Написание программных задач

 

Задачи подробно описывают ключевые результаты, которых необходимо достичь в каждой общественной группе для реализации намеченной про­граммой цели. Фактические задачи выполняют следующие функции.

1. Задают направление тем, кто разрабатывает программы стратегии и тактики.

2. Обеспечивают руководство и движущую силу для тех, кто будет вы­полнять программу.

3. Подробно излагают критерии для контроля и оценки программы.

Однако часто программные задачи паблик рилейшенз определяют либо тактику, либо методы, а не конечные цели. Например, такие задачи, как "выпустить 12 ежемесячных номеров..." и "информировать общественность о...", описывают деятельность, а не результаты. Задачи должны намечать в общих чертах возможное влияние 12 номеров, т.е. результаты информиро­вания общественности.

Задачи также конкретизируют рабочую теорию, обычно в форме причинной последовательности "узнай - убедись - сделай". Программные задачи для каждой общественной группы конкретизируют желательные результаты, а также последовательность выполнения программы, сроки и масштаб действий, необходимых для достижения программной цели (см. пример 11.3). Иными словами, задачи должны быть более определенными и точными. Ниже приве­дены примеры программных задач для трех уровней результатов.

Эти примеры иллюстрируют элементы и образец полезных программных задач.

1. Начните с трех вариантов движения к заданному результату: "увеличить", "уменьшить" и "сохранить".

2. Укажите результат, которого необходимо достичь. Здесь также сущест­вует три возможные категории того, что должно сохраняться или изме­няться: в чем люди должны отдавать себе отчет, что знать, понимать (результаты осведомленности); в чем убеждены (результаты установок (к восприятию информации)) и что делать (результаты поведения). Каждая задача подробно определяет единственный конкретный результат.

3. Установите в измеряемых величинах значение изменения или уровень, который необходимо поддерживать. Задание количественных показа­телей обеспечит критерий (оценку) успешного и проверяемого резуль­тата. Несомненно, задаваемые показатели должны быть реалистичны­ми и соответствующими имеющимся ресурсам для выполнения про­граммы. Опыт и оценка плюс факты, взятые из исследования методом ситуационного анализа, создают базу для установления уровней наме­ченных результатов. Без исходных данных при установлении уровней результатов преобладает умение правильно разбираться в ситуации.

4. Определите целевую дату, к которой должен быть получен конкретный результат. В рабочей теории при установлении даты придерживаются последовательности ожидаемых событий. Обычно результаты следуют один за другим, т.е. в определенном порядке. Каждый успешный ре­зультат логически вытекает из предшествующих. Установление даты обеспечивает четкое руководство для тех, кто разрабатывает стратегию и тактику вплоть до составления графика обращений к общественности и получения результатов.

Задачи оформляют в письменной форме, копии которой получают все ра­ботающие по данной программе. Задачи являются основой для разработки и последующей реализации стратегии и тактики. Поскольку ими руково­дствуются при планировании, управлении, а также при оценке всей про­граммы и ее отдельных элементов, задачи необходимо часто обсуждать. Это позволит персоналу всегда быть в курсе событий, происходящих в рамках работы программы. По мере изменения условий разработчики программы изменяют задачи, которые отражают изменения среды.

 

Пример 11.3. Образец программных целей и задач

Цель программы

Снизить число водителей, получивших серьезные травмы или погибших при вождении, с 5 до 2% в год в следующем финансовом году.

Задачи для водителей, занимающихся доставкой

1. Увеличить за 6 недель с начала действия программы с 8 до 90% число водителей, знающих, что в любом году четыре водителя компании по доставке получают серьез­ные травмы и один гибнет при выполнении служебных обязанностей.

2. Увеличить за два месяца с начала действия программы с 5 до 80%, число водителей, знающих о том, что 55% всех автомобильных аварий со смертельным исходом и 65% травм в автокатастрофах можно было бы предотвратить при использовании ремней безопасности.

3. Увеличить в течение двух месяцев с начала введения программы до 85% число води­телей, знающих что 95% всех городских работодателей, сотрудников полиции и води­телей аварийной службы всегда используют плечевые ограничители и ремни безо­пасности во время вождения автомобиля по городским улицам.

4. Сократить в течение трех месяцев с начала реализации программы с 67 до 25% число водителей, полагающих, что использование ремней безопасности во время вождения увеличит время доставки и время выполнения маршрутов.

5. Уменьшить к концу третьего месяца после начала программы с 70 до 35% число води­телей, согласных с утверждением, что их собственное безопасное вождение предот­вращает дорожные происшествия до такой степени, что ремни безопасности стано­вятся ненужными.

6. Увеличить число водителей, использующих ремни безопасности с текущих 51 до 70% в течение трех месяцев с начала работы программы, до 80% в течение 5 месяцев и до 90% к концу пятого года.

