 |
Технология работы с документами
|
|
|
|
Конечный результат управленческой деятельности любого предприятия зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.
Главную роль в системе делопроизводства играет документ. С позиции документоведения наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени пространстве в целях хранения и общественного использования.
Аппарат управления организации реализует свои функции, главным образом, посредством универсальных и полномочных организационно - распорядительных документов, создаваемых, циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях хозяйства и государственного управления.
Поскольку распорядительные документы составляют значительное по объему число от общего количества всех документов, а также именно с помощью этих документов, в первую очередь, осуществляется функция управления, эта группа документов является наиболее значимой и распространенной в системе управления.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные и информационно-справочные документы: приказы, инструкции, указания, решения, постановления, распоряжения, письма, служебные записки и т.д.
Подготовка и составление документов происходит по указанию начальника. Проект документа должен быть корректным, логически последовательным, по возможностям кратким, излагаться просто и ясно, соответствовать действующему законодательству и нормативным актам администрации Тюменской области.
|
|
|
Документы должны оформляться на фирменных бланках. Если они создаются в двух или более организаций, то оформляются без применения бланков. Составление документов предполагает обязательное соблюдение следующих требований:
указание организации - автора; наименование вида документа (на письмах наименование не указывается); заголовок документа;
адресование и датирование документа; проставление отметок о согласовании текста документа (визирование); удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати); проставление отметок о прохождении и исполнении документа.
Вся поступающая в аппарат управления корреспонденция принимается работниками канцелярии. Пакеты с пометкой "Лично", обращения граждан, адресованные "лично" не вскрываются, а передаются в пакетах адресату.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам, поступающим из налоговых органов, арбитражных судов, городских районных судов и к документам, присланным без реквизитов, когда только по сведениям, указанным на конвертах, можно установить адрес отправителя и дату отправки. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
Документы со штампом "Подлежит возврату" по исполнении должны быть возвращены в канцелярию со справкой об исполнении.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, как создаваемые в аппарате, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.
Документы регистрируются в карточках учета (или в специальном журнале). При регистрации обязательны следующие реквизиты в журналах учета: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.
|
|
|
Документы в Управлении регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания, отправляемые - в день их отправления.
Документу при регистрации присваиваются номера, которые состоят из индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера документа и даты регистрации документа. Документы регистрируются по видам: постановления, приказы, распоряжения по личному составу, входящая и исходящая корреспонденция. Поступившие приказы, распоряжения, указания, постановления, письма и жалобы регистрируются в отдельных разделах книг учета. Регистрационный штамп (номер) проставляется в правом нижнем углу первого листа.
Зарегистрированные документы передаются канцелярией в тот же день на рассмотрение генеральному директору или лицу, его замещающему.
Если документ взят на контроль, то на нем ставится штамп "Контроль", а в карточке (журнале) регистрации делается необходимая отметка.
Поступающие в Управление ветеринарии или переданные лично обращения граждан (предложения, просьбы, жалобы и заявления) на имя начальника регистрируются канцелярией в отдельном журнале с присвоением регистрационного номера и указание даты регистрации.
Обращения граждан после регистрации руководству. Резолюция должна определять содержание поручения, при необходимости конкретные сроки его исполнения, фамилии лиц, ответственных за исполнение и организацию контроля, иметь дату и подпись.
Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой - за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения.
|
|
|
Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате управления, правильно составленные положения об отделах и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в аппарате управления; высокое качество подготовки документов.
Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то ответственным считается лицо, указанное в поручении первым. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан организовать его исполнение в установленный срок.
Документ считается исполненным только после решения всех поставленных в нем вопросов, извещения (при необходимости) об этом заинтересованных лиц. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполненному документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.
В целях правильного формирования и учета дел, обеспечивающих быстрый поиск, сохранность и учет документов в Управлении составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года и вводится в действие с 1 января.
Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре дел;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют переходящие, судебные дела и личные дела, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника на предприятии;
|
|
|
включать в дело по одному экземпляру каждого документа (черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются);
помещать приложения с основными документами, независимо от даты их утверждения или составления; приложения большого объема оформляются отдельно, о чем в документе делается отметка;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
подшивать в дело не более 250 листов (4 см.);
не помещают в дело документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки) и подлежащие возврату.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления) формируются в дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями). Приказы и распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов и распоряжений по личному составу.
Документы, прошедшие все стадии делопроизводства и сформированные в дела, по истечении сроков хранения в организации сдаются в архив. Сдаваемые в архив дела должны удовлетворять следующим требованиям:
документы, составляющие дело, должны быть подшиты в твердые обложки в четыре прокола или переплетены; все металлические скрепки должны быть удалены;
на обложке тушью должно быть написано: название отдел; индекс дела; заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел; номер тома, если дело состоит из нескольких томов; дата дела; количество листов; срок хранения; архивный шифр дела.
На завершенные дела постоянного и временного сроков хранения, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, составляются описи дел.
Проанализировав документацию, нашедшую отражение в деятельности Управления ветеринарии Тюменской области, а также организацию документооборота учреждения, можно сделать вывод, что организационную форму делопроизводства в исследуемой организации можно назвать централизованной. Так как такая форма делопроизводства присуща в основном организациям с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь, единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.
|
|
|
