 |
Состав и анализ оформления документации Управления ветеринарии
|
|
|
|
Процесс управления регулируется с помощью права. В первую очередь это касается определения статуса субъектов и объектов правового положения каждого звена управления любой организацией (самостоятельный функциональный орган или самостоятельный исполнитель, подчиняющийся непосредственному руководителю), связано с точностью определения цели и задачи его деятельности, способов оценки этой деятельности, регулированием отношений, в которые он вступает с другими звеньями управления.
Исходя из анализа законодательных, нормативно-правовых и нормативно-методических документов, регламентирующих документирование деятельности Управления делами, все документы создаваемые в данном учреждении можно разделить на несколько систем:
ü организационно-правовой документации;
ü распорядительной документации;
ü справочно-информационной документации.
Оптимальный режим управления организацией может быть обеспечен, лишь путем сочетания возможности требовать. Именно взаимодействие предписания, дозволения и запрета - один из конкретных методов правового регулирования.
Для эффективной организации управленческой деятельности необходимо документально зафиксировать основные составляющие управленческой деятельности:
структуру и правовой статус конкретного органа управления;
порядок функционирования органов управления;
фиксирование функций, распределение полномочий, ранжирование задач, персонализацию ответственных должностных лиц;
осуществления деятельности органов управления и должностных лиц на основе действующего законодательства.
Наряду с определением статуса, функций, структуры необходимо придать документальную форму правилам регулирования выполняемых работ, оказываемых услуг, определить перечень вопросов подлежащих рассмотрению в конкретном случае и подчинить их заранее установленным требованиям.
|
|
|
Отражение такого рода вопросов нашло себя в таких организационно-правовых документах Положение об Управлении ветеринарии Тюменской области, инструкциям по различным видам деятельности, штатном расписании.
Систему организационно-правовых документов от других видов документов отличает ряд особенностей:
во-первых, организационно-правовые документы основаны на нормах административного права, являются юридической основой деятельности организации и поэтому обязательны для исполнения;
во-вторых, с точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным (они действуют до их отмены либо до замены и утверждения новых);
в-третьих, разработка организационных документов, как правило, возлагается на руководство хозяйствующего субъекта, с привлечением юридической службы и высококвалифицированных специалистов, хорошо ориентирующихся в особенностях организационного и функционального построения организации.
Специфическая направленность этой системы документации позволяет условно разделить ее на два типа: учредительную, на основании которой действует организация как хозяйствующий субъект, и функциональную, регулирующую отдельные стороны деятельности организации.
Наиболее значимыми документами системы организационно-правовой документации Управления ветеринарии из группы функциональных документов являются Положение об Управлении ветеринарии Тюменской области, штатное расписание и должностная инструкция.
Правовым актом, устанавливающим статус, функции, права, обязанности и ответственность обособленных подразделений является Положение.
Положение об Управлении ветеринарии Тюменской области состоит из следующих разделов:
|
|
|
. Общие положения;
. Основные задачи управления ветеринарии;
. Функции управления ветеринарии;
. Права управления ветеринарии;
. Ответственность управления ветеринарии;
. Руководство управления ветеринарии;
. Реорганизация и ликвидация управления ветеринарии.
В первом разделе "Общие положения" кратко обозначен статус Управления ветеринарии Тюменской области, в частности сказано, что "Управление ветеринарии Тюменской области является уполномочены органом исполнительной власти Тюменской области в сфере ветеринарии с подведомственными ему государственными организациями ветеринарии…", перечислены организации, находящиеся в непосредственном подчинении, а также указаны законодательные нормативно-методические документы, на основе которых разработано это Положение.
раздел Положения ставит перед Управлением определенные задачи, которые можно было бы свести к общему знаменателю - реализация федеральных, областных целевых программ по предупреждению и ликвидации карантинных и особо опасных болезней животных и разработка и реализация мер по эффективному расходованию и использованию бюджетных средств и вверенного имущества.
В разделе 3 "Функции управления ветеринарии" четко очерчен круг функций, возложенных на Управление. Достаточно подробно прописан контроль за деятельностью предприятий, организаций и частных лиц, так или иначе задействованных в агропромышленном комплексе. Также на Управление возлагаются такие функции, как организация ликвидации очагов заболеваний на всех объектах животноводства Тюменской области; разработка мероприятий по внедрению достижений науки и передового опыта; ведение статистического учета движения карантинных болезней и падежа животных; планирование перспектив развития и размещения ветеринарно-санитарных объектов в области и т.д.
Для обеспечения выполнения своих задач и функций управление ветеринарии имеет права, которые описаны в разделе 4 "Права управления ветеринарии". Согласно тексту Положения представители Управления вправе требовать от должностных лиц предоставление документов и сведений для выяснения противоэпизоотического состояния животных; беспрепятственно посещать и обследовать предприятия, учреждения и организации с целью проверки исполнения ими ветеринарного законодательства РФ и т.д. и т.п.
|
|
|
Правонаделение влечет за собой наложение ответственности, которая не менее категорична. В частности сказано, что Управление несет ответственность за благополучное эпизоотическое состояние всех объектов; выполнение всех ветеринарных мероприятий организациями и учреждениями непосредственного подчинения; своевременное информирование об эпизоотическом и ветеринарно-санитарном состоянии сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятий.
Раздел 6 "Руководство управления ветеринарии" оговаривает полномочия начальника Управления, также описан порядок его назначения и отстранения от должности. Весомый акцент сделан на то, что начальник Управления несет персональную ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него задач и функций.
