 |
Взаимосвязь законов организации
|
|
|
|
Профессиональное использование законов организации способствует установлению устойчивых количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой системами. Они являются составной частью управленческой технологии организации.
Перечисленные выше законы организации будут эффективно работать на организацию, если руководитель сумеет найти их разумное сочетание, выделить главный на текущий момент закон и обеспечить подчинение ему всех других для достижения глобальной цели организации.
Закон информированности — упорядоченности, закон самосохранения и закон развития — это функциональные законы, связанные с организацией как процессом. Закон синергии, закон единства анализа и синтеза и закон композиции и пропорциональности — это структурные законы, связанные с организацией как явлением.
Законы оказывают друг на друга как положительное, так и отрицательное влияние, например:
— по закону синергии путем увеличения до известных пределов численности персонала можно добиться резкого увеличения потенциала организации, что соответствует закону развития, однако закон композиции и пропорциональности и закон единства анализа и синтеза будут тормозить такое расширение;
— выполнение руководителем требований закона композиции и пропорциональности обеспечивает стабильность организации, однако это противоречит закону самосохранения, который требует быстрой перестройки в условиях рыночной экономики.
Принцип единства дает подход для эффективного использования приведенного набора законов. Этот подход состоит в следующем.
Законы имеют объективный характер, и поэтому будут выполняться независимо от нашего желания, так как набор элементов уже задан. Задачи руководителя при этом заключаются в следующем:
|
|
|
· из списка целей организации выявить основную (на месяц, квартал, год);
· выбрать из набора главенствующий закон, которому следует уделить основное внимание; подчинить реализацию остальных законов главенствующему;
· добиться соответствия законов друг другу путем установления пропорций, приоритетов и сроков их выполнения.
Невыполнение принципа единства приводит к ухудшению показателей производственно-хозяйственной деятельности организации.
В социальной организации, центром которой является человек, объективно выполняется ряд общих и особенных законов и принципов, которые представляют единое целое в мире организаций.
Принципы статической и динамической организации
Принципы организации— это важнейшие руководящие правила, исходные положения, на основе которых осуществляется функциональное элементное и структурное построение, функционирование и развитие систем в природе и обществе. Через принципы организации действуют и организационные законы. Законы и принципы отражают один и тот же аспект окружающей действительности, но делают это в разной форме: закон — в виде образа, а принцип — в виде требования.
Перед менеджером стоит задача не просто познакомиться с принципами организации, но и практически применить существующие принципы. Сами по себе управленческие принципы опираются на диалектический закон развития, который обобщает полученный ранее опыт. Роль принципов организации заключается в том, что они направлены на формирование определенных требований к организации управления, а также на выявление закономерностей формирования управляемой системы, т. е. ее структуры, методов организации труда и мотивации поведения, присущих членам определенного коллектива.
|
|
|
Классификация принципов организации представлена на рис.3
Рис. 3- Классификация принципов организации
Мы рассмотрим принципы динамической и статической организации, а затем познакомимся с общими принципами.
Организация как любая материальная система проходит все этапы жизненного цикла или их часть. Этапы можно объединить в две группы: статическую и динамическую.
Статическая группа включает: порог нечувствительности и ликвидацию (этап формирования и этап упадка). Организацию, находящуюся в статической группе, называют статической организацией, т.е. в таких организациях протекающие процессы находятся либо в состоянии зарождения, либо в состоянии исчезновения. В такой организации внутренние и внешние отношения рассматриваются в отрыве от их развития. Это довольно плодотворный метод при подготовке документов, регистрации, физического создания организации, создания, реорганизации к ликвидации организаций.
Динамическая группа включает: внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Эти этапы характеризуются решением внешних и внутренних проблем компании во взаимосвязи. Организацию, находящуюся в динамической группе, называют динамической. В такой организации преобладают координирующие действия. Специалисты консультационных фирм предпочитают работать со статическими организациями, а руководителям приходится работать с динамическими организациями. Для работы с динамическими организациями разработано несколько консультационных технологий.
Рассмотрим принципы, которые входят в состав механизма реализации законов организации и законов для организаций.
К принципам статической организации относятся следующие принципы:
• Принцип приоритета цели – в системе «цель – задача – функция – структура – персонал» наивысший приоритет должна иметь цель, затем задача и далее функция, структура и персонал. Вначале разрабатывается общая цель, затем она детализируется рядом частных целей, после этого формируются задачи и соответствующие им функции, наконец, создается структура, являющаяся основанием для формирования контингента работников компании.
Функции (подфункции) - виды конкретных работ. Например, из цели “поднять производительность труда” вытекает ряд конкретных задач, в частности, заменить станок А на станок Б. Из этой задачи вытекает набор функций (или поручений), например, экономисту Сидорову В. В. за три дня составить калькуляцию затрат на замену станка, рабочему Петрову А.Н. на четвертый день заменить станок, электрику Иванову В.К. подключить силовой кабель к станку и т.д.
|
|
|
• Принцип приоритета функций над структурой – при создании компании в системе «функция – структура» наивысший приоритет должны иметь функции.
Создание новых организаций осуществляется для реализации определенного набора целей. Каждая цель реализуется набором задач. Затем эти задачи группируются по общности, и для этих групп формируется набор функций. Для конкретного набора функций создается набор структурных единиц. Структура обычно создается по функциональному критерию, в противном случае в процессе формирования организации неизбежно возникнут сбои.
• Принцип приоритета субъекта управления над объектом – при создании компании или структурного подразделения приоритет должен отдаваться руководителю относительно будущих работников. Таким образом, при создании компании или нового подразделения вначале подбирают руководителя способного реализовать ту или иную цель, затем этот руководитель подбирает себе необходимых исполнителей и команду в целом.
При создании организации собственник или учредители должны подбирать “под себя” персонал, выпускаемую продукцию, местоположение организации. Особое внимание должно уделяться персоналу, личностным и профессиональным характеристикам работникам. На стадии создания должны быть заложены основы комфортной работы. В этом случае хорошо работает система номенклатурного назначения, т. е. приглашение на управленческую должность людей, ранее работавших с собственниками организации либо по рекомендации (табл.).
Таблица - Особенности номенклатурных назначений
| Положительные аспекты | Отрицательные аспекты |
| Сохранение профессионализма в управленческом труде При перемещениях человек имеет больше возможности найти интересную работу Появляются новые идеи управления и новые кадры При назначении на новую должность человек всегда испытывает прилив энергии Расширяются связи за счет новых контактов Быстрое освобождение очередного руководящего поста для продвижения кадров | Механистический подход к человеку (без учета личных качеств) Надежда на слабую ответственность Слабый профессиональный уровень на начальном этапе работы |
|
|
|
Динамические организации опираются на следующие принципы:
• Принцип приоритета персонала – в системе «цель – задача – функция – структура – персонал» наивысший приоритет должен иметь персонал, затем структура, функция, задача и цели. Поскольку человек является основным производителем прибавочного продукта главное внимание должно уделяться вопросам, связанным с управлением персоналом, стимулированием деятельности сотрудников компании. В случае возникновения проблем с персоналом, необходимо корректировать цели компании, набор конкретных задач, набор функций, и, возможно, организационную структуру.
• Принцип приоритета структур над функциями – для действующих компаний в системе «функция – структура» наивысший приоритет должна иметь структура. Структура – это скелет организации, она значительно менее подвижна в сравнении с набором реализуемых в организации функций. Функции меняются в гораздо большем диапазоне, чем организационная структура.
В реально действующих организациях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются. Создается уникальная для каждой организации аура взаимодействия. Для сохранения этой ауры имеется очень небольшой диапазон изменения структуры в виде ликвидации, расширения или создания отдельных звеньев; увольнения или приема отдельных людей в рамках сокращения или увеличения выполняемых функций. При превышении этого диапазона организация может не справиться с новыми функциями.
Например, оборонное предприятие по производству танков не получает государственного заказа и простаивает. Руководителю предлагают два варианта плана конверсии: первый - переход на выпуск изделий ширпотреба: ложек, вилок, кроватей и т.д., а второй - переход на выпуск автомобилей для инвалидов. Первый вариант на бумаге более выгоден, однако реально осуществить его будет практически невозможно без полной реорганизации. А на это уйдет много лет. Второй вариант более приемлем и окажется более прибыльным, так как уже существующие звенья и налаженная система коммуникаций при небольших изменениях могут сразу включиться в слаженную работу. Таким образом, у действующей организации небольшой выбор среди новых наборов функций.
|
|
|
• Принцип приоритета объекта управления над субъектом – в действующей компании при замене руководителя или реорганизации подразделений приоритет должен отдаваться коллективу подразделения относительно будущего руководителя. Будущие руководители должны подбираться под конкретные действующие структурные подразделения с учетом их совместимости с коллективом подчиненных. Сложившийся коллектив представляет собой интеллектуальную ценность, на формирование которой были затрачены деньги компании. Кроме этого, суммарный потенциал сформировавшегося коллектива, как правило, существенно выше потенциала нового руководителя.
