Теоретические основы управления. 2часа

3.1. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ.

Управление, будучи особой функцией общества, само состоит из ряда функций. Под функциями управления производством следует понимать особые виды управленческого труда, представляющие те или иные направления воздействия на управляемые объекты.

Управление базируется на информации, т.е. сведениях, сообщениях о событиях, физических и иных явлениях, которые используются для принятия решений. Иногда это понятие отождествляют с термином «данные». Разница между ними состоит в их отношении к возможности использования для целей управления. Данные — это не поддающиеся анализу факты. Чтобы стать информацией, данные должны быть переработаны в форму, пригодную к использованию для принятия управленческих решений.

Сбор, обработка, анализ и хранение информации — первая функция управления. Всякое управление вытекает из информации для выбора управляющих воздействий, да и сами управляющие воздействия состоят из информации, содержащейся в командах управления. Источником любой информации является явление или эксперимент. Прогнозирование — предвидение качественных и объективных изменений каких-либо процессов или явлений на основе изучения тенденции их развития. В настоящее время прогнозирование приобретает все более важное значение и должно служить основой для выполнения другой функции управления — планирования.

Планирование — это определение направлений, целей, пропорций, темпов и конкретных количественных и качественных показателей развития тех или иных процессов; составление плана действия на определенный ограниченный отрезок времени.

Организация, рассматриваемая как функция управления, имеет целью формирование управляемой и управляющих систем. Организовать-— это значит определить общие структуры и их взаимосвязь., С точки зрения данной темы организация означает создание или реорганизацию того или иного предприятия (учреждения, органа, фирмы), установление их функций, внутренней структуры, штатов, порядка работы, определение прав и обязанностей должностных лиц и т. д.

Регулирование направлено на сохранение и поддержание состояния упорядоченности какого-либо процесса или системы, на ликвидацию возможных отклонений от плановых заданий в процессе функционирования управляемого объекта. - -

Руководство является функцией направления деятельности управляемого объекта. Цель руководителя - добиться, чтобы подчиненные сделали то, что он считает необходимым.

Координация — функция согласования действий различных внешних систем по отношению к рассматриваемой системе для достижения общих целей, например, увязка действия данного предприятия с поставщиками, субподрядчиками и другими органами, от которых зависит его деятельность.

Контроль заключается в наблюдении и проверке соответствия состояния процесса принятому плану

Учет — получение и фиксирование информации в количественной формё о результатах выполнения плана. -

- Перечисленные функции управления присущи и применимы любом объекту управления. Однако, конкретное их содержание в различных управляющих системах зависит от содержания объекта управления. Функции управления неправильно отождествлять с его видами (например, с управлением материально-техническим снабжением, технической подготовкой производства и т.д.). В функциях управления раскрывается содержание управленческого труда, а не различные области его применения.

3.2. МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ

Принципы управления производством претворяются в жизнь с помощью системы определенных методов и организационных средств.

Под методами управления производством понимают способы воздействия на отдельных работников и производственные коллективы в целом, обеспечивающие координацию их деятельности в процессе достижения поставленных целей. Эффективность тех или иных методов зависит от их соответствия уровню развития производительных сил общёства. Методы управления классифицируются по различным признакам. Рассмотрение методов управления хозяйственной деятельностью, обычно проводятся с точки зрения их содержания. В этом аспекте принято различать методы административные, экономические и социально-психологические.

Административные методы (организационные, организационно-распорядительные) Выражаются в прямом воздействии на объект управления в целях побуждения его к принятию определенного решения. Администрирование означает, что любое предписание объекту управления является директивой, приказом, а не рекомендацией, т.е. имеет принудительный характер.

Административные методы осущёствляются двумя видами актов:

нормативными и индивидуальными. Нормативные акты управления содержат правила, относящиеся к определенному кругу вопросов и рассчитанные на применение в течение более или менее продолжительного врёмени (законы, нормы; стандарты и т.д.). Индивидуальные акты адресованы определенным субъектам (лицам или организациям) и обычно содержат предписание на ограниченный отрезок времени (приказ, распоряжение).

Административные методы бывают организационные и распорядительные (отсюда синоним административных методов как организационно-распорядительных)

Организационные воздействия объединяют различные меры организационного порядка, например, определение структуры компании, установление порядка прохождения заявок на материалы.

Распорядительные воздействия. представляют собой приказы, распоряжения и указания, касающиеся повседневной оперативной работы по обеспечению нормального функционирования предприятия. Они могут быть как в письменной, так и в устной форме. Отношения между органами управления могут быть распорядительными, когда исходят от вышестоящего органа нижестоящему (по вертикали), или в виде согласования; характерного для отношений различных органов управления, не подчиненных друг другу, т.е. по горизонтали.