Последний раздел Положения говорит, что "…реорганизации и ликвидация управления ветеринарии Тюменской области осуществляется на условиях и в порядке, предусмотренном действующим законодательством".
Положение оформлено на общем бланке Управления. Обязательными реквизитами положения являются наименование организации, также необходимо указать наименование вышестоящей организации (учреждения), наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.
Еще одним важным документом из системы организационно-правовой документации является штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.
Создается штатное расписание для нормирования численности штатного персонала организации, состава его административно-управленческого аппарата. На основе штатного расписания строится работа Управление ветеринарии по подбору работников (при наличии вакансий), составлению планов повышения квалификации, подготовки и переподготовки кадров.
|
|
|
Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. В настоящее время этот документ оформляется с использованием межведомственной унифицированной формы Т-3. Текст оформляется в виде таблицы, которая содержит сведения об имеющихся в организации структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке организации, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы.
Штатное расписание подписывает заместитель начальника Управления ветеринарии, проходит процедуру согласования главным бухгалтером, утверждается начальником Управления.
Должностная инструкция - документ, регламентирующий правовое положение работника в организации. Данные документы являются действенным средством управления и выполняют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм и выполнение определенных трудовых функций, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Должностные инструкции разрабатываются в соответствии со штатным расписанием, а также на основе квалификационных характеристик из квалификационного справочника должностей руководителей и других служащих.
К порядку полготовки, составления и оформления должностной инструкции предъявляется ряд требований, установленных Инструкцией по делопроизводству в Управлении ветеринарии Тюменской области:
во-первых, должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений Управления по согласованию с юрисконсультом. Утвержденные начальником Управления посредством издания соответствующего приказа;
во-вторых, должностная инструкция работника Управления ветеринарии оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения Управления ветеринарии, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись и гриф утверждения. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу.
в-третьих, текст должностной инструкции работника всегда излагается от третьего лица в безличной форме.
Регулируя различные аспекты деятельности Управления ветеринарии, система организационной документации служит той нормативно-методической базой, которая необходима как для эффективного функционирования всей организации, так и для составляющей информационно-документационного обеспечения его деятельности.
|
|
|
Аппарат управления организации реализует свои функции, главным образом, посредством универсальных и полномочных распорядительных документов, создаваемых, циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях хозяйства и государственного управления.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения и т.д.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Подготовка проектов распорядительных документов организации осуществляется следующим образом:
инициирование распорядительного документа (обоснование необходимости принятия управленческого решения);
сбор и анализ информации по вопросу;
подготовка проекта распорядительного документа;
согласование проекта документа;
внесение проекта распорядительного документа;
подписание (принятие) документа;
доведение распорядительного документа до исполнителей.
Приказы по основной деятельности издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов проводят только на основе новых приказов. Подписываются приказы по основной деятельности начальником. Подготавливает приказ секретарь. Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения начальника. Проект приказа до подписания согласовывают с должностными лицами, отвечающими за данные вопросы. Можно осуществлять и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы.
Процесс принятия решений основан на сборе и обработке информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы. Все документы информационно-справочной системы можно условно поделить на две группы.
Первая группа документов отражает деятельность органов управления и коллегиальных органов Управление ветеринарии - постоянных и временных комиссий и т.д.
Вторая группа документов образуется в деятельности отдельных должностных лиц организации. Среди этой группы документов можно выделить деловую переписку, выполняющую коммуникативную функцию, а также докладные и служебные записки, справки, отображающие фактическое положение дел в Управления ветеринарии.
К первой группе можно отнести протоколы и акты, составляемые на заседании комиссий и т.д. Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.
Протокол оформляется на общем бланке Управления ветеринарии Тюменской области. Обязательными реквизитами протокола, согласно требованиям инструкции по делопроизводству организации, являются наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.
Особую группу в системе информационно-справочных документов Управления ветеринарии составляют акты - документы, составленные несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.
Причины составления акта в Управлении могут быть различными, отсюда возникает большое разнообразие актов: акты приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); приема законченных объектов строительства; проведения испытаний; расследования несчастных случаев, аварий. Инструкция по делопроизводству Управления ветеринарии выделяет общие для всех видов актов особенности подготовки и оформления.
Наиболее многочисленная группа документов, образующихся в деятельности Управления ветеринарии - служебные письма. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Это предопределяет их видовое разнообразие: запросы, уведомления, приглашения, претензии.
Письма составляются на специальных бланках писем формата А4. Управления, обязательными реквизитами письма являются наименование организации, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - печать.
Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать и разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны четко отражать смысл, а многословие мешает выделить суть документа.
Группу информационно-справочных документов, адресованных руководству Управления ветеринарии и излагающих вопрос с выводами и предложениями составителя, называют докладными записками. Обычно докладной запиской информируют руководство организации об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решений.
В случае если нужно довести до сведения руководства организации необходимость совершения каких-либо действий, готовится такой вид докладной записки как предложение.
В объяснительной записке содержится сообщение должностного лица организации, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке Управления делами, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Документом, содержащим описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, являются справки. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.
Документы информационно-справочной системы Управления ветеринарии неоднородны по характеру выполняемых функций и решаемых задач. Информационно-справочные документы организации не содержат поручений как распорядительные, не регулируют какие-либо управленческие действия, как организационно-правовые. Тем не менее, именно качество информационно-справочных документов определяет качество принимаемых управленческих решений.
|
|
|
