Методологические подходы к проектированию

Организационных систем

При проектировании организации и прогнозировании ее поведения в на­стоящее время используются три способа научного предсказания будущего:

- интуиция (свободный полет фантазии без привлечения результатов формально-логического анализа и методов математического прогнозирова­ния, основанный на предчувствии возможного результата);

- аналогии (сравнительный анализ, когда рассматривается деятельность и результаты работы известного предприятия и оценивается возможность их использования на проектируемом предприятии);

- экстраполяция (метод научного исследования, заключающийся в рас­пространении выводов, полученных из наблюдений над одной частью явле­ния, на другую его часть; в этом случае выполняется математический расчет отчетливо наметившихся тенденций в работе предприятия).

Методологические подходы к проектированию организационных струк­тур можно условно объединить в четыре группы: метод аналогий, экспертный метод, метод структуризации целей и метод организационного моделирова­ния.

Метод аналогий заключается в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными характеристиками (цели, технология, специфика, размер и т.д.) по от­ношению к проектируемой организации. Данный метод предполагает исполь­зование опыта проектирования структур управления в аналогичных организа­циях и предусматривает выработку типовых структур управления в различ­ных видах организаций, определение разных рамок, условий и механизма применения. Типовые организационные струк­туры должны носить вариантный характер, предусматривающий возможность корректирования, отклонения в случае изменений условий, в которых дейст­вует фирма.

Экспертный метод состоит в аналитическом обследовании организа­ции и базируется на изучении рекомендаций и предложений экспертов и опытных управленцев-практиков. Цель этого метода – выявить специфиче­ские особенности работы аппарата управления, возможные недостатки в дея­тельности различных звеньев организационной структуры, а также разрабо­тать обоснованные рекомендации по их совершенствованию. На основе оп­роса экспертов осуществляются диагностический анализ организационных структур действующих фирм и их оценка. Формулируются основные научные принципы формирования организационных структур с учетом конкретных ситуаций и условий деятельности фирмы (например, построение организационной структуры исходя из системы целей, сочетание функционального и про­граммно-целевого управления и т.д.).

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации и ее последующее совмещение с разрабатываемой органи­зационной структурой. Реализация данного метода предполагает также увязку всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов, независимо от распределения этих видов деятельности по различным подраз­делениям организации. Метод структуризации целей предусматривает: экспертный анализ предлагаемых вариантов организационных структур; составление таблиц полномочий и ответственности за достижение целей как каждым подразделением, так и по комплексным многофункциональным видам деятельности, где конкретизируются границы ответственности (материальные ресурсы, производственные, информационные процессы); определение кон­кретных итогов, за достижение которых устанавливается ответственность, полномочий, которыми наделяются соответствующие органы управления.

Метод организационного моделирования состоит в разработке форма­лизованных математических, графических и других отображений (моделей) распределения полномочий и ответственности в организации. Метод позво­ляет четко сформулировать критерий оценки степени рациональности органи­зационных решений. С помощью аналоговой модели – схемы организацион­ной структуры можно, например, более наглядно представить себе цели про­хождения команд и формальную зависимость между субъектами управления и должностными лицами, увидеть дублирующие управленческие звенья. Ор­ганизационная модель помогает «проигрывать» варианты распределения пол­номочий между различными должностными лицами и функциональными подразделениями. В организационном проектировании часто применяют имитационные модели. Разработчики в лабораторных условиях имитируют спланированные организационные перестройки, проводят управленческие игры с участием работников с целью отработки конкретных ситуаций, сход­ных с реальными организационными условиями. После проведения подобных экспериментов осуществляются корректировка организационной модели и ее внедрение.

Моделирование организационных структур предполагает использование математического аппарата. Процесс организа­ционного проектирования должен базироваться на всей системе методов, ко­торые применяются с учетом этапов проектирования и складывающейся ор­ганизационной ситуации.

При устранении недостатков организационных структур особое значе­ние приобретает разработка методов упреждающего выявления отклонений от нормы в работе организаций уже на начальном этапе их развития (диагно­стика «заболевания» по аналогии с выявлением болезней человека) и коррек­ции системы управления (лечение).

Диагностика – это установление и изучение признаков, характеризующих состояние организационной системы для предсказания возможных отклонений от нормы и предотвращения сбоев в работе системы. Диагностика представляет собой первый этап четырехступенчатого цикла исследования системы управления предприятием: «диагноз – прогноз – управленческое решение – контроль».

В настоящее время появились автоматизированные системы, позволяю­щие по функциональным целям и сведениям о состоянии ресурсов организа­ции и о динамике развития внешней среды получить соответствующий проект организации. Однако не следует преувеличивать роль автоматизированных информационных систем в решении задачи проектирования организации. Ра­бота автоматизированных систем предусматривает использование процедур имитационного моделирования, основу которых составляет ориентация на использование опыта и интуиции проектировщика.

Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зави­сит от ее характера, а также результатов соответствующего исследования. Должны приниматься во внимание качество и эффективность используемой методики, наличие необходимой информации, квалификация разработчиков системы, сроки выдачи рекомендаций, материальная и научно-техническая база и т.д.

В любом случае в процессе проектирования организационных систем, как правило, решаются следующие задачи:

- определение типа структуры управления;

- уточнение состава и количества подразделений по уровням управле­ния;

- определение численности управленческого персонала;

- выявление характера соподчиненности между звеньями организации;

- расчет затрат на содержание аппарата управления.

В конечном счете устанавливаются управленческие полномочия для каждого структурного подразделения, потоки информации, документооборот, полномочия и ответственность.