресовано керівникові організації, то назва організації входить до складу назви посади адресата.

Назви установи й підрозділу подають у називному відмінку, посаду й прізвище – у давальному і розміщують у правому верхньому куті бланка.

У деяких випадках дозволяється узагальнене значення адресата, наприклад:

Керівникам промислових підприємств

Директорам шкіл

Завідувачам дитячих садків.

Дата. Необхідно правильно датувати документи, тому що без дати службовий папір втрачає юридичну силу. Дату позначають так: 20.04.01 або 20 квітня 2001 року. На бланку дату підписання вказують, у лівому верхньому куті, а на звичайному папері – нижче тексту в одному рядку їз підписом. Наприклад:

Директор (особистий підпис) Л.П. Семенова

10.01.01.

Заголовок до тексту. Цей реквізит відбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника “про” (про що йдеться в документі).

Наприклад:

Про придбання факсимільної техніки

Про надання приміщення в оренду

Призначення заголовка до тексту полягає в прискоренні процесу обробки документа та його проходження через структурні підрозділи та службових осіб до реального виконавця.

До початку виконання документа з його змістом ознайомлюються завідувач канцелярією, референт, реєстратор, іноді керівник та інші особи. Кожен з них не завжди має читати документ повністю, досить з’ясувати, про що йдеться (це дозволяє зробити заголовок).

Заголовок до тексту є невід’ємною частиною документа, що оформлюється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду й призначення. Він має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.

Допускають продовження заголовка до тексту при його великому обсязі до межі правого поля документа.

⇐ Предыдущая 6 7 8 9 101112 13 14 15 Следующая ⇒