Организационная структура и функции диспетчерского аппарата судоходной компании

Организация и структура управления судоходных компаний не одинаковы. Они зависят от специализации флота и характера повседневной деятельности судоходной компании. Типовых структур органов управления в отрасли морского судоходства не существует. Тем не менее, функциональные обязанности должностных лиц в различных судоходных компаниях почти одинаковы независимо от титула и штатного расписания. Практически все средние и крупные компании управляются структурами, имеющими как линейные, так и функциональные связи. Эти структуры могут быть линейно-функциональными, линейно-штабными или матричными. Фактически это различные разновидности одной и той же линейно-функциональной структуры. Организационные структуры российских компаний, связанных с доставкой грузов морем, отличаются большим разнообразием в структуре и количественном составе своих подразделений. Характерная организационная структура линейной судоходной компании представлена ниже:

1)Генеральный директор

2) Финансовый директор, директор по технической эксплуатации, директор по эксплуатации флота, директор по маркетингу

3) Фин. директор: финансовый отдел, отдел бухучета и аудита,

4) Директор по технической эксплуатации: отдел технической эксплуатации, отдел развития флота, судомеханический отдел, отдел качества и безопасности мореплавания,

5) Директор по эксплуатации флота: отделы управления работой флота,

6) директор по маркетингу: отдел маркетинга.

Генеральный директор – главное административное лицо судоходной компании. Он отвечает за реализацию решений и руководит всей хозяйственной и финансовой деятельностью компании.

Директор по эксплуатации флота (ЭФ) является заместителем генерального директора судоходной компании по реализации транспортных услуг. Он руководит службой грузовых перевозок и определяет основные направления и способы достижения целей, сформулированных руководством судоходной компании. Ему подчинены специалисты, которые руководят отделами эксплуатации флота, пассажирских перевозок и фрахтования, а также работники, занимающиеся по вопросам приобретения или продажи судов.

Отдел управления работой флота. Начальник отдела является заместителем директора по ЭФ. Его работа заключается в координации перевозок грузов с обеспечением оптимального использования флота. В составе отдела управления работой флота создается сектор или группа фрахтования судов, которую возглавляет генеральный фрахтовый агент . Он руководит штатом агентов по привлечению груза для линейных судов.

Служба грузовых перевозок имеет два основных функциональных подразделения (отдела или сектора): экспортных перевозок, т. е. по приему и отправлению грузов, и импортных перевозок – по доставке и сдаче грузов.

Начальник сектора экспортных перевозок повседневно руководит подразделением экспортных перевозок и контролирует регистрацию грузов по заявкам клиентуры и закрепление тоннажа на очередной или предстоящий рейс (рейсы). Отвечает за оформление всех перевозочных документов, таксировку провозных платежей.

Отдел (сектор) импортных перевозок призван обеспечить своевременное получение груза грузополучателем с соблюдением установленного порядка оформления сдачи и приемки. В случае претензий со стороны грузополучателя о неполучении или недостаче груза работники отдела импортных перевозок организуют розыск затерявшегося груза.

Управление (отдел) технической эксплуатации флота (ТЭФ). Директор по технической эксплуатации флота отвечает за организацию работы и техническую эксплуатацию флота. Несет ответственность перед директором судоходной компании по всем вопросам, связанным с судостроением, судоремонтом, стивидорными работами.

Начальник отдела технической эксплуатации флота является заместителем директора по ТЭФ. Одна из наиболее важных обязанностей начальника отдела – изучение периодических отчетов о работе и техническом состоянии флота с целью постоянного совершенствования методов управления и повышения экономической эффективности его эксплуатации.

Служба (отдел) безопасности мореплавания . Начальник этого отдела является главным морским инспектором и отвечает за безопасность плавания судов. Он контролирует работу судоводительского состава, инструктирует судоводительский состав перед выходом в рейс. Технике безопасности на судах придается большое значение. Некоторые крупные судоходные компании имеют специальное должностное лицо, ответственное за технику безопасности на судах. В небольших компаниях контроль за выполнением правил техники безопасности личным составом палубной команды возлагается на главного морского инспектора.

Судомеханическая служба (отдел). Главный инженер-судомеханик компании исполняет функции начальника судомеханической службы или отдела. Он осуществляет контроль работы личного состава машинных отделений судов, рассмотрение заявок на ремонт и запасные части, осмотр и освидетельствование машин и механизмов и обеспечение безопасности. В небольших судоходных компаниях организация ремонта и докования судов возложена непосредственно на главного инженера.

Характерной чертой успешных зарубежных судоходных компаний является упрощение организационных структур управления и сокращение управленческого персонала за счет повышения производительности управленческого труда. Практически во всех ведущих компаниях мира на одного работника в управлении приходится до двадцати работников плавсостава.

«Диспетчерскую» судоходной компании возглавляет главный диспетчер. В его распоряжении находится весь объем входной информации, поступающей от участников перевозочного процесса: с судов, от портов, агентов, клиентов и т. д. Суда в оперативном отношении подчиняются непосредственно диспетчерскому аппарату: распоряжения начальников служб передаются непосредственно через диспетчерский аппарат, чем осуществляется принцип централизованного руководства. Главный диспетчер принимает необходимые меры для координации работы различных служб судоходной компании, дает необходимые указания дежурным диспетчерам.

Дежурные (сменные) диспетчеры обеспечивают круглосуточный контроль над работой флота и принимают неотложные решения, связанные с выполнением графиков движения судов в период нерабочего времени. Диспетчерские группы в подразделениях СК состоят из главного диспетчера, сменных диспетчеров и операторов. В ряде случаев функции сменного диспетчера и оператора могут быть совмещены.

Функции группового диспетчера: организация работы судов своей группы, разработка графика движения судов на квартал, год или расписания движения судов для линии, планирование работы каждого судна своей группы, контроль и оценка результатов выполнения планов, диспетчерская переписка с капитанами судов, агентами, ТЭК, и ГВ, разработка и выдача капитанам рейсовых заданий.