Экономические методы управления становятся преобладающими на современном этапе развития страны; они имеют такое решающее преимущество перед административными, как более высокий уровень саморегулирования хозяйственной деятельности.

Развитие экономических методов не означает отрицания административных, — сокращается лишь область их применения. Используемые экономические стимулы по своему характеру могут быть положительными — вызвать материальную заинтересованность (зарплата, премии), и отрицательными — устанавливать материальную ответственность (снижение премии, штрафы и др.). Результативность применения тех и других экономических стимулов зависит от правильного их сочетания при безусловном преобладании первых.

Социально-психологические методы управления базируются на законах социальной психологии - науке, изучающей влияние, оказываемое взаимодействием людей в процессе деятельности, на психологию участников производства. Многообразные социально-психологические методы можно разделить на два основных вида. воздействие на работника через коллектив и индивидуальную работу с, подчиненными. Знание социально-психологических методов помогает, в формировании крепких коллективов и поддержанию в них здорового психологического климата.

На основе психологических методов определяются оптимальные количественные составы первичных коллективов, обосновываются предельные размеры подразделений.

Психологическая несовместимость работников. не имеет точных количественных оценок, но знание общих рекомендаций помогает повысить работоспособность коллективов. Так, рекомендуется, чтобы подчиненных подбирал непосредственно руководитель, в ряде случаев допустим и желателен переход группы сотрудников-команды, паянной совместной работой, вместе со своим руководителем на другую работу.

К социально-психологическим методам, используемым в управлении, относятся вопросы формального и неформального лидерства, анализа и использования неформальных отношений, проблемы стиля руководства, адаптации в коллективе и др.

3.3. ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ СИСТЕМЫ

Система является одним из основных понятий управления. Под системой понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, обладающая существенными свойствами, отсутствующими у ее отдельных элементов.

В сфере материального производства различные сочетания Людей, орудий и средств труда, объединенных для выполнения определенных целей, образуют материально-производственные системы. Различают системы простые и сложные. К первым относятся системы с небольшим количеством элементов и несложными связями между ними. Такие системы характерны для техники —. это различные механические устройства. Системы управлеi4ия производством относятся к сложным системам, так как они отличаются множественностью элёментов и связей между ними.

Строительная организация нижнего уровня является самостоятельной микросистемой и одновременно входит в качестве подсистемы в систему более высокого уровня — макросистему. Строительные организации любого уровня являются сложными динамическими системами, находящимися в состоянии постоянного изменения и развития. Само функционирование системы состоит в динамическом переходе системы из одного состояния в другое. Эта динамичность обусловливается тем, что процесс строительного производства не прерывен. Постоянно изменяются районы и объекты строительства, состояние строящегося объекта, средства и методы выполнения работ, состав и квалификация кадров и т. д. Изменения происходят под влиянием управляющих воздействий, которые направлены на регулирование состояния системы.

Системы могут быть детерминированными и вероятностными (стохастическими). В детерминированных системах одна и та же причина вызывает одно и то же следствие. В вероятностных системах действие одной причины не всегда можно проследить в следствии, так как результат зависит не только от одной изучаемой в данном случае причины, но и от взаимодействия многих одновременно действующих причин (факторов).

3.4. ИНФОРМАЦИЯ КАК ОСНОВА УПРАВЛЕНИЯ.

В понятии управление различают следующие элементы: объект управления, субъект управления — управляющую систему, и окружающую среду.

Объектом управления применительно к строительству может быть сооружение дома или завода, деятельность небольшой фирмы или огромного объединения. Объект управления состоит из комплекса взаимосвязанных элементов, выполняющих отдельные задачи для достижения конечной цели. При возведении жилого дома к таким элементам можно отнести бригады рабочих, работу машин, поставки материалов.

Управляющая система — комплекс факторов, воздействующих на объект управления. Управляющая система состоит из органов управления и обеспечивающих их средств.

Понятие окружающей среды, оказывающей воздействие на управляемую систему, включает природно-климатические условия строительства и факторы влияния смежных систем по отношению к рассматриваемой (работа других организаций и т. п.).

Управляющая система призвана направлять, координировать отдельные элементы управляемой системы в направлении поставленной цели.

Информация в современном расширенном толковании включает в себя обмен сведениями не только между людьми, но также между человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире и носит общий характер для любых процессов — социальных, психологических, технических.