7. После того как уровень применения ремней безопасности достигнет 90%, поддержи­вать этот уровень среди всех постоянных и временных водителей.

8. Результат изменения осведомленности: к 1 июля увеличить с 13 до 27% число мест­ных домовладельцев, знающих, что пожары уничтожили 2500 домов в течение трех последних пожароопасных сезонов.

9. Результат изменения предрасположенности: повысить доверие владельцев собствен­ности к нашей способности провести безопасные полевые испытания на смежных участках, т.е. к 15 января увеличить средний уровень доверия с 2,7 до 3,5.

10.Результат изменения поведения: увеличить процент служащих, использующих ремни безопасности во время вождения на работе с 51 до 70% в течение 30 дней после на­чала осуществления программы.

 

Без задач программы "дрейфуют" в соответствии с капризами и желания­ми клиентов и работодателей, а также интуицией и предпочтениями прак­тиков. Люди, наделенные властью, выбирают стратегию и тактику програм­мы потому, что они нравятся им, а не потому, что они логически связаны с заданными результатами. Практики выбирают данную стратегию и тактику из- за привычки, комфорта, основанных на предыдущем опыте или из- за то­го, что так они работали последний раз. По существу, задачи предоставляют карту- схему пути от рабочей теории до желаемой цели.

Планирование для осуществления программы

 

Для эффективного выполнения планов их следует контролировать на ка­ждой стадии. Чтобы обеспечить возврат инвестиций, сделанных при плани­ровании и составлении программы, необходимы подготовка и энергичная поддержка. Предвидение и строгое следование плану в практике установле­ния связей с общественностью так же важны, как и в спорте.

Сценарий планирования

 

Написание сценария планирования - это искусство предвидения и уста­новления диапазона возможных будущих состояний. При планировании сце­нарий обеспечивает либо "продольные" либо "поперечные" (многоаспектные) конечные состояния будущего. Сотрудники по прогнозированию, работавшие в Rand Corporation в 50- е годы, первыми предложили "написание сценария" при изложении своего качественного подхода к прогнозированию будущего. Дан­ный процесс отличается от традиционного количественного прогнозирования тем, что при этом подходе планировщики разрабатывают большое число веро­ятных вариантов исхода в будущем, не полагаясь на один единственный план в качестве основы для определения стратегии.²¹

При написании сценария используют скорее качественные, а не количест­венные источники. Действительно, основоположник этого метода говорил, что в этом процессе важно "просто задуматься о проблеме" и заняться "догадками".²² Целью является помочь клиентам спрогнозировать больше одного возможного состояния будущего и спланировать события, которые могут не иметь прошлого, на основе которого строится будущее.

Футуристы обычно считают, что количество используемых сценариев варьируется от 2 до 4, а идеальное число сценариев — три. И хотя названия сценариев могут быть различны, они представляют три состояния будущего: наилучшее, наихудшее и промежуточное, причем сценарий с промежуточ­ным состоянием в итоге часто рассматривают как наиболее вероятный. Од­нако некоторые опытные планировщики доказывают, что для того, чтобы избежать появления указанных вероятных исходов, сценарию должно быть дано название в соответствии с его главной темой или главным свойством. Другие предлагают такие названия сценариев: "оптимистический, реальный (без сюрпризов) и пессимистический", но опять же не указывают степени ве­роятности каждого из возможных исходов. Эти планировщики отмечают, что футуристы не могут с определенной вероятностью предвидеть неопреде­ленное будущее и поэтому не могут определить степень вероятности каждого сценария²³. Катастрофические события, политические революции и другие драматические и непредвиденные изменения в социальной, политической, экономической и технологической средах демонстрируют, что в сценариях представлено возможное развитие событий. И наоборот, анализ непредусмот­рительности, изложенный в практических исследованиях, создает видимость предсказуемости, но следует отметить, что практические исследования опи­сывают прошлое, а не будущее.

Опасность назвать сценарий как "наиболее вероятный" или просто "вероятный" состоит в том, что создатели программ будут стремиться разра­ботать не сам сценарий, а стратегию только для одного возможного будущего состояния. В конце концов, целью написания сценария является построение возможных будущих состояний, поэтому такое планирование случайности может помочь в подготовке ряда возможностей. Чем больше будущая неоп­ределенность, тем больше необходимость в планировании сценариев. Прогно­зы, основанные на исторических данных, традиционные модели прогнозиро­вания и исследования тренда могут не отвечать потребностям служащих по планированию, которые должны быть готовы к непредвиденной ситуации. Однако нельзя сказать, что разумно отказаться от традиционных количест­венных методов.

⇐ Предыдущая67686970717273747576Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: