Додаток Б. Структура ділових листів англійською мовою. заголовок дата листа найменування та адресу одержувача вступне звернення основний текст листа заключна формула ввічливості підпис вказівку на додатки

При адресуванні листів незаміжнім жінкам вживається слово Miss (міс), за яким слідує ім'я адресата: Miss Anna White

Після найменування організації або прізвища адресата на окремому рядку вказується номер будинку та назва вулиці (номер будинку вказується першим). Далі на окремому рядку пишеться назва міста.

A-T Trade Food & Beverages,

17, Canon Street,

London, EC3 4BR,

England

Вступне звернення і заключна формула ввічливості

Ділові листи англійською мовою обов'язково повинні містити вступне звернення і заключну формулу ввічливості. Вступне звернення пишеться на лівій стороні листа під внутрішньою адресою на окремому рядку, а завершальна формула ввічливості – на правій стороні, в кінці основного тексту, також на окремому рядку.

Поширені формули вступного звернення:

Dear Sirs, Шановні панове (строго офіційно)

Dear Sir, Шановний пане (строго офіційно)

Dear Mr. Black, Шановний пане Блек (менш офіційно)

Dear Madam, Шановна пані (строго офіційно)

Dear Mrs. Green, Шановна місіс Грін (менше офіційно)

Dear Miss White, Шановна міс Уайт (менше офіційно)

Коли відправник листа бажає, щоб лист було прочитано певною особою в організації одержувача, то перед вступним зверненням або під ним ставиться наступний напис: Attention: Mr. T. Black / Attention of Mr. Black

Поширені заключні формули:

Yours faithfully

Faithfully yours

З повагою (строго офіційно)

Yours truly

Yours sincerely

Yours

Щиро Ваш (менш офіційно)

Підпис

Підпис у ділових листах англійською мовою знаходиться на правій стороні бланка під заключною формою. На першій сходинці під заключною формулою ставиться назва організації, надрукована на комп'ютері. Під назвою, на тому ж рядку слід надруковати назву посади особи, що підписала лист.

Вказівка на додаток в ділових листах англійською мовою

Ділові листи англійською мовою можуть містити додатки. Якщо до листа додано які-небудь матеріали, то в лівому куті листа нижче підпису пишеться слово Enclosure «додаток». Якщо лист містить два і більше додатків, то вказується їх кількість.

Додаток В

Особливості оформлення ділових листів англійською мовою

Лист починається з точного повторення в лівому верхньому кутку адреси, написаної на конверті. З правого боку і трохи нижче адреси пишуть дату відправлення листа.

 Наприклад:
12 December, 1997
December 12, 1997
12th December, 1997
December 12th, 1997

Прийняті у нас скорочення дат типу 12/XII 1997 або 12. 12. 1997 в міжнародній листуванні не вживаються. Тут і в тексті листа припустимі лише скорочення деяких місяців:
January - Jan.
February - Feb.
April - Apr.
September - Sept.
October - Oct.
November - Nov.
December - Dec.
Ще нижче, знову з лівого боку, пишуть ввічливе ставлення. Воно традиційно складається зі слів Dear Mr (дорогий) або Dear Mrs (дорога) та прізвища адресата. Ініціали тут можна вже не повторювати. Якщо прізвище адресата вам невідоме, можна написати Dear Sirs або Dear Sir / Madam. Після вступного звертання в англійській листуванні ставиться кома, а в листуванні з адресатом із США - двокрапка або двокрапка і тире (Dear Sir, / Gentleman: / Gentleman: -)
Наступним рядком після позначення " Re" (Reference) або без нього у діловому листуванні прийнято коротко позначити тему листа, наприклад:
Re: 1997 Moscow Book Fair
Московська книжковий ярмарок 1997
У тексті листа не прийнято вживати скорочення типу
I'm замість I am
can't замість can not
Haven't замість have not
I'll замість I will, I shall
Ці слова краще писати повністю.
У ділових листах прийнято писати з великої літери:
- іменники власні, а також імена прикметники, що позначають національну і державну приналежність (Russian, English, French etc);
- слова, включаючи скорочення, в назвах фірм і організацій, відділів організації, за винятком прийменників, союзів і артиклів;
- слова в позначенні займаної посади, за винятком прийменників, спілок та артиклів (Chief Engineer, Director, Captain);
- слова, включаючи скорочення, що позначають назви міст, штатів, республік, вулиць, площ, пристаней, районів, будівель, готелів, а також нумерацію поверхів, квартир, кімнат (21 Fenchurch Street, London, England, Hotel International, 3rd Floor, Room 346 etc);
- повні та скорочені назви місяців і днів тижня (Saturday, March etc);
- назви товарів, торгових марок і деяких документів (Iron, Coal, Bills of Lading, Letter of Guarantee, Charter Party etc);
Писати довгі листи у діловій кореспонденції не прийнято. Якщо все ж таки ваш лист на одній сторінці не поміщається, в кінці листа потрібно поставити: (continued over) або (see overleaf), що означає " продовження далі" або " див на звороті".
Закінчують лист, зазвичай словами Sincerely Yours (Щиро Ваш) або просто Yours (Ваш) та підписом із зазначенням під нею вашого прізвища і посади. Щоб не ставити вашого партнера в скрутне становище і не змушувати його робити припущення щодо вашої власної статі, потрудіться в цьому місці листа написати своє ім'я повністю, тобто не P. R. Dovzhenko, a Pavel Dovzhenko або Pavel D. Dovzhenko.