Документация в психодиагностической работе

В какой бы сфере не работал психолог, желательно, а в некоторых случаях обязательно, иметь определенные документы, регламентирующие его трудовую деятельность.

Одним из таких документов является план работы, в котором отображены цель, задачи и последовательность действий по их реализации. Такой план составляется психологом и утверждается руководителем. Наличие плана сразу исключает вопросы типа: «А зачем вы это делаете?» или «А почему вы это не делаете?». В этом случае психолог может спокойно ответить, что такая работа предусмотрена планом, который подписан руководством.

В плане работы фиксируются конкретные крупные работы психолога и конкретные сроки их выполнения. Например, в годовом плане работы школьного психолога можно предусмотреть три-четыре масштабных психодиагностических обследования школьников. Ясно, что во время проведения этих крупных мероприятий психолог будет выполнять и текущую работу, которая оговорена в плане. Наличие плана работы в значительной мере систематизирует и стабилизирует трудовую деятельность психолога.

По каждому крупному плановому обследованию, к которому привлекаются другие штатные или внештатные сотрудники и специалисты, необходимо подготовить проект приказа о проведении этих работ. Приказ должен подписываться работником такого ранга, который в состоянии решить все возникающие организационные проблемы. Лучше всего, если приказ подпишет руководитель организации. В проекте приказа должны быть указаны цель и сроки проведения данной работы, ответственные лица. К слову сказать, ответственным за проведение такой работы может быть не психолог, а, например, руководитель того подразделения, в котором будет проводиться психодиагностическая работа. В проекте приказа должны быть указаны методики проведения обследования, а сами методики должны содержаться в приложении к приказу. Также должны быть указаны сроки обработки результатов и определены ответственные за эту часть работы, сроки подготовки отчета и ответственные за эту часть работы, сроки и форма предоставления отчета.

Надо помнить, что чем тщательнее составлен проект приказа, чем подробнее расписаны все этапы работы и ответственные за них, тем меньшую ответственность несет лично психолог. И дело здесь не столько в том, что психолог хочет переложить ответственность на других, сколько в том, чтобы обеспечить наиболее высокую организацию всех аспектов проведения психодиагностического обследования.

Другой важный документ, который необходимо подготовить в результате планового масштабного обследования, – это отчет. Необходимо помнить, что имеются соответствующие ГОСТы (государственные стандарты), которые регламентируют форму и содержание таких отчетов. Если психолог работает на крупных предприятиях, где имеются лаборатории и нормы контроля, то ему придется при подготовке отчета соблюдать требования всех этих ГОСТов. Не нужно думать, что все эти ГОСТы – чистая формальность, направленная на то, чтобы усложнить работу. Наоборот, подготовка отчета в соответствии с ГОСТом намного облегчает работу заказчика, т.е. того человека, который будет читать этот отчет. Даже тогда, когда не требуется соблюдения ГОСТов при написании отчета, желательно соблюдать определенную последовательность при изложении материала. Можно привести следующую наиболее унифицированную последовательность изложения отчета.

Титульный лист. На титульном листе указываются: организация, тема работы, исполнители и сроки выполнения работы.

Оглавление. С помощью оглавления можно быстро найти нужный раздел отчета.

Введение. Указываются цели и задачи данной работы, ее актуальность и значимость, процедуры проведения работы. Цель введения – более или менее аргументированно доказать необходимость данной работы.

Теоретический раздел отчета. В этот раздел включается анализ зарубежных и отечественных данных по теме отчета. Любая тема включает в себя определенные практические и научные понятия, находящиеся в определенной взаимосвязи. Эти понятия можно рассматривать как своеобразные ключевые слова, которые должны быть расшифрованы в теоретической части отчета, т.е. указано их содержание, их взаимосвязь, степень их разработанности, наличие в научной или практической литературе противоречивых данных при разработке этих понятий и т.д. Если в названии отчета содержатся такие понятия, которые затем не рассматриваются в теоретической части работы или в теме отчета включены одни понятия, а рассматриваются другие, то это явный недостаток теоретической части работы.

Методики и организация исследования. В этой части отчета описываются все использованные методы и методики. Если были использованы какие-либо хорошо известные и апробированные методики, то достаточно ограничиться ссылкой на литературу, в которой они описаны. Если использовались новые методики, то должны содержаться сведения, относящиеся к разработке и оценке этих методик. Кроме того необходимо обозначить организационные моменты работы: сколько человек было обследовано, проводились ли повторные обследования, каким образом осуществлялась обработка результатов, были ли испытуемые ознакомлены с результатами обследования и т.д. Методическая часть должна быть написана подробно, что позволило бы оценить достоверность полученных результатов, а при необходимости и провести повторное обследование.

