 |
Нормативно - законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами
|
|
|
|
Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.
В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.
· Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
· Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
· Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 04.10.2014)
· Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 04.10.2014)
· Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 28.06.2014)
· ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИИ" (ПБУ 1/2008), (утверждено приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, с изменениями от 11.03.2009 № 22н, от 25.10.2010 № 132н, от 08.11.2010 № 144н, от 27.04.2012 № 55н, от 18.12.2012 № 164н)
· Формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:
* приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
* расходный кассовый ордер (форма КО-2) - выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
* командировочное удостоверение (форма №Т-10) - определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
* авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).
|
|
|
· Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
· План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 8.11.2010г)
Порядок выдачи денег под отчет
Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение ГСМ (горюче-смазочные материалы), для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели - в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.
Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма.
Образец заявления.
Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма №КО-2). Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.
Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.
Согласно указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», полученные наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
|
|
|
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.
Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике организации.
Требования, предъявляемые к документам по оформлению расчетов с подотчетными лицами
Командировочные расходы.
Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. К числу таких документов относятся:
· служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);
· приказ (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а);
· командировочное удостоверение (форма Т-10),подтверждающее срок его пребывания в командировке:
Прежде чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник заполняет форму № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". В этом документе указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10), причем в одном экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Сначала бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (не позднее трех рабочих дней с момента возвращения с командировки либо истечения срока выдачи денежных средств) и сдается на проверку в бухгалтерию и на утверждение руководителем.
|
|
|
При заполнении лицевой стороны бланка авансового отчета сотрудник, получивший деньги под отчет, указывает следующую информацию:
· наименование организации, выдавшей деньги под отчет;
· номер и дату документа;
· наименование структурного подразделения, в котором он работает;
· ФИО и должность;
· назначение аванса (командировочные расходы);
· в таблице указываются данные о предыдущем авансе (сумма остатка либо перерасхода), если таковые имеются, сумма выданного аванса и израсходованных денег, а также их остаток либо перерасход (в руб. и коп.).
На оборотной стороне бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих расходы (счет по найму жилого помещения, билеты, суточные, квитанции, счета предприятий общественного питания), их номер и дату, а также сумму затрат на основании данных документов, внизу под таблицей ставит свою подпись.
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.
Хозяйственные расходы.
Составляется авансовый отчет в одном экземпляре подотчетным и сдается на проверку в бухгалтерию и на утверждение руководителем. При заполнении лицевой стороны бланка сотрудник, получивший деньги под отчет, указывает следующую информацию:
· наименование организации, выдавшей деньги под отчет;
· номер и дату документа;
· наименование структурного подразделения, в котором он работает;
· ФИО и должность;
· назначение аванса (на хозяйственные расходы);
· в таблице указываются данные о предыдущем авансе (сумма остатка либо перерасхода), если таковые имеются, сумма выданного аванса и израсходованных денег, а также их остаток либо перерасход (в руб. и коп.).
На оборотной стороне бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих расходы (копии чека, товарный чек, счет- фактуры, квитанция, накладная, закупочный акт, ПКО на оприходование основных средств), их номер и дату, а также сумму затрат на основании данных документов, внизу под таблицей ставит свою подпись.
|
|
|
