 |
Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами
|
|
|
|
Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения(злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:
· Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.
· Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.
· Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.
· Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.
· Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.
· Списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.
· Нарушения при оформлении командировочных расходов.
· Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.
· Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.
· Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.
· Отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.
· Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов.
· Нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм.
· Нарушения порядка учета представительских расходов.
|
|
|
· Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
· Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.
· Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.
· Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.
Для повышения эффективности бухгалтерского учета и недопущения в дальнейшем ошибок, приводящих к неверному расчету налогов и неточности бухгалтерской отчетности, необходимо строгое соблюдение на предприятии требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету: законность совершаемых операций, достоверность учетных данных, оперативность учета, полнота и простота учета, экономичность учета.
А так же для экономности рабочего времени, с 2013 года вы не обязаны применять форму № АО-1 при расчетах с подотчетниками. Наконец-то можно забыть о громоздком бланке авансового отчета и разработать свой собственный. Но изобретать уникальный документ с нуля вряд ли стоит. Возьмите старую унифицированную форму, выкиньте из нее все лишнее, а полезные графы и строки добавьте. Конечно, обязательные для любой первички реквизиты не трогайте. Готовый вариант удобного бланка авансового отчета смотрите в ПРИЛОЖЕНИИ №6 и в ПРИЛОЖЕНИИ № 7.Да, и не забудьте новую форму закрепить в учетной политике.
Итак, начинаем убирать из прежней унифицированной формы все лишнее. Первой в очереди на вылет - таблица, в которой обычно отражали бухгалтерские записи. Вряд ли она будет вам чем-то полезна. Проводки вы увидите и в регистрах бухучета. Дублировать же их в бланке отчета - только лишняя работа.
По той же причине можете сократить таблицу и на оборотной стороне отчета. А именно удалить столбец, в котором вы приводили корреспондирующие счета.
Еще один элемент старой типовой формы, который на практике уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть, - это расписка. То есть та часть, которая находилась под линией отреза.
|
|
|
Вообще по задумке тех, кто разрабатывал унифицированный бланк авансового отчета, расписку выдают работнику в подтверждение того, что он отчитался по выданным суммам и расходам. Но на практике редко кто из сотрудников специально хранит эту отрывную часть. Ну а если кто-то вдруг и захочет подстраховаться и оставить себе какое-то доказательство, можете просто выдать ему ксерокопию сданного отчета со штампом «Принято» или со своей подписью и датой.
Теперь подскажем, что стоит сохранить в старом бланке помимо обязательных реквизитов. Возьмем данные о предыдущем авансе - остаток или перерасход (1). Согласитесь, удобно сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником. Тем более что нельзя выдавать новые суммы под отчет, пока работник не отчитается по ранее полученным (п. 4.4 Положения, утвержденного Банком России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Очевидно, что в бланке все-таки должны быть графы, где вы отразите сведения о ранее выданных тому же работнику суммах.
Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах (2), также лучше оставить. Ведь такие бумаги - важная и неотъемлемая часть отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы. Во всяком случае, так считают многие инспекторы на местах. Пример тому - письмо УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.
Все чаще компании выдают под отчет не наличные деньги, а корпоративные пластиковые карты. То есть работник расплачивается везде этой картой и потом возвращает ее обратно.
Если вы такое тоже практикуете или только собираетесь открыть карточный счет, вот вам совет. Добавьте в авансовый отчет строки, где будете отражать номера корпоративного «пластика» (3). Так вам будет легче отслеживать, по какой из карт прошло то или иное списание средств. Конечно, если в компании таких карт несколько.
Или, предположим, у вас смешанный порядок расчетов: и наличными, и «пластиком». В этом случае доработать отчет тоже не помешает. Вы сразу будете видеть, каким из способов подотчетник оплачивал товары или услуги.
|
|
|
А вот еще совет на тот случай, если вам нередко приходится выдавать авансы в иностранной валюте. Скажем, работников часто отправляют в командировки за границу. В авансовом отчете можете предусмотреть графы, где будете отмечать курс, по которому вы пересчитываете иностранную валюту в рубли.
Заключение
Перед данной работой была поставлена цель - осветить как можно больше вопросов в отношении расчёта с подотчётными лицами.
Особое внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.
В работе рассмотрены поставленные цели и задачи.
Также в работе рассмотрены типичные ошибки, которые могут быть обнаружены при оформлении расчетов с подотчетными лицами.
Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с расчетом с подотчетными лицами.
Была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.
Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Если организация не имеет специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества.
Так же были освещены такие вопросы как:
· понятие подотчетных сумм;
· выдача и возврат подотчетных сумм;
|
|
|
· право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские цели;
· документальное оформление соответствующих операций;
· отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете;
Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.
В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты все цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.
Список использованной литературы
v Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и «Собрание законодательства РФ». 12.12.2011. № 50, ст. 7344.
v Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)(часть вторая)от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 04.10.2014)
v Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 28.06.2014)
v Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
v Алексеева, Г.И. Бухгалтерский учет: Учебник / С.Р. Богомолец, Г.И. Алексеева, Т.П. Алавердова; Под ред. С.Р. Богомолец. - М.: МФПУ Синергия, 2013. - 720 c.
v Астахов, В.П. Бухгалтерский учет от А до Я: Учебное пособие / В.П. Астахов. - Рн/Д: Феникс, 2013. - 479 c.
v Воронина, Л.И. Бухгалтерский учет: Учебник / Л.И. Воронина. - М.: Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 480 c.
v Соколов, Я.В. Бухгалтерский учет и аудит: современная теория и практика: учебник / Я.В. Соколов, Т.О. Терентьева. - М.: Экономика, 2009. - 438 c
v Молчанов, С.С. Бухгалтерский учет за 14 дней: Экспресс-курс / С.С. Молчанов. - СПб.: Питер, 2013. - 352 c.
v Журнал "Главбух" №8, апрель 2013г. 112 с.
v Журнал "Главбух" № 4, февраля 2014г. 116 с.
v Журнал "Главбух" №7, апрель 2014г. 111 с.
|
|
|