Результаты обследования и их интерпретация. В этой части отчета содержатся результаты исследования, представленные в виде текста, таблиц, графиков и диаграмм, а также интерпретация этих результатов.

В этой же части отчета должны содержаться указания на возможности практического использования результатов, а также должна быть оценена экономическая, социальная и/или социально-психологическая эффективность проделанной работы.

Можно ли вообще оценить экономическую эффективность исследования? В любой области (психология не исключение) экономическая эффективность окончательно определяется только после внедрения результатов исследования. Следовательно, пока это внедрение не состоялось, можно говорить только о предполагаемой эффективности. В одних случаях психологу могут помочь экономисты, знакомые с проблемой оценки экономической эффективности, а в других психологу придется самому оценить эту эффективность. В общем подход здесь состоит в том, чтобы учесть все аспекты применения результатов психодиагностического обследования, приносящих прибыль, с одной стороны, и уменьшающие затраты, – с другой. Например, можно подсчитать, что после внедрения результатов психодиагностического обследования увеличится производительность труда и уменьшится процент брака. И то и другое вполне можно определить в рублях и вычислить годовую экономическую эффективность. К сожалению, на практике оценка экономической эффективности психологических мероприятий проводится чрезвычайно редко, а ведь именно эта оценка дает реальные основания психологу-практику убедиться в том, что он не зря получает свою зарплату. Справедливости ради следует отметить, что в некоторых случаях оценить непосредственно экономическую эффективность очень трудно, поскольку она может быть опосредована другими аспектами производственной деятельности. Например, психолог провел исследование и, на основе его результатов, проведены такие мероприятия, которые повысили психологическое самочувствие людей, работающих в данной организации. В результате этого несколько снизилась текучесть кадров, количество опозданий на работу и прогулов, количество конфликтов, улучшилось качество труда и т.д.

Оценить эффективность таких мероприятий в рублях очень сложно. Поэтому в некоторых случаях имеет смысл говорить не об экономической, а о социальной и социально-психологической эффективности внедрения результатов психологического исследования. По сути дела в этих видах эффективности отражается мера той психологической помощи, которую психолог оказал людям в решении их жизненных проблем и которая не может быть оценена в рублях. Очень часто такие ситуации возникают у психологов-практиков, работающих в образовательных и медицинских учреждениях, в армии и правоохранительных структурах и т.п.

Выводы. В выводах отчета в тезисной форме должны содержаться те основные положения, которые приведены в теоретической и методической части отчета, а также должны быть отмечены основные результаты диагностического обследования.

В отчете также может содержаться список использованной литературы, приложение, в которое включаются результаты проведенного исследования, по каким-либо причинам не представленные в основном тексте отчета.

Именно такая форма отчета является общепринятой. Отчет может быть длинным или коротким. Однако даже в самом коротком отчете желательно соблюдать ту последовательность изложения, которая только что была рассмотрена.

Еще один документ – это журнал учета работы. В такой журнал можно заносить различные данные конкретной работы психолога: учет тех людей, которые проходили обследование; причины, по которым они обратились; методики, с помощью которых они обследовались; результаты, которые были получены; диагноз, который был установлен; практические рекомендации, которые дал психолог. Такой журнал поможет проследить динамику состояний человека, обратившегося за помощью к психологу.

При желании можно вести статистический учет типичных просьб. В некоторых случаях, когда психолог контактирует с клиентами в течение длительного времени, может быть целесообразным завести индивидуальные карточки на каждого из них.

Необходимо помнить, что журнал учета работы и индивидуальные карточки учета представляют собой такие документы, в которых содержатся конфиденциальные сведения об испытуемых и, следовательно, никто кроме психолога не должен иметь к ним доступа. Если психологу не удалось сохранить конфиденциальность сведений, то он теряет доверие испытуемых. Даже в том случае, если никакие сведения не разглашены, но испытуемый знает, что данные о нем документируются, то он может с большим опасением относиться к любым психологическим обследованиям. Поэтому при надежном хранении журнала или индивидуальных карточек необходимо заполнять их лучше в отсутствии испытуемых. Еще одна причина, по которой испытуемые могут избегать психодиагностического обследования состоит в опасении, что сам психолог сможет когда-нибудь использовать их данные в своих корыстных целях. Противостоять такому убеждению можно лишь на основе создания атмосферы доверия между психологом и испытуемым.