Например, главный бухгалтер организации ушел на пенсию. Коллектив бухгалтерии вправе рассчитывать, что новый руководитель будет не хуже прежнего. Поэтому задачей руководства будет поиск либо из состава бухгалтерии, либо со стороны адекватной замены. Хотя бывает и по-другому, когда номенклатурный работник постепенно начинает менять состав звена, обычно это плохо кончается.
Теперь рассмотрим общие принципы организации. Общие принципы организации справедливы как в отношении статической, так и динамической организации. К общим принципам организации относятся Принципы соответствия:
• Принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами: каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и кадровых ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач. Учитывая, что задачи конкретизируются набором функций, необходимо, чтобы они были материализованы с учетом необходимого резерва. В противном случае одна или несколько функций не будут реализованы, а стоящие за ними задачи и цель также не будут выполнены (рис. 4).
Рис. 4. Схема взаимовлияния функции и цели
• Принцип соответствия распорядительства и подчинения: укаждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных. Не допускается ситуации, когда подчиненный по другим каналам является линейным руководителем своего руководителя (начальник своего начальника). У президента акционерного общества открытого типа линейным руководителем выступает собрание акционеров, которое может даже снять его с должности, однако снять с должности человека, находящегося на более низкой ступени управления, собрание не имеет права, а может только поручить президенту ОАО решить этот вопрос.
Даже у президента страны должен быть линейный руководитель, который представлен в виде коллективного органа: конгресс, парламент и т.д.
• Принцип соответствия эффективности производства и экономичности: для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Приоритет в большинстве случаев принадлежит эффективности. Так, увеличение эффективности всегда связано с увеличением качества изделий, а это в свою очередь приводит к увеличению затрат, и это оправдано. Известный политический лозунг бывшего СССР периода застоя: “Экономика должна быть экономной” не соответствует данному принципу.
• Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления. Как показывает практика, очень маленькие и очень большие организации работают менее эффективно, чем их промежуточные по размеру аналоги. Многие руководители не замечают, что их организации постепенно превращаются в больших монстров с нарастающими трудностями производства и управления. Вовремя произвести объединение или разъединение организаций на филиалы — это важная задача руководителей. Критерии проведения этой работы — снижение спроса на товары, рост незапланированных увольнений персонала, рост затрат на управленческий аппарат.
• Принцип прямоточности: производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций.
Пример. Завод по производству сверл можно построить по двум схемам:
А) по схеме разделения операций: заготовительный цех, токарный цех, фрезерный цех, цех термообработки, заточной цех. При этом обеспечивается концентрация однотипного оборудования на одной территории, что, несомненно, очень удобно. Однако заготовки сверл после соответствующих операций нужно перевозить в очередной цех с составлением большого количества сопроводительных документов. В каждом цехе обязательно испортят несколько сверл или они пропадут, т. е. труд предыдущих операций обесценивается, что также требует большого документационного оформления между цехами. Таким образом, уходит много времени, бумаг, ресурсов, а также перераспределяется ответственность за выпуск сверл, доходящая до безответственности;
Б) по принципу универсальности операций: цех игольчатых сверл, цех средних сверл, цех крупных сверл. В каждом цехе сосредоточено оборудование для полного процесса изготовления сверл. При этом, конечно, ухудшаются условия технического обслуживания оборудования. Однако увеличивается ответственность руководителя цеха за количество и качество продукции и существенно уменьшаются время и средства на выполнение вспомогательных операций. Этот путь и реализует принцип прямоточности.
Далее перечислим еще ряд принципов без подробных объяснений.
• Принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам. Например, равномерная подготовка студентов к экзаменам.
• Принцип пропорциональности: производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания.
• Принцип синхронизации (системный принцип): среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений. Например, в ГУУ (МГОУ) центром синхронизации являются студенческие группы.
Основные виды синхронизации:
- стыковка последовательных процессов обеспечивает совмещение времени завершения одной фазы и начало другой;
- установление временного лага между последовательными процессами, т.е. между концом одной фазы и началом другой имеется временной разрыв для проведения межоперационного контроля;
- обеспечение одновременности, параллельности процессов;
- установление временного сдвига между реализацией параллельных событий.
Синхронизация обеспечивает:
- функционирование сложных систем;
- формирование линий параллельных процессов;
- большую упорядоченность и управляемость процессов;
- уменьшение потерь, связанных с несогласованностью фаз и параллельных линий процессов.
Для обеспечения синхронизации необходимо:
- обеспечить ритмичность, информативность и восприимчивость процессов;
- разработать четкую процедуру их синхронизации выполнения;
- сформировать систему контроля за соблюдением синхронности процессов и его корректировки.
|
|
|
