 |
Оформление номенклатуры дел. Требования к формированию дел. Последовательность расположения документов в деле.
|
|
|
|
Реквизиты 26-27. Требования к оформлению.
Номенклатура дел- многостраничный документ. Первый лист оформляется на общем бланке или чистом листе формата А-4
Реквизиты номенклатуры дел:
· Наименование организации
· Наименование вида документа
· Дата
· Индекс
· Место составления
· Гриф утверждения
· Заголовок к тексту на 2013 год
· Текст
· Отметка о согласовании виза согласования
Номенклатура дел содержит 5 граф
1. Индекс дела
Обозначается арабскими цифрами состоит из номера структурного подразделения и номера самого документа. Если в деле несколько томов то в конце добавляться номер тома (Т.2)
В одном томе может содержаться не более 250 листов
2. Заголовок дела (тома, части)
Включает заголовки дел, которые отражают документируемые участки работы или вопросы деятельности учреждения
3. Количество дел (томов, частей) заполняется по окончанию календарного года
4. Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню
5. Примечания
Вноситься сведения о переходящих делах об утрате, уничтожению дел, о передаче дел в другое структурное подразделение или организацию. При необходимости указываются фамилии ответственных
Документы в делах могут располагаться в следующей поступательности.
1. Вопросно – логическая это раскладка документов в последовательности решения вопроса. Сначала помещается основной документов со всеми приложениями, а затем в хронологическом последовательности документы возникшие в ходе решения вопроса.
2. Хронологическая такой метод применяется для протоколов и приказов
3. Алфавитная. Предложения, заявления жалобы. По первой букве фамилии корреспондента
4. Нумерационная бухгалтерские документы относящиеся к определённому учёному реестру
|
|
|
Реквизиты 26-27. Требования к оформлению.
Реквизит 26 отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2—4 интервала ниже реквизита «подпись» и печатается от левого поля. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:
а) фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;
б) имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона. Например:
Сидоркин 709 44 23 Илья Ильич Сидоркин 709 44 23
В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печатала текст документа.
Реквизит 27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит подпись. Например:
В ряде организаций существует практика, когда отметка об исполнении подписывается руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.
Билет № 11
Реквизит 15. Требования к оформлению.
2.Телеграммы. Категории телеграмм, особенности оформления. Факс. Правила приема и передачи факсов.
Реквизит 15. Требования к оформлению.
Реквизит «адресат» оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
|
|
|
Минюст России
Департамент информатизации и научно‑технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АО «Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
В. М. Кочерг
Наличие адреса необходимо для сверки с адресом на упаковке, чтобы определить: не произошла ли ошибка вложения, т.к. при несоответствии адреса на документе адресу на упаковке документ возвращается отправителю.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно‑исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Коваленко О. М.
ул. Мира, д. 7, кв. 16,
г. Липки, Советский р‑н,
Тульская обл., 301264
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.
2.Телеграммы. Категории телеграмм, особенности оформления. Факс. Правила приема и передачи факсов.
Телеграмма- это обобщённое понятие различных документов выделяемые связи с особым способом передачи информации по каналом передачи.
Используется когда необходимо более быстрое доставка документа получателю
Время доставки телеграммы зависит от её категории:
1. Телеграмма – письмо (доставка не более 24 часов)
2. Телеграмма – срочная (доставляется в течении 3 часов)
3. Телеграмма – обыкновенная (не более 6 часов доставки)
В телеграмме указывается точный адрес, должность, Фамилия получателя, название организации.
|
|
|
Многие организации имеют зарегистрированный на телефонограмме условный или сокращённый адрес
Самостоятельно сокращать почтовый адрес запрещается.
Адрес в телеграмме печатается на отдельной строке если телеграмма отправляется несколько адресатов то каждый адрес печатается на отдельной строке.
Текст телеграммы разделяет черта которая отделяет реквизиты подлежащие передачи.
Между словами делается пробел в 2 удара.
Текст оформляется без абзацев без переносов, по возможности без предлогов или знаков препинания
Дата пишется арабскими цифрами без точек через пробел.
Заканчивается телеграмма её индексом то он обозначается номер инициативного документа на котором делается ответ. После текста указывается наименование должности и фамилии лица подписавшего лица телеграмму.
Реквизиты телеграммы до черты:
Наименование документа
Категория телеграммы
Телеграфный адрес
Текст
Подпись номер телеграммы.
Факс- это получаемая на бумажных носителе копии документа (рукописного, печатного) преданого по каналов факсимильной связи.
Правила для передачи факса.
Объем переданного документа выполнена на формате А-4 не должен превышать 5 листов
Ответственный за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя подготовившего документ и руководителю соответствующего подразделения. При приеме факса следует снять копию т.к факс выводит на светочувствительную бумагу и информация может исчезнуть
Юридической силы факсимильный документ не имеет.
Запрещается передавать документы с пометкой для служебного пользования
Билет № 12
|
|
|
