 |
Деловая переписка как средство связи. Письма, их виды. Бланки для писем. Реквизиты
|
|
|
|
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами.
Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
документы оформляются на специальных бланках - бланках для писем - и подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции;
текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;
события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей - вступления и заключения. Сложные в композиционном плане содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.
|
|
|
Виды писем
В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:
· письмо-просьба; сопроводительное письмо; письмо-сообщение; письмо-подтверждение;
· письмо-напоминание; письмо-приглашение; письмо-благодарность; гарантийное письмо;
· письмо-предложение; письмо-запрос; письмо-претензия; информационное письмо;
· электронное письмо международное письмо
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
ТЕКСТ - основной элемент каждого документа, а значит, и делового коммерческого письма. От того, каким будет содержание письма, как излагается информация, зависит достижение цели его автором. Текст письма должен быть таким, чтобы оно служило средством коммуникации, могло побуждать к действию, помогать принимать нужные решения.
Специфика составления текстов деловых писем определяется условиями, в которых протекает деловое общение;
Участниками делового общения являются преимущественно юридические лица (различные организации) в лице действующих от их имени должностных лиц
Предметом переписки являются различные аспекты деятельности организации;
Информационные взаимосвязи, как правило, достаточно жестко регламентированы. Их особенности зависят от организационно-правового положения и компетенции организации;
Ситуации, возникающие в деятельности организации, часто повторяются, т.е. являются типовыми. Это оказывает влияние на их письменное оформление. Общие требования к содержанию всех управленческих документов, включая письма, сводятся к соблюдению следующих правил:
- достоверность и объективность информации;
- полнота информации и кратность изложения;
- актуальность информации;
|
|
|
- аргументированность сведений и доказательств;
- точность, рациональность построения текста;
- логичность изложения;
- простота стиля.
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет
|
|
|
организовать централизованное изготовление бланков для писем;
уменьшить стоимость машинописных работ;
сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
облегчить визуальный поиск необходимой информации;
расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов;
1) Государственный герб (для государственных предприятий);
2) эмблема организации;
3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
4) код документа по ОКУД (если есть);
5) наименование организации (полное и сокращенное);
6) почтовый и телеграфный адреса;
7) номер телефона;
8) номер факса, телетайпа;
9) номер счета в банке;
10) дата;
И) индекс документа;
12) ссылка на индекс и дату входящего документа;
13) адресат;
14) заголовок к тексту;
15) текст;
16) подпись;
17) фамилия и телефон исполнителя.
Билет № 25
|
|
|
