 |
Акты. Характеристика и особенности оформления.
|
|
|
|
Виды и назначение бланков. Требования к документам при их изготовлении на печатающих устройствах
Бланк документа – это набор реквизитов, определяющих автора документа. Придает документу официальный характер, а также позволяет сэкономить время на создание.
Требования к документам при их изготовлении на печатающих устройствах. При изготовлении документов используется 8 положений табулятора.
0 положение граница левого поля
· Наименование организации
· Справочные данные об организации
· Наименование вида документа
· Дата документа
· Ссылка на регистрационный номер и дату документа
· Место составление и издание документа
· Заголовок к тексту
· Текст
· Отметка о наличии приложения
· Наименовании должности в реквизите
· Подпись
· Гриф согласования документа
· Отметка о заверении копии
· Отметка об исполнителе
· Отметка об исполнителе и направление его в дело
1-положение табулятора, красная строка (1,25 от левого поля)
2-положение табулятора (4см от левого поля)
· Расшифровка подписи в документе
· Гриф согласования
· Виза согласования
· Отметка о заверении копии
· Номер документа
3- положение табулятора(7см от левого поля) при оформлении документов не используется
4-положения табулятора(8,5)
Адресат
Номер страницы
5-положения табулятора(10,5см)
Гриф утверждения
6-положения табулятора
Расшифровка подписи в реквизите
Подпись и гриф согласования
7-положение табулятора 14,5 см
слово копия
отметка о контроле о поступление документа в организацию
Реквизит отделяются друг от друга 2-4 межстрочным интервалом
Интервал между реквизитами должен быть в два раза больше чем текст
|
|
|
Между составными частями реквизита интервал 1,5-2 а в составных частях интервал 1
АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.
В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.
Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.
Основное содержание акта включает заголовок и текст.
Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».
Текст акта делится на три части: водная, констатирующая часть, выводы.
Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи.
В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают должность и фамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организаций.
|
|
|
Основная часть текста содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. Эта часть может также состоять из нескольких пунктов.
В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта (или отдельными выводами) рядом с его подписью указывается «Особое мнение члена комиссии И. И. Иванова прилагается». Особое мнение члена комиссии становится приложением к акту.
В оформляющей части указывается количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра.
Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается первым руководителем организации (директором, генеральным директором).
Отдельные виды актов (по материальным, финансовым вопросам) обретают юридическую силу при заверении грифа утверждения печатью.
Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.
Акты редко формируются в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.
Билет № 23
|
|
|