ЛЕКЦИЯ №4.

ТЕХНОЛОГИЯ УТIРАВЛЕНИЯ.

4.1. РЕШЕНИЕ КАК ПРОДУКТ УТIРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА

Процесс управления производством заключается в поддержании устойчивого режима функционирования системы путем принятия и реализации решений. Под решением понимается выбор способа действия для достижения целей управления.

Управление по существу является непрерывным процессом принятия тех или иных решений, к этому сводится вся деятельность субъекта управления (управленческого органа, должностного лица, руководителя любого уровня).

Технологически процесс управления, — независимо от конкретных целей, стоящих перед органом управления, — представляет собой ряд последовательных операций — этапов, кульминационным пунктом которых является принятие решения.

Управленческое решение должно отвечать ряду требований:

решение должно быть своевременным, т.е. соответствовать этапу развития проблемы, не запаздывая и не опережая события; решение должно быть полномочным, т.е. приниматься руководителем в пределах его прав; решение должно быть конструктивным, учитывающим ситуацию и интересы системы в целом;

решение должно быть ясным по форме, лаконичным и непротиворечивым.

По степени охвата объекта различают общие, частные и локальные решения.

По временному признаку — стратегические, рассчитанные на длительную перспективу, и тактические (оперативные), связанные с текущей деятельностью.

Нисходящие — это входная информация от вышестоящих органов и выходная, направленная подчиненным..

Различают информацию систематизированную и несистематизированную. Систематизированная информация регламентируется по с стану показателей, срокам представления. К такой информации в строительстве относятся наряды, акты, балансовые отчеты, месячная статистическая и бухгалтерская отчетность и т.д. Несистематизированная информация не регламентируется этими характеристиками. Она обычно поступает эпизодически (информация о срыве поставок, о выходе из строя механизма и т.п.).

Информация может быть документированной и недокументированной. Документированная фиксируется в отчетах, справках, протоколах планах, приказах, постановлениях, инструкциях и т.п. Недокументированная возникает в ходе личного обмена мнениями — беседы, разговора по телефону, совещания, — если она не фиксируется.

По функциональному признаку — в соответствии с видами управленческой деятельности (учет, планирование, оперативное управление и т. д.).

По степени полноты информации различают решения, принимаемые в условиях определенности, в ситуации риска и в условиях неопределенности.

Принятие решения в условиях риска означает, что возможны несколько вариантов результата, в том числе и нежелательные, причем, каждый из исходов имеет определенную вероятность появления. Выбор в условиях неопределенности означает возможность различных исходов принятого решения, но вероятность этих исходов неизвестна.

4.2. ЭТАПЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ

Определение цели (получение задания), уяснение и формулировка задачи — первый этап технологии управления; привлечение (сбор) информации для изучения ситуации — второй этап. Подготовка решения путем всестороннего анализа собранной информации, разработки и сравнения возможных вариантов действия — смысл третьего этапа, заканчивающегося четвертым этапом — принятием решения. На пятом этапе организуется его выполнение. Последний, шестой этап предназначен для контроля за выполнением решения и анализа результатов

Совокупность этапов принятия решений образует понятие цикла управления. Управленческий цикл повторяется как бы по восходящей спирали, продвигая управляемую систему в направлении поставленной цели (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Цикл управленческого решения

I. Определение цели (задания), уяснение и формулировка задачи.

Сложность правильного определения цели состоит в том, что управленческая деятельность, как правило, ориентирована на достижение определенных показателей, целей, критериев (ввод объекта, снижение затрат ресурсов и себестоимости и др.). Множество целей вызывает необходимость их ранжирования, построения иерархии целей для выявления наиболее важной из них. В различных ситуациях, исходя из основной задачи на данный период, эта цель может быть различна. В правильной постановке проблемы, выборе цели и постановке задачи — залог ее успешного решения.

II. Привлечение (сбор) информации. Наличие своевременной и достоверной информации в необходимом и достаточном объеме — основа выработки правильного решения. Информацию для принятия решения готовят по-разному в зависимости от решаемого вопроса. Большая ее часть — справочно-нормативные данные, плановая и отчетная документация, проекты и сметы используется для решения текущих задач. Наиболее сложной и подчас противоречивой является входная информация, отражающая динамизм производственно-хозяйственной деятельности, подверженной непрерывным внешним воздействиям.

III... Подготовка решения. Поступившая информация отбирается для придания ей вида, удобного для обработки. В ходе обработки оценивается достоверность данных и производится отсев ненужных и недостоверных сведений. Полный анализ всей совокупности полученной информации позволяет приступить к формулировке и отбору возможных вариантов решений.

