 |
Архивное хранение. Передача дел в архив.
|
|
|
|
2.Расчетно-денежная документация, ее составление и оформление.
В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:
§ документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
§ проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
§ технологической и конструкторской документации — 20 лет;
§ патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
§ научной документации — 15 лет;
§ кино- и фотодокументов — 5 лет;
§ видео- и фотодокументов — 3 года.
В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.
|
|
|
Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:
• систематизацию документов в делах;
• проведение экспертизы ценности документов в делах;
• оформление дел;
• составление описи дел структурного подразделения.
Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений - ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством и при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации.
Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах. Для этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.
Например: в деле под заголовком "Приказы директора предприятия с № 1 по № 95", на листе под номером 1 будет находиться первый приказ директора от 5 января 1998 года № 1, на последнем листе - последний приказ директора от 30 декабря 1998 года № 95.
Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.
В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).
|
|
|
Оформление дел - полное или частичное, производят в. зависимости от сроков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела временного хранения (до 10 лет включительно).
Полное оформление дела включает в себя:
• нумерацию листов;
• составление заверитель ной надписи;
• составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
• переплет или подшивку;
• оформление обложки.
При частичном (неполном) оформлении допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов внутри дела, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Расчетно-денежная документация, ее составление и оформление
Формы документов включены ы унифицированную форму расчетно денежной документации.
Расчетно денежная документация подразделяется на кассовые документы, мемориальные, вне балансовые документы.
Кассовые документы – это проходимые и расходные ордены, чеки этими документами оформляются операции по выдачи наличных денег.
Мемориальные документы – оформляется по безразличным расчетом, это платежные требования, расчетные чеки, заявление на открытия о кредитива
К вне балансовым документом относятся приходимые и расходимые в вне балансовые ордена которые составляются для выдачи и приема ценностей и документов учитываются на балансовых щитах. Зависит от место их составления и по характеру банковские и поступающие от клиентов
Составления и оформления отчетных документов
К отчетным относят документы, содержащие сведения о результатах деятельности предприятия за определенный период времени. Эти документы могут составляться по различным направлениям деятельности. Отчетная документация в деятельности предприятий и государства выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставить полученные результаты с плановыми показателями. Ее анализ позволяет корректировать и совершенствовать деятельность.
Отчетная документация предприятия состоит из нескольких комплексов документов:
государственная статистическая отчетность;
ведомственная отчетность;
|
|
|
внутрифирменная отчетность.
Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения предприятия или вышестоящему органу.
Отчеты могут составляться на общем бланке или стандартном листе бумаги.
Обязательными реквизитами являются:
- Наименование организации
- Наименование вида документа
- Дата
- Номер
- Место составления
- Заголовок к тексту
- Текст
- Подпись
- Гриф утверждения
Отчеты подписывает руководитель структурного подразделения
Датой отчета считается дата его утверждения или вынесения резолюции. К отчету могут быть приложены пояснительная записка и другие справочные материалы
Билет № 18
Требования к составлению номенклатуры дел. Заголовки дел. Последовательность элементов в заголовках дел.
|
|
|