При анализе полученной информации используется логический аппарат сравнения, аналогии, абстрагирования, анализа, синтеза, индукции и дедукции, различные методы доказательств.

Если информация формализуется, то для ее обработки и анализа используются количественные методы: группировки; составление статистических таблиц; исчисление долей процентов; корреляционный анализ и другие математические методы.

Обычно решение, опираясь на опыт и интуицию руководителя, разрабатывают в одном варианте, игнорируя другие возможности. В то же время наличие нескольких вариантов позволяет улучшить решение, обеспечить оптимальность результатов. В этом случае разработка проходит несколько стадий: отбор и формулировка возможных вариантов, выбор лучшего из них. Руководитель отбирает возможные варианты, руководствуясь определенными критериями, сформулированными еще на этапе определения цели. В строительном производстве невозможно установить единый для всех случаев критерий оптимальности.

После проработки и оценки альтернатив приступают к наиболее ответственному моменту — выбору лучшего из вариантов, т.е. к принятию решения.

IУ. Принятие решений состоит в выборе лучшего из имеющихся вариантов, хотя его предпочтительность не всегда очевидна. Может оказаться, что приемлемы два варианта или более. В этом случае руководитель, сравнивая их по дополнительному критерию, делает окончательный выбор.

Самые лучшие решения не могут дать результата, если не организовать их выполнения. После объявления принятого решения приступают к не менее сложному этапу — организации его выполнения.

У. Выполнение решения начинается с его оформления в виде приказа, распоряжения, плана, графика или устного указания. Форма доведения решения до исполнителей должна соответствовать значимости решения, его месту в системе управления. Форма приказов и распоряжений соответствует уровню руководителя организации и выше. Прорабы и мастера, являясь непосредственными руководителями исполнителей, в оперативной работе, как правило, отдают устные распоряжения. В то же время должностные лица высокого ранга широко используют в руководстве устные указания, а линейные работники в необходимых случаях проводят свои указания через приказ (проявляя инициативу, обосновывая и подготавливая его), выданный рабочим наряд и другими письменными способами.

УI. Контроль за выполнением решения и регулирование. Цель контроля — своевременное предупреждение возможных отклонений от заданной программы, выявление допущенных отклонений и своевременное принятие мер по их ликвидации. Эффективный контроль невозможен без четко налаженного учета реализации решения.

4.3. ПСИХОЛОГИЯ ПРИНЯТИЯ И РЕАЛИЗАЦИИ РЕШЕНИЯ

Принятие и реализация решения определяется не только объективными факторами, но во многом зависят от факторов субъективных — стиля работы руководителя, его волевых качеств и эмоционального состояния.

В процессе выработки и принятия решения объективный и субъективный факторы выступают в диалектическом единстве. Объективный фактор — это условия производства, субъективный — опыт, знания, интуиция, эрудиция, индивидуальные особенности мышления, воля руководителя. Влияние этих факторов может быть как положительным, так и отрицательным. Знание механизма психологического воздействия, влияния личностных качеств помогает лучше организовать решение проблемы.

Стиль руководства — это преобладающий для определенного руководителя способ решения проблем. Существует много классификаций стилей управленческой деятельности. Наиболее распространено традиционное деление на три основных стиля: авторитарный, демократический и либеральный.

Авторитарный стиль отличается принятием решения без консультаций с коллегами и подчиненными, подчас вопреки их мнению. Руководитель такого стиля предпочитает администрирование, ограничивает контакты с подчиненными, настаивает на безоговорочном принятии и исполнении всех его решений. Ему свойственна претензия на свою исключительность, на врожденную предназначенность для руководящей работы.

Либеральный стиль характерен для руководителей, избегающих при решении вопросов применять власть и брать на себя ответственность, предпочитающих передать сложное и трудное решение вышестоящей инстанции или же стремясь любой ценой уйти от острых ситуаций, охотно оставляет их подчиненным. В то же время такой руководитель много внимания уделяет нуждам подчиненных, иногда отдавая предпочтение частным интересам в ущерб общественным.

Демократический стиль — в противоположность авторитарному, — отличает руководителя, склонного советоваться с подчиненными, предоставляя им возможность в максимальной мере проявлять инициативу в постановке и решении задач. Руководитель-демократ ориентируется на добровольное сотрудничество, а не на формальное подчинение авторитету власти.

. Знание стилей позволяет руководителю анализировать свои действия, корректировать их, улучшать индивидуальный стиль поведения.

ЛЕКЦИЯ №5.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: